Przeterminowane towary a koszt podatkowy

Nieodłącznym elementem prowadzenie działalności gospodarczej polegającej na sprzedaży artykułów spożywczych, gospodarczych, kosmetycznych itp. jest ryzyko związane z utratą przydatności gospodarczej towarów handlowych.

Upływ terminu przydatności do spożycia artykułów spożywczych czy pływ terminy przydatności produktów gospodarczych lub kosmetycznych sprawia, że przedsiębiorca musi dokonać utylizacji towarów.

Wyjaśniamy kiedy przeterminowane towary podlegające utylizacji oraz wydatki poniesione na ich utylizację stanowią koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności, a kiedy powinny zostać wyłączone z kosztów podatkowych.

Kiedy przeterminowane towary podlegające utylizacji stanowią koszt podatkowy?

Kosztami uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.  W art. 23 ustawy, stanowiącym katalog wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów nie wskazano straty w towarach handlowych, które utraciły przydatność gospodarczą.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie przeterminowane towary handlowe podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów podatkowych w prowadzonej działalności gospodarczej. W celu określenia czy straty w towarach handlowych podlegających utylizacji z uwagi na upływ terminu ich przydatności mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, należy upewnić się, że straty w towarach nie wystąpiły z na skutek zaniedbań przedsiębiorcy lub jego nieracjonalnego działania. W celu zminimalizowania strat w towarach, przy zbliżającym się terminie przydatności towarów, przedsiębiorca może objąć określone towary przeceną.

Taka okoliczność może stanowić potwierdzenie racjonalnego działania przedsiębiorcy, podejmującego próby sprzedaży towarów, których termin przydatności niedługo upłynie.

Co do zasady straty w towarach poniesione w związku z ich przeterminowaniem ma charakter obiektywny, czyli jest normalnym następstwem prowadzonej działalności gospodarczej, jednak i w tym przypadku straty w towarach mogą wynikać z zaniedbań czy nieracjonalnego działania przedsiębiorcy.

Przykładem zaniedbań przedsiębiorcy w zakresie poniesienia stat w towarach, które utraciły termin  przydatności jest niewłaściwe ich magazynowanie, nieuwzględniające terminu przydatności poszczególnych partii towarów handlowych. Nieracjonalnym działaniem przedsiębiorcy może być zakup nieracjonalnie dużej liczby danych towarów o stosunkowo krótkim terminie przydatności.

Wydatki na utylizację przeterminowanych towarów handlowych w sytuacji gdy strata w towarach jest normalnym następstwem prowadzenia działalności, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, jako wydatki mające bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Należy podkreślić, że niektóre towary muszą być utylizowane, a obowiązek ten nakładają na przedsiębiorców przepisy prawa.

Właściwe udokumentowanie strat w towarach

Zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów strat w towarach na skutek ich przeterminowania wymaga właściwego udokumentowania strat w towarach. Przedsiębiorca w celu odpowiedniego udokumentowania strat w towarach może sporządzić protokół likwidacji.

Protokół likwidacji towarów powinien spełniać wymogi określone w art. 11 ust. 3 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Protokół likwidacji towarów powinien zawierać następujące elementy:

• numer dokumentu;
• datę sporządzenia,
• dane osoby sporządzającej protokół,
• datę likwidacji towarów,
• przyczynę likwidacji towarów,
• nazwę, ilość i wartość likwidowanych towarów,
• dodatkowe informacje o sposobie likwidacji towarów – np. o ich utylizacji,
• łączną kwotę likwidowanych towarów;
• podpis osoby sporządzającej protokół.

Utylizacja przeterminowanych towarów w PKPiR

Zakup towarów handlowych ewidencjonuje się w PKPiR w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”. Towary przeterminowane tracą przydatność gospodarczą i przestają spełniać definicję towarów handlowych.

Jeżeli wycofanie przeterminowanych towarów ze sprzedaży i ich utylizacja jest normalnym następstwem prowadzenia działalności, to wydatku na ich nabycie podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów. Podstawę ujęcia straty w towarach w wyniku upływu terminu ich przydatności w podatkowej księdze przychodów i rozchodów stanowi protokół likwidacji towarów.

Na podstawie protokołu likwidacji towarów następuje przeksięgowanie kosztu z kolumny 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” do 13 „Pozostałe wydatki”. Wartość przeterminowanych towarów należy wówczas wyksięgować z kolumny 10 PKPiR ze znakiem (-) lub na czerwono i jednocześnie ująć w kolumnie 13 księgi.

Przykład

Pani Aneta prowadzi osiedlowy sklep spożywczy (jednoosobowa działalność gospodarcza rozliczana w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów). W związku z upływem terminu przydatności części towarów, konieczna jest ich utylizacja.

Przeterminowane towary były wcześniej objęte promocją z uwagi na zbliżający się termin przydatności do spożycia, jednak nie wszystkie udało się sprzedać po obniżonej cenie. Przeterminowanie towarów nie wynika z żadnych zaniedbań ani nieracjonalnego działania Pani Anety, a jest normalnym następstwem prowadzenia działalności.

Czy zutylizowane towary, których termin przydatności upłynął stanowią koszty uzyskania przychodów? W jaki sposób należy zaewidencjonować utylizację przeterminowanych towarów w PKPiR? Czy koszty utylizacji tych towarów podlegają zaliczeniu w ciężar kosztów uzyskania przychodów?

Pani Arleta otrzymała fakturę potwierdzającą dokonanie utylizacji towarów.

Skoro wycofanie przeterminowanych towarów ze sprzedaży i ich utylizacja jest normalnym następstwem prowadzenia działalności, nie wynika z zaniedbań ani nieracjonalnego działania Pani Anety, to straty w towarach poniesione w wyniku ich przeterminowania, podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Pani Aneta powinna sporządzić protokół likwidacji towarów i w dacie ich utylizacji dokonać przeksięgowania kosztu z kolumny 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” do 13 „Pozostałe wydatki”. W tej sytuacji także wydatki na utylizację przeterminowanych towarów handlowych podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów na podstawie faktury.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa