Pola dodatkowe na fakturach a KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla przedsiębiorców znacznie więcej niż zmianę formy wystawiania dokumentów sprzedaży.

Faktura ustrukturyzowana przestaje być wyłącznie dokumentem podatkowym, a staje się elementem cyfrowego obiegu informacji pomiędzy systemami sprzedawcy, nabywcy i administracji skarbowej.

W tym kontekście szczególnego znaczenia nabierają dane, które dotychczas często funkcjonowały jako „dodatkowe” – wykorzystywane głównie na potrzeby wewnętrznych procesów biznesowych.

Wraz z KSeF sposób ich przekazywania ulega jednak istotnym zmianom, co wymaga od przedsiębiorców nie tylko dostosowania systemów, ale także świadomego podejścia do struktury i zawartości faktur.

Obowiązkowy KSeF od lutego 2026!

Obowiązkowe wystawianie faktur ustrukturyzowanych, czyli faktur wystawianych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) wraz z przydzielonym numerem identyfikującym te faktury w tym systemie powoli staje się rzeczywistością.

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze, że obowiązek wystawiania faktur w KSeF nastąpi od:

• 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, u których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł albo
• 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

Przy czym ustawodawca zdecydował się jeszcze na odroczenie tego obowiązku dla najmniejszych podatników, których transakcje obejmują niewielkie kwoty (do 450 zł dla pojedynczej faktury i do łącznej wartości sprzedaży do 10.000 zł miesięcznie).

Przedsiębiorcy spełniający te warunki będą zobligowani do wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF od 1 stycznia 2027 roku.

Przypomnijmy, że Krajowy System e-Faktur to system teleinformatyczny służący w szczególności do wystawiania, otrzymywania, przechowywania faktur ustrukturyzowanych, dostępu do faktur ustrukturyzowanych oraz oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF.

Czym są pola dodatkowe na fakturach ?

W praktyce obrotu gospodarczego faktura bardzo często stanowi element szerszego procesu, obejmującego m.in. zamówienie, dostawę, rozliczenie projektu czy przypisanie kosztu do konkretnej jednostki organizacyjnej.

Aby taki proces przebiegał sprawnie, dokument księgowy musi zawierać dane pozwalające jednoznacznie zidentyfikować transakcję w systemach wewnętrznych kontrahentów.

W szczególności dotyczy to przedsiębiorstw o rozbudowanej strukturze organizacyjnej, działających w modelu oddziałowym lub realizujących projekty na dużą skalę.

W takich podmiotach brak dodatkowych informacji na fakturze może skutecznie uniemożliwić jej prawidłowe zaksięgowanie lub przekazanie do dalszej akceptacji.

Pola dodatkowe na fakturach to dane, które nie wynikają bezpośrednio z obowiązków podatkowych, lecz pełnią istotną funkcję operacyjną i organizacyjną.

Służą one m.in. powiązaniu faktury z procesami realizowanymi po stronie sprzedawcy i nabywcy, takimi jak zamówienie, dostawa czy rozliczenie projektu.

W praktyce mogą to być m.in. numery zamówień, identyfikatory oddziałów, kody EAN towarów, oznaczenia projektów, etapy realizacji inwestycji czy inne identyfikatory stosowane w danej branży.

Informacje te są często kluczowe dla prawidłowego obiegu dokumentów, terminowej realizacji płatności oraz automatycznego przetwarzania danych w systemach finansowo-księgowych.

Pola dodatkowe przed KSeF a nowa rzeczywistość e-faktur

Przed wdrożeniem KSeF przedsiębiorcy mieli dużą swobodę w zakresie umieszczania dodatkowych informacji na fakturach.

Dane te mogły być dodawane w opisach pozycji, w polach uwag, na wydrukach faktur czy w indywidualnie zaprojektowanych szablonach dokumentów sprzedaży.

W przypadku faktur ustrukturyzowanych ta dowolność została znacząco ograniczona.

Krajowy System e-Faktur opiera się na jednolitej strukturze XML, która narzuca precyzyjnie określony układ danych.

W konsekwencji nie ma możliwości tworzenia indywidualnych szablonów faktur ani swobodnego dodawania informacji w dowolnym miejscu dokumentu.

Struktura FA(3) a przekazywanie danych dodatkowych

Od 1 lutego 2026 roku dotychczas obowiązująca struktura faktury elektronicznej FA(2) zostanie zastąpiona nową strukturą FA(3).

Nowy wzór faktury ustrukturyzowanej został opracowany z uwzględnieniem uwag i postulatów zgłaszanych przez przedsiębiorców, producentów oprogramowania oraz środowisko księgowe w trakcie konsultacji KSeF przeprowadzonych w 2024 roku.

Struktura logiczna FA(3) stosowana będzie do wszystkich faktur ustrukturyzowanych wystawianych od 1 lutego 2026 roku.

Faktura ustrukturyzowana w KSeF zapisywana jest w formacie

XML. Natomiast pola (elementy) w pliku XML przyjmują następujący charakter:

• obligatoryjny – zapisów dokonuje się obowiązkowo (np. NIP w elemencie Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne); obligatoryjny charakter danego pola wynika w szczególności z treści obowiązujących przepisów ustawy i jest warunkowany strukturą logiczną wzoru,
• opcjonalny – zapisów dokonuje się obowiązkowo, jeśli jest spełniony warunek ustawowy (np. P_11A w elemencie Fa/FaWiersz); wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku,
• fakultatywny – wypełnienie pola nie jest wymagane dla poprawności semantycznej pliku, ani nie jest wymagane na gruncie przepisów ustawy (np. pole PKWiU w elemencie Fa/FaWiersz); natomiast, może być wymagane na podstawie przepisów innych aktów prawnych.

Struktura FA(3) opiera się na jasno zdefiniowanych blokach danych, obejmujących m.in. nagłówek faktury, dane stron transakcji, część zasadniczą z pozycjami faktury, warunki transakcji oraz stopkę dokumentu.

W ramach tej struktury przewidziano dwa podstawowe sposoby przekazywania danych operacyjnych. Po pierwsze, poprzez wykorzystanie pól opcjonalnych, które zostały już zdefiniowane w schemie XML.

Do tej grupy należą m.in. informacje o transporcie, numery zamówień lub dokumentów WZ, numer i data umowy czy adres e-mail dostawcy. Aby z nich korzystać, wystarczy odpowiednio wskazać w systemie źródłowym, które dane mają zostać przypisane do konkretnych elementów struktury faktury.

W strukturze FA(3) nie ma możliwości dowolnego umieszczania informacji w treści faktury – każda dana musi zostać przypisana do konkretnego elementu schemy XML, zgodnie z jej konstrukcją.

Drugim rozwiązaniem są pola dodatkowe tworzone przez użytkownika.

W tym przypadku, oprócz samej wartości, konieczne jest zdefiniowanie własnej nazwy pola, która zostanie zapisana w pliku XML.

Mechanizm ten umożliwia przekazywanie informacji wykraczających poza standardowy zakres danych określony w strukturze FA(3), w tym danych charakterystycznych dla określonych branż lub specyficznych procesów biznesowych, takich jak numery projektów, etapy inwestycji, identyfikatory surowców czy oznaczenia partii produkcyjnych.

Warto podkreślić, że dane przekazywane w ramach pól dodatkowych są widoczne również w obrazie faktury generowanym na podstawie struktury XML, co ułatwia ich odczyt i weryfikację.

Ryzyka operacyjne i znaczenie mapowania pól dodatkowych w KSeF

W wielu branżach informacje przekazywane dotychczas w polach dodatkowych faktur nie pełnią wyłącznie funkcji informacyjnej, lecz stanowią element niezbędny do prawidłowego rozliczenia transakcji i dalszego obiegu dokumentów.

Dotyczy to w szczególności przedsiębiorstw działających w rozbudowanych łańcuchach dostaw, takich jak przemysł, motoryzacja czy handel detaliczny, gdzie faktura musi być jednoznacznie powiązana z zamówieniem, dokumentem dostawy, projektem lub właściwą jednostką organizacyjną.

Brak możliwości poprawnego przekazania takich danych w ramach faktury ustrukturyzowanej może prowadzić do istotnych problemów operacyjnych, w tym odrzucenia dokumentu przez system odbiorcy, wydłużenia procesu akceptacji, konieczności przekazywania dodatkowych wyjaśnień, a w skrajnych przypadkach – do opóźnień w płatnościach i powstawania zatorów płatniczych.

Dlatego kluczowe znaczenie ma prawidłowe mapowanie pól dodatkowych, polegające na przyporządkowaniu danych pochodzących z systemów finansowo-księgowych lub innych systemów wykorzystywanych do zarządzania procesami w przedsiębiorstwie do właściwych elementów struktury XML wymaganej przez KSeF.

W praktyce oznacza to konieczność świadomego określenia, jakie informacje mają być przekazywane kontrahentowi oraz czy zostaną one zapisane w dostępnych polach opcjonalnych, czy w ramach pól dodatkowych tworzonych przez użytkownika, często zgodnie z wymaganiami odbiorców faktur.

Poprawne mapowanie danych zapewnia ich jednoznaczny odczyt po stronie kontrahenta oraz minimalizuje ryzyko zakłóceń w dalszym przetwarzaniu faktur w środowisku KSeF.

Ograniczenia w zakresie załączników w KSeF

Dodatkowym ograniczeniem związanym z funkcjonowaniem KSeF jest brak możliwości swobodnego dołączania załączników do faktur ustrukturyzowanych.

Poza szczególnymi przypadkami przewidzianymi w przepisach, dokumentacja towarzysząca transakcji musi być przekazywana poza systemem, np. za pośrednictwem linków, komunikacji elektronicznej lub innych uzgodnionych kanałów komunikacji.

W praktyce zwiększa to znaczenie pól dodatkowych, które często pełnią rolę elementu wiążącego fakturę z dokumentami przekazywanymi poza KSeF.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa