Pokój w mieszkaniu jako siedziba firmy

Niektórzy podatnicy z uwagi na dyspozycję mniejszymi środkami finansowymi decydują się na wykorzystanie w części własnego mieszkania lub domu w celu jej zaadoptowania na cele prowadzenia działalności. Powstaje zatem wiele pytań odnośnie rozliczania różnego typu kosztów związanych z lokalem jak i możliwości odliczenia podatku VAT.

Obowiązek zastosowania współczynnika dla możliwości ujęcia niektórych kosztów eksploatacji lokalu

Każdy właściciel mieszkania lub domu ma możliwość wykorzystania jednego pokoju lub więcej a nawet części pokoju (pomieszczenia) na cele prowadzonej działalności. Zanim jednak podatnik będzie miał możliwość ujęcia w koszty firmy wydatków związanych z lokalem musi udać się do urzędu miasta lub gminy właściwego ze względu na swój adres zamieszkania oraz zgłosić fakt chęci prowadzenia działalności przy np. wykorzystaniu jednego całego pokoju w swoim mieszkaniu prywatnym.

W urzędzie dokonają podziału mieszkania na powierzchnię mieszkalną oraz przeznaczoną na prowadzenia działalności. Zostanie także naliczony podatek od nieruchomości dla części przeznaczonej dla firmy. Podatnik otrzymawszy decyzję z urzędu gminy lub miasta może obliczyć współczynnik procentowy, który umożliwia obliczenie ostatecznej wysokości kosztu do możliwej do zaksięgowania w firmie.

Współczynnik jest to liczba wyrażona w procentach, która po przemnożeniu przez dany wydatek (np. za gaz, prąd) daje ostateczną kwotę kosztu jaką podatnik może zaksięgować w koszty firmy.

Współczynnik kosztów dla wykorzystania części powierzchni oblicza się następująco:

• powierzchnia mieszkania = 70m²,
• powierzchnia pokoju przeznaczonego na działalność = 14m²,
• współczynnik możliwych kosztów = (14m² / 70m²) x 100% = 20%.

Współczynnik dla powyższego pokoju wyniósł 20%. Podatnik będzie mógł ująć w koszty firmy 20% czynszu za mieszkanie, niektórych mediów czy ubezpieczenia.

Pokój wyodrębniony na cele działalności a wysokość kosztów mediów do ujęcia w firmie

Podatnik obliczając kwoty wydatków możliwych do ujęcia w firmie bierze pod uwagę:

• kwotę netto z faktury wystawionej na podatnika jako osobę prywatną (czynni podatnicy VAT),
• kwotę brutto z faktury wystawionej na podatnika jako osobę prywatną (podatnicy zwolnieni z VAT).

Koszty eksploatacji pokoju wyodrębnionego na działalność jakie można obliczyć przy pomocy współczynnika to m.in.:

• czynsz,
• prąd, gaz, woda,
• śmieci,
• ubezpieczenie mieszkania,
• ewentualnie inne opłaty.

Oczywiście podatnik musi pamiętać, iż ww. media i opłaty muszą być rzeczywiście wydatkowane w części na działalność bowiem niedopuszczalne jest użycie współczynnika do obliczenia rzeczywistego kosztu np. faktury za gaz jeżeli w pokoju użytkowanym na działalność nie jest w ogóle zużywanym.

Podatnik ma także możliwość zainstalowania odrębnych liczników mediów. W tym wypadku całość kosztów wykazanych i rozliczonych na podstawie wskazań liczników będzie mógł ująć w kosztach firmy.

Przykład

Pan Robert Kulowski prowadzi sklep internetowy. Jest czynnym podatnikiem VAT a dochód z działalności opodatkowany jest skalą podatkową. Na jego potrzeby wyodrębnił jeden pokój w swoim mieszkaniu o powierzchni 17m². Metraż mieszkania to 95m². Pan Robert otrzymał decyzję z urzędu gminy określającą podatek od nieruchomości dla części mieszkania przeznaczonej na działalność w kwocie 180zł. Po pierwszych dwóch miesiącach prowadzenia sklepu w pokoju Pan Robert otrzymał następujące faktury na poczet mediów dotyczących mieszkania:

• faktura za gaz – 250zł netto,
• faktura za prąd – 590zł netto,
• faktura za wodę 245zł netto,
• czynsz – 400zł (bez VAT),

Obliczenie współczynnika kosztu:

• powierzchnia mieszkania = 95m²,
• powierzchnia pokoju przeznaczonego na działalność = 17m²,
• współczynnik możliwych kosztów = (17m² / 95m²) x 100% = 17,89%.

W tej sytuacji Pan Robert ujmie w koszty:

• podatek od nieruchomości 180zł w całości,
• koszty prądu -> 590zł netto x 17,89% = 105,55zł,
• koszty wody -> 245zł netto x 17,89% = 43,83zł,
• koszty czynszu -> 400zł netto x 17,89% = 71,56zł

Koszty gazu Pan Robert nie będzie przeliczał przy pomocy współczynnika i ujmował w kosztach firmy bowiem gaz nie jest w żaden sposób używany w pokoju przeznaczonym na sklep internetowy.

Inne koszty

Każdy podatnik prowadząc działalność gospodarczą korzysta z telefonu i prawie każdy z internetu. Sytuacja z ujęciem kosztów telefonu i internetu w firmie jest bezproblemowa, gdy zarówno telefon jak i internet wykupiony jest na firmę. Oczywiście podatnik powinien używać nabyte media dla celów prowadzenia działalności. Jeżeli jednak używa telefonu do celów prywatnych, wówczas powinien na podstawie bilingu wydzielić rozmowy prywatne i zaksięgować kwotę z faktury pomniejszoną o kwotę rozmów nie prowadzonych w celach prowadzenia działalności.

W przypadku abonamentu telefonicznego jak i za internet niezwykle trudno udowodnić i wskazać rzeczywistą część abonamentu, jaką podatnik przeznaczył na cele prywatne i firmowe. Podatnik powinien pamiętać, że to na nim spoczywa obowiązek udokumentowania i udowodnienia wydatków przeznaczonych na cele firmowe. Stąd najlepszym rozwiązaniem jest nabycie łącza internetowego na firmę jak i telefonu na firmę.

Na przeszkodzie ujęcia w koszty firmy nie stoi także wydatek na wyposażenie pokoju, w którym prowadzona jest działalność. Pod warunkiem wykorzystywania go wyłącznie na cele prowadzonej działalności podatnik ma prawo ująć pełną wartość kosztu w księgach firmy.

Warto także wspomnieć, iż można w koszty firmy ująć także koszty ubezpieczenia mieszkania ale wyłącznie przy pomocy wcześniej wymienionego współczynnika. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ubezpieczyciel zaproponował odrębną polisę na pomieszczenie przeznaczone na działalność gospodarczą. W tej sytuacji wówczas, podatnik ma prawo ująć pełną kwotę polisy w koszty firmy.

Koszty mediów w mieszkaniu w PKPiR

Obliczone koszty mediów podatnik ujmuje w PKPiR za pomocą dowodu wewnętrznego, w którym może wyszczególnić odrębnie koszty mediów albo wykazać łączną sumę mediów zużytych w danym miesiącu. Tak stworzony dowód wewnętrzny podatnik powinien ująć z datą ostatniego dnia miesiąca, w którym rozliczono media.

Pod dokument dowodu wewnętrznego podatnik powinien dołączyć faktury i rachunki dotyczące rozliczanych mediów. Skompletowany w ten sposób zestaw dokumentów stanowi kompleksowy dowód poniesienia kosztów mediów.

Odliczenie VAT od mediów w mieszkaniu

Podobnie jak w przypadku obliczania możliwych do ujęcia kosztów w firmie, w zbliżony sposób podatnik dokonuje odliczenia podatku VAT od mediów przy użyciu współczynnika. Podatnik, który chce odliczyć podatek VAT m.in. od gazu, ogrzewania, prądu, wody czy wywozu nieczystości ma prawo tego dokonać poprzez pomnożenie współczynnika przez kwotę podatku VAT wykazanego na otrzymanej fakturze pod warunkiem:

• używania mediów również na cele prowadzonej działalności (a nie tylko prywatnie lub w ogóle nie w pomieszczeniu firmowym),
• w miesiącu wystawienia faktury ale nie wcześniej niż w dniu otrzymania faktury.

Podobnie jak przy rozliczeniu kosztów podatnik zakładając odrębne liczniki będzie miał możliwość pełnego odliczenia VAT od zużywanych na cele działalności mediów.