Pieczęć elektroniczna firm

Coraz więcej dokumentów opatrywanych jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Z kolei ilość przetwarzanych w firmach dokumentów papierowych ulega systematycznemu zmniejszeniu.

Poza kwalifikowanym podpisem elektronicznym powstało jeszcze inne narzędzie służące do podpisywania – autoryzacji przetwarzanych dokumentów.

Jest to pieczęć elektroniczna. Czym się ona charakteryzuje? Kto i kiedy może ją stosować?

Czym jest pieczęć elektroniczna

Pieczęć elektroniczna jest to cyfrowy odpowiednik pieczęci firmowej, zawierającej dane firmy której ona dotyczy.

Pieczęć elektroniczna to trochę jak elektroniczne przybicie tradycyjnej firmowej pieczątki wywołującej określony skutek prawny wobec opatrywanych nią pism / deklaracji / innych dokumentu.

Pieczęć elektroniczna w odróżnieniu do tradycyjnej pieczątki to usługa elektroniczna osadzona w chmurze i służy do zautomatyzowanego, hurtowego opieczętowania elektronicznych dokumentów (w m.in. procesie odbioru, wysyłki, potwierdzenia np. w systemach zintegrowanych).

Pieczęć elektroniczna z technicznego punktu widzenia składa się z:

• certyfikatu pieczęci osadzonej w chmurze,
• aplikacji udostępnionej na serwerze obsługującej pieczęć.

Pieczęć elektroniczna w swoim działaniu zbliżona jest do podpisu elektronicznego z tym, że pieczęć jest przystawiana przez system teleinformatyczny.

Podobnym sposobem działania co pieczęć elektroniczna i firm jest automatyczne podpisywanie przez właściwy urząd skarbowy elektronicznego potwierdzenia odbioru dokumentu (deklaracji) UPO.

Podatnik otrzymuje w sposób automatyzowany automatyczne opieczętowanie dokumentu UPO z systemu teleinformatycznego (przez właściwego naczelnika urzędu skarbowego).

Zatem pieczęć elektroniczna wymaga integracji z systemami przedsiębiorstw. Natomiast podmiotem pośredniczącym – świadczącym usługę sprzedaży pieczęci elektronicznej jest kwalifikowany dostawca usług zaufania.

Podstawą prawną regulującą zasady funkcjonowania pieczęci elektronicznej ale i podpisu elektronicznego jest ustawa z dnia 05.09.2016r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U. 2021 poz. 1797 zwana dalej ustawą o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej).

Warto podkreślić, iż pieczęć elektroniczna to nie podpis elektroniczny, który przypisany jest do osoby fizycznej. Pieczęć elektroniczna może być przypisana do osoby prawnej ale nie jest to co samo co podpis elektroniczny osoby prawnej.

Pieczęć elektroniczna może sprawdzić się w większych podmiotach, w których funkcjonują, systemy do zarządzania przepływem dokumentacji, inne podobne.

Pieczęć elektroniczna umożliwia wówczas zautomatyzowane i tzw. hurtowe opieczętowanie wymaganych dokumentów przez co usprawni procesy składania i odbioru dokumentów podatkowych, prawnych, kadrowych, dotyczących KSEF i innych firmowych.

Kluczowe cechy pieczęci elektronicznej

Pieczęć elektroniczna posiada wiele funkcji, są to m.in.:

• znaczny poziom bezpieczeństwa przetwarzanych dokumentów,
• identyfikacja wizualna ale i tożsamości podmiotu stosującego pieczęć elektroniczną,
• stosowanie jej jest uznane na terenie całej UE na mocy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE,
• integracja z systemami stosowanymi przez przedsiębiorstwa,
• zabezpieczenie i archiwizacja elektronicznych dokumentów,
• automatyzacja i hurtowe opieczętowanie dokumentów,
• wiele innych.

Rodzaje pieczęci elektronicznej

Aktualnie występują dwa rodzaje pieczęci elektronicznej

• pieczęć kwalifikowana funkcjonuje w oparciu o specjalny kwalifikowany certyfikat oraz musi być składana za pomocą kwalifikowanego urządzenia,
• pieczęć zaawansowana to unikatowe rozwiązanie pozwalające podmiotowi który się nią posługuje zarządzać danymi służącymi do jej składania, ponadto pozwala ona zidentyfikować tożsamość właściciela – użytkowania tej pieczęci jak i zmiany na dokumentach opatrzone pieczęcią.

Co można opieczętować pieczęcią elektroniczną

Pieczęcią elektroniczną można opieczętować:

• faktury elektroniczne,
• automatyczne potwierdzenia odbioru dokumentów i inne pochodne,
• dokumenty kadrowo-płacowe,
• dokumentację prawną,
• korespondencje elektroniczne,
• oferty, zamówienia, dokumentacje przetargowe, inne podobne dokumenty,
• strategie, zarządzenia, decyzje wewnętrzne, procedury,
• raporty, sprawozdania,
• akta pracownicze, różnego rodzaju zaświadczenia pracownicze,
• dokumenty do archiwizacji,
• pozostałe dokumenty np. w systemach zautomatyzowanych typu ERP.

Ponadto pieczęć elektroniczna jest dopuszczona jako jedna z metod autoryzacyjnych – uwierzytelniających użytkownika w systemie KSEF.

Skutki zastosowania pieczęci elektronicznej

Nawiązując do art. 18 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej pieczęć elektroniczna weryfikowana za pomocą certyfikatu wywołuje skutki prawne, jeżeli została złożona w okresie ważności tego certyfikatu.

Jeżeli natomiast pieczęć elektroniczna przystawiona jest w okresie zawieszenia certyfikatu wykorzystywanego do jego weryfikacji wówczas opieczętowanie taką pieczęcią nie wywołuje skutków prawnych. (informację o tym czy certyfikat jest zawieszony można pozyskać z usług informowania o statusie certyfikatu).

Z kolei skuteczność prawna podpisu pism pieczęcią elektroniczną w okresie zawieszenia certyfikatu następuje w momencie uchylenia zawieszenia certyfikatu.

Posługiwanie się pieczęcią elektroniczną przez osoby nieuprawnione

Należy zaznaczyć, iż w rozdziale 6 ustawy o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej zawarto informacje o możliwych sankcjach w przypadkach nieuprawnionego zastosowania pieczęci elektronicznej.

Niektóre z nich przedstawiono w poniższej tabeli.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego