Remont lokalu firmowego w kosztach – kiedy i na jakich zasadach można go rozliczyć

Lokal firmowy to miejsce wykonywania działalności, a jeżeli jest własnościowy to również bardzo istotny składnik majątku przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorcy dbając o komfort oraz efektywność pracy często dostosowują jego przestrzeń do potrzeb biznesowych, poprawiają jego funkcjonalność albo po prostu odświeżają.

Remont w firmie nie należy do tanich, dlatego też wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy wydatki poświęcone na jego przeprowadzenie mogą wliczyć w koszty prowadzenia działalności?

A jeżeli tak, to czy ma znaczenie, czy lokal jest własnością firmy, czy jest jedynie wynajmowany? Poniżej spróbujemy odpowiedzieć na te pytania.

Z artykułu dowiesz się o:

– co można odliczyć od podatku w czasie remontu

– jaka jest różnica między lokalem własnościowym a wynajmowanym

– jakie dokumenty należy zgromadzić, by remont stał się kosztem

W pigułce

Wydatki na remont w firmie możesz rozliczyć bezpośrednio w kosztach (100%), o ile prace mają charakter odtworzeniowy.

Jeśli jednak modernizujesz lokal i wydasz na to ponad 10 tys. zł, konieczna będzie amortyzacja.

Remont w firmie a koszt uzyskania przychodu

W kwestii kosztów uzyskania przychodu zasadą ogólną jest ta, zgodnie z którą za koszty uznaje się wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, o ile nie zostały wyłączone z kosztów na mocy przepisów szczególnych (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT).

Oznacza to, że sam fakt poniesienia wydatku nie przesądza jeszcze o jego podatkowym charakterze, kluczowy jest związek z działalnością gospodarczą.

Wydatki na remont w firmie co do zasady mogą spełniać warunek związania z działalnością, gdyż mają na celu utrzymanie lokalu w stanie umożliwiającym prowadzenie tam biznesu.

Warunkiem jest jednak to, aby nie prowadziły do trwałego zwiększenia wartości użytkowej nieruchomości (więcej o tym poniżej).

Remont a ulepszenie – rozróżnienie ma istotne znaczenie

Dla przedsiębiorcy planującego remont w firmie istotne jest zrozumienie różnicy między remontem a ulepszeniem.

Remont polega na wykonywaniu w istniejącym już obiekcie budowlanym robót polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, nie zmieniając charakteru i funkcji obiektu, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyto w stanie pierwotnym.

W skrócie jest to przywrócenie pierwotnego stanu technicznego i użytkowego lokalu lub budynku.

Remont może obejmować wymianę zużytych elementów, naprawę instalacji, malowanie ścian czy wymianę podłóg na podobne pod względem funkcji i standardu.

Ulepszenie lokalu (w zasadzie chodzi o środek trwały) to z kolei działania, które powodują wzrost wartości użytkowej środka trwałego, np. poprzez rozbudowę, modernizację lub zmianę funkcji pomieszczeń.

W takim przypadku wydatki nie mogą być jednorazowo zaliczone do kosztów, lecz zwiększają wartość początkową środka trwałego i są rozliczane poprzez amortyzację.

Trzeba przy tym pamiętać, że nie każdy wydatek poniesiony na środek trwały będzie stanowił o jego ulepszeniu.

Istotny jest charakter poniesionych wydatków. Wydatki o charakterze odtworzeniowym, przywracające jedynie pierwotną wartość użytkową danego środka trwałego, których poniesienie nie spowoduje wzrostu wartości użytkowej w stosunku do tej wartości z dnia przyjęcia środka trwałego do używania, nie skutkują jego ulepszeniem.

O tym, czy poniesione nakłady stanowią wydatki na remont, bezpośrednio zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, czy też uznane zostaną za nakłady na ulepszenie środka trwałego i będą zaliczane do kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami – decyduje zakres przeprowadzonych robót. (por. pismo z dnia 13 listopada 2019 roku Dyrektora KIS, sygn. 0111-KDIB1-1.4010.456.2019.2.SG).

Remont w firmie a lokal własnościowy

Najpierw rozpatrzymy sytuację, w której przedsiębiorca jest właścicielem budynku lub lokalu wykorzystywanego w działalności gospodarczej i stanowi on środek trwały.

W takim wypadku wydatki na jego remont mogą zostać bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Dotyczy to zarówno drobnych napraw, jak i bardziej kompleksowych prac renowacyjnych, o ile nie prowadzą one do ulepszenia lokalu.

W praktyce oznacza to, że koszty materiałów budowlanych i robocizny mogą zostać ujęte w kosztach podatkowych.

Warunkiem jest prawidłowe udokumentowanie wydatków (fakturami VAT lub rachunkami) oraz wykazanie ich związku z prowadzoną działalnością.

Czy można rozliczyć remont lokalu wynajmowanego?

Nie każdy przedsiębiorca nabywa na własność nieruchomość, w której prowadzi swoją działalność.

Bardzo duża część firm mieści się w lokalach wynajmowanych. Istnieje przekonanie, iż wydatki remontowe można rozliczyć wyłącznie wtedy, gdy jest się właścicielem nieruchomości.

Nie jest to jednak prawda, gdyż przepisy podatkowe nie uzależniają możliwości zaliczenia wydatków w kosztach od tytułu prawnego do lokalu.

Oznacza to, że przedsiębiorca może rozliczyć w kosztach także remont wynajmowanego biura, lokalu usługowego czy magazynu, pod warunkiem że lokal ten jest faktycznie wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej.

Nie ma zatem znaczenia czy nieruchomość jest własnościowa czy wynajmowana, istotny jest zakres i rodzaj ponoszonych wydatków.

Jeżeli prace mają charakter odtworzeniowy i służą utrzymaniu lokalu w stanie umożliwiającym jego dalsze użytkowanie, mogą one zostać zaliczone bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Nie ma również wpływu na koszty to, że po zakończeniu umowy najmu wyremontowany lokal wróci do właściciela nieruchomości.

Decydujący jest cel poniesienia wydatku – umożliwienie lub zabezpieczenie prowadzenia działalności w danym miejscu.

Inwestycja w wynajmowanym lokalu (obcym środku trwałym)

Co jeżeli prace budowlane w wynajmowanym lokalu wykraczają poza remont, a stanowią trwałe ulepszenie? W takim wypadku mamy do czynienia z tzw. inwestycją w obcym środku trwałym.

Nie można wówczas uznać ich za jednorazowe koszty uzyskania przychodu.

Nie jest jednak tak, że nie można ich w ogóle rozliczyć. Po prostu nakłady te muszą zostać ujęte jako odrębny środek trwały i amortyzowane.

Dotyczy to w szczególności takich prac jak przebudowa pomieszczeń, trwała zmiana ich funkcji czy montaż nowych instalacji technicznych.

Podatnik ma przy tym możliwość samodzielnego ustalenia stawki amortyzacyjnej dla inwestycji w obcym środku trwałym, musi jednak zważać na ustawowe minimalne okresy amortyzacji.

W przypadku nakładów poniesionych na obce budynki, lokale lub budowle amortyzacja nie może trwać krócej niż 10 lat.

Alternatywnie podatnik może stosować stawki amortyzacyjne wynikające z rocznego wykazu stawek amortyzacyjnych, właściwe dla środka trwałego, którego ulepszenie dotyczy.

Niezależnie od wybranej metody, przy ustalaniu tempa amortyzacji należy uwzględnić okres, na jaki zawarta została umowa najmu lub dzierżawy.

Ma to szczególne znaczenie w sytuacji, gdy umowa jest terminowa – amortyzacja powinna bowiem odzwierciedlać realny czas korzystania z ulepszonego środka trwałego w działalności gospodarczej.

Remont a częściowe wykorzystanie lokalu w działalności

Remont w firmie może również oznaczać remont własnego mieszkania lub domu.

Wielu przedsiębiorców, szczególnie ci prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze, prowadzą działalność w miejscu zamieszkania.

Co w takiej sytuacji?

W taki wypadku do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie tę część wydatków remontowych, która proporcjonalnie przypada na działalność gospodarczą.

Proporcja może być ustalana na podstawie powierzchni lokalu, czasu wykorzystania lub innego obiektywnego klucza, który da się racjonalnie uzasadnić.

Dokumentowanie wydatków remontowych

Aby wydatek na remont w firmie mógł zostać zaliczony do kosztów, musi być prawidłowo udokumentowany.

Podstawą są faktury lub rachunki wystawione na przedsiębiorcę, opis zakresu wykonanych prac oraz – w razie potrzeby – umowa z wykonawcą.

W przypadku wynajmowanego lokalu warto również dysponować umową najmu oraz zapisami dotyczącymi zasad dokonywania remontów i rozliczania nakładów.

Do wydatków, które z całą pewnością mogą zostać zakwalifikowane do kosztów, są:

• wydatki na materiały budowlane:
• farby, grunty, gładzie gipsowe, masy szpachlowe;
• płyty gipsowo-kartonowe, profile i elementy montażowe;
• płytki ceramiczne, gres, terakota oraz kleje i fugi;
• panele podłogowe, wykładziny biurowe, listwy przypodłogowe;
• materiały do renowacji podłóg – lakiery, oleje, kleje;
• drzwi wewnętrzne, ościeżnice, klamki i okucia;
• elementy instalacyjne, takie jak przewody elektryczne, gniazda, włączniki, oprawy oświetleniowe;
• materiały hydrauliczne – rury, zawory, syfony, armatura sanitarna;
• materiały izolacyjne, np. wełna mineralna, styropian, pianki montażowe;
• usługi specjalistów, tj.:
• usługi budowlane i wykończeniowe – malowanie, szpachlowanie, układanie podłóg;
• usługi glazurnicze – układanie płytek ściennych i podłogowych;
• usługi elektryczne – wymiana instalacji, montaż oświetlenia, gniazd i rozdzielni;
• usługi hydrauliczne i sanitarne;
• usługi stolarskie i montażowe – montaż drzwi, zabudów, mebli na wymiar;
• usługi instalatorów systemów klimatyzacji i wentylacji – w zakresie odtworzeniowym;
• usługi serwisowe i konserwacyjne instalacji technicznych;
• nadzór techniczny lub kosztorysowy związany z prowadzonym remontem.

Remont w firmie a VAT

Warto pamiętać, że jeśli przedsiębiorca jest czynnym podatnikiem VAT, dodatkowo ma możliwość odliczenia podatku naliczonego od wydatków remontowych.

Co do zasady jest to możliwe, o ile remont dotyczy lokalu wykorzystywanego do czynności opodatkowanych.

Przy działalności mieszanej lub zwolnionej z VAT prawo do odliczenia może być ograniczone lub całkowicie wyłączone, co nie wpływa jednak na możliwość zaliczenia wydatku do kosztów w podatku dochodowym.

Przykład

Przywrócenie stanu pierwotnego (Typowy remont) w firmie, która wynajmuje lokal w kamienicy na biuro:

Przedsiębiorca zlecił cyklinowanie i lakierowanie starego parkietu oraz pomalowanie wszystkich ścian na biało. Koszt tych prac wraz z materiałami wyniósł 9 000 zł.

• Mimo że użyto nowoczesnych, ekologicznych lakierów o wyższej wytrzymałości niż te sprzed 20 lat, cel prac był jeden: przywrócenie lokalu do stanu używalności. Nie doszło do zmiany funkcji pomieszczeń ani zwiększenia wartości użytkowej ponad stan z dnia rozpoczęcia najmu.
• Rozliczenie: Całą kwotę 9 000 zł właściciel wpisuje bezpośrednio do kosztów (KPiR) w dacie wystawienia faktury.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego