Rodzaje kosztów w firmie – co warto wiedzieć

Wiedza o tym, jakie są rodzaje kosztów i jak je klasyfikować, pozwala lepiej zarządzać finansami firmy. Dzięki temu łatwiej będzie planować rozwój oraz optymalizować nie tylko podatki, ale też inne firmowe wydatki.

Zobacz, jak w praktyce dzielą się koszty w firmie i dlaczego ten podział jest tak ważny dla przedsiębiorców.

Dlaczego warto znać rodzaje kosztów w działalności gospodarczej

Zarządzanie firmą bez świadomości, jakie koszty ponosisz jest trochę jak prowadzenie auta z zawiązanymi oczami – niby jedziesz, ale nie wiesz, dokąd i czy na pewno jest to bezpieczne.

Znajomość rodzajów kosztów pomaga nie tylko lepiej kontrolować wydatki, ale też szybciej wyłapywać niepokojące zmiany i podejmować trafniejsze decyzje biznesowe.

Rozumiejąc, które koszty są niezbędne, a które można zoptymalizować lub ograniczyć, łatwiej jest planować inwestycje, negocjować z dostawcami czy szukać oszczędności.

To także podstawa do właściwego rozliczania podatków i przygotowywania wiarygodnych raportów finansowych.

Krótko mówiąc: im lepiej znasz swoje koszty, tym większa szansa, że Twoja firma będzie działać sprawnie i zyskownie.

Czym są koszty stałe i zmienne

Niezależnie od branży każda firma ponosi zarówno koszty stałe, jak i zmienne.

Rozróżnienie tych dwóch kategorii pomaga przewidzieć, które wydatki będą się zmieniać wraz ze wzrostem skali działalności, a które pozostaną na podobnym poziomie bez względu na obroty.

Koszty stałe to takie wydatki, które ponosisz regularnie, niezależnie od tego, czy Twoja firma generuje duży, czy mały obrót. One po prostu „są”.

Nawet wtedy, gdy w danym miesiącu nie zrealizujesz żadnej sprzedaży. Typowe przykłady kosztów stałych to czynsz za biuro, wynagrodzenia administracji, opłaty za leasing sprzętu, abonamenty za oprogramowanie czy koszty ubezpieczenia.

Koszty zmienne natomiast rosną lub maleją w zależności od poziomu Twojej działalności. Im więcej produkujesz lub sprzedajesz, tym te koszty są wyższe.

Przykładem są zakupy surowców, materiały do produkcji, prowizje od sprzedaży, koszty opakowań czy transportu. Warto pamiętać, że tego rodzaju koszty w całości stanowią koszt uzyskania przychodu, bo są niezbędne do wytworzenia produktów lub świadczenia usług, które generują przychód.

Znając strukturę kosztów stałych i zmiennych, łatwiej będzie planować budżet, wyliczać próg rentowności i podejmować decyzje o rozwoju. To też pierwszy krok do skutecznej optymalizacji wydatków w firmie.

Klasyfikacja kosztów na koszty bezpośrednie i pośrednie

Kolejny ważny podział kosztów w firmie to rozróżnienie na koszty bezpośrednie i pośrednie.

Ta klasyfikacja przydaje się szczególnie wtedy, gdy chcesz dokładnie policzyć, ile naprawdę kosztuje wytworzenie konkretnego produktu lub usługi.

Koszty bezpośrednie to wydatki, które można wprost przypisać do konkretnego produktu, zlecenia lub projektu. Są one łatwe do zidentyfikowania i rozliczenia.

Przykładem takich kosztów będzie koszt zakupu surowców do produkcji danego towaru, wynagrodzenie pracownika realizującego konkretne zlecenie, czy opakowanie użyte tylko do jednego rodzaju produktu.

Koszty pośrednie to z kolei wydatki, których nie da się przypisać bezpośrednio do jednego produktu czy usługi. Są one związane z funkcjonowaniem całej firmy, a nie z konkretnym projektem.

Można tu wymienić czynsz za biuro, energię elektryczną używaną w częściach zakładu niezwiązanych z produkcją, pensje pracowników administracji, czy opłaty za oprogramowanie do zarządzania firmą.

Dzięki rozróżnieniu kosztów bezpośrednich i pośrednich możesz lepiej kalkulować ceny, analizować rentowność poszczególnych produktów oraz sprawniej zarządzać finansami firmy.

To także podstawa do prawidłowego rozliczania kosztów w sprawozdaniach finansowych i przy wycenie projektów.

Podział kosztów według miejsca powstawania

Koszty w firmie można także klasyfikować według miejsca ich powstawania, czyli działu, komórki organizacyjnej lub konkretnego etapu procesu, w którym się pojawiają.

Taki podział pozwala lepiej zrozumieć, gdzie w firmie generowane są największe wydatki i które obszary wymagają szczególnej kontroli.

Przykładowe miejsca powstawania kosztów:

• dział produkcji (np. koszty materiałów, energii, wynagrodzeń pracowników produkcyjnych),
• dział sprzedaży (np. prowizje handlowców, marketing, reklama, koszty podróży służbowych),
• dział administracji (np. pensje pracowników biurowych, opłaty za media, materiały biurowe),
• dział zarządu (np. wynagrodzenia członków zarządu, koszty rad nadzorczych, doradztwo strategiczne).

Dzięki takiemu podejściu możesz szybko wychwycić, które działy generują największe koszty i gdzie warto szukać potencjalnych oszczędności.

Koszty operacyjne

Koszty operacyjne to koszty związane z codzienną, podstawową działalnością gospodarczą.

Obejmują one koszty niezbędne do bieżącego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Dotyczy to zarówno kosztów bezpośrednich, jak np. koszty produkcji, jak i tych dotyczące utrzymania i zarządzania firmą, jak np. koszty zarządu.

Na koszty operacyjne składają się zarówno wymienione już wcześniej koszty stałe, jak i koszty zmienne.

Koszty działalności operacyjnej nie zostały bezpośrednio zdefiniowane w ustawie o rachunkowości. Jednak art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości zawiera definicję pozostałych kosztów operacyjnych.

Pozostałe koszty operacyjne zostały szczegółowo wymienione w ustawie. Przepisy określają, że są to koszty pośrednio związane z działalnością operacyjną.

Wobec tego można stwierdzić, że koszty operacyjne to koszty związane z podstawową działalnością jednostki.

Warto wiedzieć, że do kosztów operacyjnych nie zalicza się wydatków niepowiązanych z podstawową działalnością firmy, takich jak koszty finansowe, większość podatków, kary, grzywny oraz wydatki, które są wyraźnie wyłączone przez przepisy podatkowe.

Koszty ogólnego zarządu

Koszty zarządu mają charakter ogólny. Z tego względu nie można ich przypisać do konkretnego produktu czy usługi. Dlatego koszty tego typu należą do kosztów pośrednich.

Koszty ogólnego zarządu są szczególnie ważne jeśli przedsiębiorstwo prowadzi pełne księgi rachunkowe oraz dodatkowo ujmuje koszty w układzie funkcjonalnym, czyli nie tylko na kontach zespołu 4, ale również na kontach zespołu 5.

Jeśli Twoja firma stosuje pełne księgi rachunkowe, to do jej prowadzenia możesz użyć programu online 360 Księgowość.

Jest on dostosowany zarówno do tych firm, które stosują wyłącznie konta zespołu 4, jak i większych podmiotów, które wydzielają koszty ogólnego zarządu na kontach zespołu 5.

Warto podkreślić, że koszty ogólnego zarządu obejmują znacznie więcej niż tylko wynagrodzenia dla członków zarządu czy wydatki ponoszone przez biuro zarządu.

To również wszelkie koszty wynikające z realizacji obowiązków zarządczych, takie jak służbowe podróże czy reprezentacja.

Do tej kategorii zaliczamy wszystkie wydatki związane z administrowaniem firmą, nadzorem nad jej działalnością, kontrolą procesów oraz koordynacją i organizacją pracy całego przedsiębiorstwa.

Koszty administracyjne

Koszty administracyjne to wydatki, które nie są bezpośrednio związane z produkcją czy świadczeniem usług, ale są niezbędne do codziennego funkcjonowania firmy.

To właśnie one pozwalają utrzymać sprawną organizację, zapewniają obsługę biura, zarządzanie dokumentacją oraz wsparcie działań wszystkich działów przedsiębiorstwa.

Do kosztów administracyjnych zaliczają się m.in.:

• wynagrodzenia kadry kierowniczej i administracyjnej (np. zarząd, dział HR, księgowość, IT, sekretariat),
• czynsz za biura, opłaty za media (prąd, woda, internet) w budynkach biurowych,
• opłaty za usługi profesjonalne (np. prawne, księgowe, doradcze),
• koszty podróży służbowych o charakterze administracyjnym,
• materiały biurowe (papier, długopisy, tonery, komputery),
• koszty ubezpieczeń (majątkowych, OC, pracowniczych),
• podatki i opłaty lokalne dotyczące biur i infrastruktury.

Chociaż koszty administracyjne nie przekładają się bezpośrednio na przychody, ich optymalizacja ma ogromny wpływ na efektywność działania firmy i jej rentowność.

Dobra organizacja zaplecza administracyjnego pozwala skupić się na rozwoju biznesu i sprawniej reagować na wyzwania rynku.

Koszty wynagrodzeń

Koszty wynagrodzeń to często jedna z ważniejszych pozycji w budżecie firmy.

Obejmują one nie tylko podstawowe pensje pracowników, ale także wszystkie dodatkowe wydatki związane z zatrudnieniem.

Do kosztów wynagrodzeń zaliczają się:

• wynagrodzenia brutto (pensje zasadnicze, premie, nagrody, dodatki),
• składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) oraz zdrowotne,
• inne świadczenia wynikające z umów o pracę lub przepisów prawa pracy (np. ekwiwalenty, odprawy)
• składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK),
• wynagrodzenia za urlopy i zwolnienia lekarskie,
• koszty związane z podróżami służbowymi,
• wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
• koszty szkoleń pracowników.

Koszty wynagrodzeń ewidencjonowane są na podstawie list płac, umów zlecenia, umów o dzieło i innych dokumentów potwierdzających wypłatę świadczeń na rzecz pracowników.

W praktyce koszty wynagrodzeń obejmują zarówno świadczenia bezpośrednie, takie jak płace czy premie, jak i pośrednie takie jak szkolenia czy świadczenia socjalne.

Porównanie różnych rodzajów kosztów w przedsiębiorstwie przedstawia poniższa tabela.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego