Pełnomocnik na zgromadzeniu wspólników spółki – Udział i zasady

Sprawdź, jakie uprawnienia można nadać udzielając komuś pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników.

Dowiedz się, kto może być pełnomocnikiem. Zobacz, co o pełnomocnikach mówią przepisy Kodeksu spółek handlowych.

Kto może brać udział w zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

Na zgromadzeniu wspólników podejmuje się najważniejsze decyzje dotyczące działalności spółki. Zwyczajne zgromadzenie wspólników zatwierdza sprawozdanie finansowe oraz udziela absolutorium dla zarządu spółki.

Na nadzwyczajnym walnym zgromadzeniu wspólników zazwyczaj podejmowane są uchwały wspólników, które są niezbędne do działalności spółki. Jednak okazuje się, że w takich zgromadzeniach mogą brać udział nie tylko wspólnicy spółki.

Jeśli umowa spółki nie zawiera specjalnych ograniczeń, to zgodnie z art. 243 § 1 KSH wspólnicy mogą realizować prawo do uczestniczenia w zgromadzeniu wspólników poprzez ustanowionych przez siebie pełnomocników.

Jeden pełnomocnik może reprezentować jednocześnie nawet kilku wspólników.

Reprezentowanie interesów wspólnika spółki z o.o. na zgromadzeniu wspólników przez pełnomocnika będzie zgodne z prawem pod warunkiem powołania takiego pełnomocnika zgodnie z przepisami zawartymi w KSH.

Co ciekawe, w przepisach nie ma określonego obowiązku obecności członków zarządu na zgromadzeniach wspólników.

Jedynie w odniesieniu do byłych członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej, art. 231 § 3 KSH wskazuje, że takie osoby mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników.

Jednak takie żądanie powinno być zgłoszone na piśmie aktualnemu zarządowi nie później niż tydzień przed zgromadzeniem wspólników.

Jak udzielić pełnomocnictwa do udziału w zgromadzeniu wspólników

Przepisy wymagają, żeby pełnomocnictwo było udzielone w formie pisemnej. Jednak okazuje się, że wspólnik nie ma zupełnej dowolności w wyborze osoby, która będzie jego pełnomocnikiem. Ograniczenie w tym zakresie zwarte jest w 243 § 3 Kodeksu spółek handlowych.

Zgodnie z powyższym przepisem pełnomocnikiem na zgromadzeniu wspólników nie może być członek zarządu, ani pracownik spółki, która zwołała walne zgromadzenie wspólników.

To ograniczenie dotyczy też wykonywania prawa głosu, w tym również głosowania pisemnego.

Jest to pewne utrudnienie, bo zazwyczaj członkowie zarządu są obecni na zgromadzeniach spółki.

Chociaż nie jest to wymóg ustawowy, to jednak dobrym zwyczajem jest obecność zarządu zarówno na zwyczajnych, jak i nadzwyczajnych zgromadzeniach wspólników.

Dzięki temu wspólnicy, a także ich pełnomocnicy mogą otrzymać odpowiedzi na pytania skierowane do zarządu lub uzyskać wyjaśnienia w sprawie podejmowanych uchwał.

Do prawidłowego udzielenia pełnomocnictwa niezbędne jest sprawdzenie umowy spółki.

Jest tak dlatego, że wspólnicy mogli na przykład postanowić, że pełnomocnictwo do udziału w zgromadzeniu musi być sporządzone w formie notarialnej.

Sama umowa spółki nie może jednak złagodzić wymagań kodeksowych na przykład poprzez wskazanie, że pełnomocnictwo ma być udzielane w formie dokumentowej, co obejmuje emaile, smsy czy wiadomości wysyłane przez komunikatory.

Należy też pamiętać, że istnieje ograniczenie przedmiotowe związane z podejmowanymi uchwałami.

Ani wspólnik, ani ustanowiony przez niego pełnomocnik, nie mogą głosować nad uchwałami, które dotyczą ich odpowiedzialności wobec spółki z jakiegokolwiek powodu.

Dotyczy to też udzielenia absolutorium w przypadku, gdy wspólnik jest jednocześnie członkiem zarządu.

Takie ograniczenie obowiązuje również w przypadku sporu pomiędzy wspólnikiem a spółką, a także w przypadku uchwał zwalniających wspólnika z zobowiązań wobec spółki.

Co oznacza forma pisemna pełnomocnictwa

Przepisy regulujące formę pełnomocnictwa znajdują się w Kodeksie spółek handlowych. Art. 243 § 2 tego aktu prawnego jasno wskazuje, że takie pełnomocnictwo musi mieć formę pisemną pod rygorem nieważności.

Jeśli ten warunek nie będzie spełniony, to takie pełnomocnictwo będzie nieważne, co pociąga za sobą określone konsekwencje.

Wspomniany przepis nakazuje także, że kopię pełnomocnictwa należy dołączyć do księgi protokołów.

W związku z tym wykluczone jest pełnomocnictwo udzielone ustnie. Przyjmuje się też, że przesłanie skanu pełnomocnictwa, na przykład przez pocztę email, również nie będzie wiążące.

Podobnie będzie przy przesłaniu takiego dokumentu faksem.

Jest tak dlatego, że zarówno wydruk skanu z poczty email, jak i wydruk z faksu nie zawiera w sobie własnoręcznego podpisu osoby udzielającej pełnomocnictwa, a jedynie jego reprodukcję.

Z drugiej strony nic nie stoi na przeszkodzie, żeby pełnomocnictwo zamiast formy pisemnej było udzielone w formie aktu notarialnego lub w formie pisemnej z notarialnie poświadczonym podpisem wspólnika udzielającego takiego pełnomocnictwa.

Będzie to forma silniejsza od formy pisemnej i będzie musiała być respektowana na zgromadzeniu wspólników spółki z o.o.

Czy pełnomocnik ma prawo głosu podczas zgromadzenia wspólników w spółce z o.o.

Nie każdy pełnomocnik będzie mógł brać czynny udział w zgromadzeniu.

Prawo do głosu podczas zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zależy od zakresu pełnomocnictwa udzielonego przez wspólnika.

Tutaj mogą być realizowane różne scenariusze.

Pierwszą z możliwości jest brak prawa głosu. W tym wypadku wspólnik upoważnia pełnomocnika jedynie do obecności na walnym zgromadzeniu wspólników.

Taki pełnomocnik może przysłuchiwać się obradom, ale nie może głosować nad podejmowanymi uchwałami.

Drugą z możliwości jest upoważnienie do głosowania nad wszystkimi uchwałami. W tym wypadku pełnomocnik może głosować w imieniu wspólnika, od którego ma upoważnienie.

Co ciekawe jeden pełnomocnik może reprezentować więcej niż jednego wspólnika i jeśli będzie miał stosowne upoważnienie, to może głosować w imieniu wszystkich swoich mocodawców.

Możliwy jest też miks obu tych opcji. Wspólnik może określić nad którymi uchwałami pełnomocnik może głosować, a przy jakich nie będzie miał prawa głosu.

W praktyce często spotyka się, że do pełnomocnictwa dołączane jest nie tylko wyszczególnienie przy których uchwałach pełnomocnik ma prawo głosu, ale też szczegółowa instrukcja głosowania.

To pokazuje jak istotną kwestą jest wskazanie szczegółowego porządku obrad w zawiadomieniu o zwołaniu zgromadzenia wspólników.

Dzięki temu wspólnicy, którzy zdecydują się na powołanie pełnomocników mogą przekazać im jednoznaczne wytyczne wskazujące czy w danej sprawie pełnomocnik ma zagłosować za, przeciw czy też wstrzymać się od głosu.

Co ważne, wskazanie porządku obrad, a w przypadku propozycji zmiany umowy spółki również wskazanie istotnych elementów zmian jest ustawowym obowiązkiem wynikającym z 238 § 2 Ksh.

W sprawach mniejszej wagi, które z punktu widzenia wspólnika nie są szczególnie istotne, pełnomocnik może być upoważniony do oddania głosu zgodnie z własnym uznaniem.

Będzie tak też w przypadku, w którym wspólnik darzy swojego pełnomocnika szczególnym zaufaniem.

Jaka forma pełnomocnictwa jest konieczna przy uchwale o zmianie umowy spółki

Zdarza się tak, że protokół z obrad zgromadzenia wspólników spółki z o.o. będzie sporządzany w formie aktu notarialnego przez notariusza.

Jest tak na przykład w wypadku głosowania nad uchwałą dotyczącą zmiany umowy spółki.

Co prawda art. 99 § 1 Kodeksu cywilnego wskazuje, że jeśli czynność prawna wymaga szczególnej formy (a taką formą jest przykładowo akt notarialny), to do dokonania tej czynności pełnomocnictwo powinno być udzielone w tej samej formie.

Jednak w tej sytuacji pełnomocnictwo może być udzielone w zwykłej formie pisemnej.

Jest tak dlatego, że art. 243 § 2 Ksh jest przepisem szczególnym, a więc w tym wypadku przepisy Kodeksu cywilnego nie będą miały zastosowania.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, żeby wspólnicy w umowie spółki zawarli ograniczenie, które w przypadku głosowania nad zmianami w umowie spółki będzie nakazywać udzielania pełnomocnictwa w formie aktu notarialnego.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego