Plan kont

Obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych, a tym samym sporządzania sprawozdań finansowych reguluje ustawa o rachunkowości.

W art. 2 tej ustawy wymienione zostały podmioty zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych, przy czym podmioty wymienione w art. 2 ust 1 pkt 2 UoR, obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych mają dopiero po przekroczeniu określonego limitu przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy, wynoszący aktualnie równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro.

Obowiązujące przepisy dopuszczają możliwość wyboru przez przedsiębiorstwo własnych koncepcji, pod warunkiem że będą one zgodne z zasadami rachunkowości określonymi w ustawie o rachunkowości.

Przedsiębiorstwo ma zatem obowiązek stosować zasady i reguły określone w ustawie o rachunkowości, ale ma też prawo dostosowywać te zasady i reguły do wielkości i specyfiki swojej działalności.

Ustawa o rachunkowości określa granice dopuszczalnych rozwiązań, wśród których przedsiębiorstwo dokonuje wyboru. Trzeba jednak pamiętać, że dokonany wybór określonych zasad i rozwiązań w zakresie rachunkowości musi być odpowiednio udokumentowany.

Przedsiębiorstwo obowiązane jest posiadać opracowaną i zatwierdzoną przez kierownika jednostki aktualną dokumentację sporządzoną w języku polskim, opisującą przyjętą politykę rachunkowości, w szczególności zasady dotyczące:

• określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;
• metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
• sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym co najmniej: zakładowy plan kont, wykaz ksiąg rachunkowych i opis systemu przetwarzania danych;
• systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów.

Plan kont – charakterystyka

Zakładowy plan kont jest elementem dokumentacji opisującej politykę rachunkowości. Zakładowy plan kont to wykaz kont (ich nazw i symboli) opracowany dla konkretnego podmiotu gospodarczego, uwzględniający specyfikę jego działalności, organizacji oraz potrzeb informacyjnych użytkowników sprawozdań finansowych.

Obowiązek przygotowania zakładowego planu kont spoczywa na kierowniku jednostki.

Zgodnie a art. 10 ust. 1 pkt 3 lit. a) ustawy o rachunkowości zakładowy plan kont powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• wykaz kont księgi głównej,
• przyjęte zasady klasyfikacji operacji gospodarczych,
• zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej.

W zakładowym planie kont księguje się poszczególne operacje finansowe.

Rodzaje kont

Zakładowy plan kont zawiera dwa rodzaje kont:

• konta księgi głównej (konta syntetyczne),
• konta ksiąg pomocniczych (konta analityczne).

Konta księgi głównej służą do ujmowania zapisów w porządku systematycznym, zgodnie z zasadą podwójnego zapisu, na kontach przewidzianych w zakładowym planie kont.

Wykaz kont księgi głównej zawiera nazwy i symbole liczbowe kont syntetycznych, na których przedsiębiorstwo prowadzi ewidencję operacji gospodarczych zgodnie z zasadą podwójnego zapisu. Księgi pomocnicze służą natomiast uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów dokonywanych na kontach księgi głównej.

Dodatkowo każdy zespół kont jednostka może uzupełnić wykazem kont pozabilansowych, których salda i obroty nie są przenoszone do sprawozdań finansowych, mają jednak za zadanie ułatwić zarządzanie i kontrolę składników objętych taką ewidencją.

Wzorcowy wykaz kont – w jaki sposób dostosować go do specyfiki prowadzonej działalności?

Zgodnie z art. 83 ust. 1 ustawy o rachunkowości w celu ujednolicenia zasad grupowania operacji gospodarczych i ograniczenia nakładu pracy związanego z ustaleniem zakładowych planów kont mogą być stosowane wzorcowe plany kont.

Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, wzorcowe plany kont.

Wzorcowy wykaz kont dzieli wszystkie konta na dziewięć zespołów ponumerowanych od 0 do 8. Numer zespołu określa pierwsza cyfra z symbolu konta.

• Zespół 0 – Aktywa Trwałe;
• Zespół 1 – Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz inne krótkoterminowe aktywa finansowe;
• Zespół 2 – Rozrachunki i roszczenia;
• Zespół 3 – Materiały i towary;
• Zespół 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie;
• Zespół 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie;
• Zespół 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe;
• Zespół 7 – Przychody i koszty związane z ich osiągnięciem;
• Zespół 8 – Kapitały (fundusze), fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy.

Przepisy ustawy o rachunkowości nie definiują nazw ani symboli kont księgi głównej, przedsiębiorstwo otrzymuje zatem swobodę w tym zakresie.

Opierając się na wzorcowym planie kont, jednostka opracowuje własny zakładowy plan kont, dostosowując go do specyfiki swojej działalności, wymogów informacyjnych, szczegółowości rozwiązań itd. W ramach zespołów występują grupy i podgrupy, których celem jest uszczegółowienie ewidencjonowanych zasobów majątkowych jednostki.

Przedsiębiorstwo może tworzyć dowolną liczbę kont w ramach danego zespołu, jednak konta te muszą być tematycznie związane z charakterystyką danego zespołu.

Zasady klasyfikacji zdarzeń operacji gospodarczych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych

Nieodłącznym elementem zakładowego planu kont są przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń gospodarczych, a więc grupowania i księgowania operacji gospodarczych na kontach księgi głównej.

W praktyce zasady te określa się w postaci tzw. komentarza do poszczególnych kont. W komentarzu tym określa się, jakie grupy operacji gospodarczych będą ujmowane na danym koncie, po której stronie konta będą one księgowane oraz konta korespondujące (przeciwstawne).

Sporządzając zakładowy plan kont dopuszczalne jest stosowanie określonych uproszczeń m.in. w zakresie uproszczenia zapisów księgowych czy odstąpienia od stosowania części kont.

Trzeba jednak mieć na uwadze, że zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości jednostka może w ramach przyjętej polityki rachunkowości stosować uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki oraz jej wynik finansowy.

Sporządzając zakładowy plan kont należy pamiętać, że jego konstrukcja powinna umożliwiać ewidencjonowanie wszystkich występujących w danej jednostce operacji gospodarczych oraz sporządzenie sprawozdania finansowego czy sprawozdań statystycznych, a także  prawidłowe i terminowe rozliczenie podatków.

Zakładowy plan kont wymaga także określenia, dla jakich składników majątkowych będą prowadzone księgi pomocnicze, czyli konta analityczne oraz w jaki sposób konta te będą powiązane z kontami księgi głównej.

Konta ksiąg pomocniczych prowadzi się w szczególności dla środków trwałych, w tym środków trwałych w budowie, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, rozrachunków z kontrahentami oraz pracownikami, operacji sprzedaży i operacji zakupu, a także innych istotnych dla jednostki składników majątku.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa