Odwołanie pełnomocnictwa dla biura rachunkowego

Przedsiębiorcy udzielają różnego rodzaju pełnomocnictw w zależności od okoliczności i potrzeb konkretnego przedsiębiorcy.

Jakich pełnomocnictw może udzielić przedsiębiorca dla biura rachunkowego?

Czy biuro rachunkowe może odwołać otrzymane przez klienta pełnomocnictwo? Na te pytania podjęto próbę odpowiedzi.

Jakie pełnomocnictwa mogą być udzielone dla biura rachunkowego

Adwokat, radca, prawny, doradca podatkowy lub ewentualnie inne osoby które sprawują opiekę nad osobą która nie może podpisać deklaracji otrzymują od klientów biura różnego rodzaju pełnomocnictwa.

Jednym z tego typu pełnomocnictw jest pełnomocnictwo ogólne.

Pełnomocnictwo ogólne

Zasady i zakres funkcjonowania tego pełnomocnictwa reguluje art. 138d ustawy z dnia 29.08.1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2023 r. poz. 2383) zwana dalej Ordynacją podatkową).

Osoba upoważniona z biura rachunkowego która otrzymała pełnomocnictwo ogólne będzie mogła reprezentować podatnika w różnego rodzaju sprawach podatkowych i administracyjnych.

Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych (ze względu na właściwy urząd skarbowy) oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych (inne niż właściwe urzędy skarbowe).

Pełnomocnictwo ogólne osoba przekazująca upoważnienie składa wyłącznie na piśmie utrwalonym w postaci elektronicznej – PPO do Szefa KAS.

Za pomocą formularza PPO składanego także elektronicznie do Szefa KAS mocodawca dokonuje zarówno zmian, odwołania lub wypowiedzenia pełnomocnictwa PPO. (w przypadku problemów technicznych dopuszcza się w wyjątkowych przypadkach na złożenie formularza PPO w formie papierowej).

Warto zaznaczyć, informacje o udzieleniu pełnomocnictwa (PPO), także o zmianach w tym pełnomocnictwie, odwołaniu czy wypowiedzeniu – Szef KAS umieszcza w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych.

Na mocy art. 138d § 5 Ordynacji Podatkowej – adwokat, radca prawny oraz doradca podatkowy mogą sami zgłaszać udzielenie im pełnomocnictwa ogólnego oraz zawiadamiać o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu, ze wskazaniem daty zwolnienia z obowiązku reprezentacji.

Osoby sprawujące opiekę nad osobą która nie może się podpisać podpisują w imieniu tej osoby zgłaszają pełnomocnictwo ogólne (PPO), zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu, a w przypadku zgłoszenia pełnomocnictwa ustnie do protokołu – organ podatkowy.

Pełnomocnictwo szczególne

Zasady i zakres funkcjonowania tego pełnomocnictwa reguluje art. 138e Ordynacji Podatkowej  zwana dalej Ordynacją podatkową).

Pełnomocnictwo szczególne upoważnia do działania w konkretnej sprawie podatkowej włączając w to udział we wszelkich czynnościach podatkowych i procesowych lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego.

Pełnomocnictwo szczególne może być udzielone na piśmie. Pełnomocnictwo szczególne może być zgłoszone ustnie do protokołu.

Pełnomocnictwo szczególne na druku PPS składać w formie elektronicznej (adresatem pełnomocnictwa musi być urząd skarbowy właściwy w danej sprawie).

Pełnomocnictwa szczególnego może udzielić podatnik, płatnik, inkasent, spadkobierca, następca prawny, osoba trzecia, wnioskujący o wydanie interpretacji indywidualnej lub ogólnej, inny podmiot udzielający pełnomocnictwa szczególnego albo pełnomocnik.

Co warte podkreślenia pełnomocnik może okazać:

• oryginał lub odpis pełnomocnictwa szczególnego potwierdzonego notarialnie
• zawiadomienie o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu

– w celu sporządzenia przez organ podatkowy jego urzędowego odpisu i dołączenia do akt sprawy.

Pełnomocnictwo do doręczeń

Zasady i zakres funkcjonowania tego pełnomocnictwa reguluje art. 138f Ordynacji Podatkowej  zwana dalej Ordynacją podatkową).

W sytuacji gdy nie ustalono pełnomocnictwa ogólnego bądź szczegółowego strona jest zobligowana do ustanowienia w Polsce pełnomocnika do doręczeń (formularz PPD-1), jeżeli nie ustanawia pełnomocnika ogólnego lub szczególnego, gdy:

• zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym państwem członkowskim Unii Europejskiej;
• nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Rzeczypospolitej Polskiej lub w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej i składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub w kraju doręczono jej postanowienie o wszczęciu postępowania.

Powyższe nie znajduje zastosowania jeżeli doręczenia pism dla strony następuje za pomocą środków komunikacji elektronicznej.

Nieustanowienie pełnomocnika do doręczeń, skutkuje tym, iż:

• pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w Polsce,

organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.

Pełnomocnictwo UPL

Zgodnie z tym co mówi art. 80a § 2a do § 5 Ordynacji podatkowej pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji składanej za pomocą środków komunikacji elektronicznej oraz zawiadomienie o odwołaniu tego pełnomocnictwa podatnik, płatnik lub inkasent składa naczelnikowi urzędu skarbowego właściwemu w sprawach ewidencji podatników i płatników.

Stosowny formularz do udzielenia pełnomocnictwa do podpisywania i składania deklaracji podatkowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej to formularz UPL-1 składany do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Jeżeli przepisy prawa podatkowego wymagają podpisania deklaracji przez więcej niż jedną osobę, pełnomocnictwo do podpisania tej deklaracji jest skuteczne, jeżeli udzieliły go wszystkie osoby.

W kwestiach dotyczących pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji stosuje się odpowiednio przepisy dotyczące pełnomocnictwa w postępowaniu podatkowym.

Problem odwołania pełnomocnictwa udzielonego przez podatnika dla biura

Powyżej przedstawiono regulacje w jaki sposób funkcjonuję poszczególne rodzaje pełnomocnictw. Kto je składa i podpisuje i w jakim trybie.

I tutaj powstaje pytanie jak zastosować te zasady w kontekście problemów z odwołaniem pełnomocnictw. Są sytuacje w których klienci łamią zasady zawartej umowy współpracy, zaniechają przesyłania czy uzupełniania dokumentacji, nie regulują faktury za usługi księgowe przestają się odzywać czy w jakikolwiek inny sposób komunikować. Unikają też kontaktu z biurem.

Co w takiej sytuacji kiedy to już oczywiście stosunkowo dawno udzielono pełnomocnictwa np. UPL-1?

Pierwszy można by rzecz naturalny krok to upomnienie mailowe lub telefoniczne klienta. Ponawiane wielokrotnie. Niestety w wielu przypadkach nie odnosi to żadnego skutku.

Warto w takiej sytuacji przesłać pisemną informację w sprawie prośby o kontakt z biurem albo prośbę o uzupełnieniu dokumentacji, przesłaniu dokumentów czy innej istotnej kwestii (braku zapłaty za usługi księgowe).

Jeżeli to nie odniesie żadnego skutku można wówczas można spróbować kolejnego kroku w postaci wysłania pisemnej informacji o potencjalnym zakończeniu współpracy na skutek braku kontaktu.

Niektóre okoliczności będą jednak wymagały przesłania pisemnego wypowiedzenia umowy.

W tym miejscu należałoby podkreślić, iż to czy taka umowa powinna być rozwiązana bez okresu wypowiedzenia czy z zachowaniem okresu wypowiedzenia – jest kwestią bardzo indywidualną.

Do wypowiedzenia albo wręcz informacji o potencjalnym zakończeniu współpracy warto dodać informację o skutkach tegoż wypowiedzenia.

Mogą to być informacje o tym, iż wypowiedzenie lub potencjalne wypowiedzenie umowy o współpracę będzie powodowało zaprzestanie świadczenia usług księgowych konkretnie od okresu ZZ/YYYYY. Można rozwinąć ten wątek a nawet trzeba o informacje takie jak – od okresu ZZ/YYYYY nie będzie prowadzona PKPiR oraz nie będą realizowane także i wszystkie usługi wymienione w wypowiedzianej umowie takie jak:

• składanie miesięcznych\kwartalnych deklaracji JPK_V7X,
• rozliczenie dochodu, zaliczek na podatek dochodowy, podatku dochodowego,
• złożenie rocznego zeznania,
• sporządzanie miesięcznych deklaracji ZUS,
• sporządzanie list płac,
• prowadzenie akt osobowych pracowników,
• pozostałe czynności (wymienić jakie).

Co więcej trzeba dodać, iż od określonego okresu w wypowiedzeniu umowy biuro rachunkowe nie będzie reprezentowało podatnika w trakcie powstałych wobec niego kontroli, czynności czy innych postępowań.

Niezbędną adnotacją w ramach tej informacji powinno być sformułowanie, iż zmiany w rejestrach przedsiębiorców (CEIDG, ZUS, inne) co do adresu nowego biura rachunkowego leżą w obowiązku wyłącznie przedsiębiorcy.

Należy jeszcze podkreślić, iż tryb wypowiedzenia umowy i obowiązek wykonania lub nie niektórych czynności (oraz do jakiego okresu rozliczeniowego) są na ogół określone w umowie ale w sposób bardzo zróżnicowany.

Zgodnie z wcześniej przedstawionymi informacjami obowiązkiem przedsiębiorcy jest także odwołanie wszelkich pełnomocnictw udzielonych dla biura rachunkowego.

Warto jeszcze zasygnalizować o jednej bardzo ważnej kwestii.

W przypadku klienta z którym nie można się skomunikować, i do którego zostało już wysłane wypowiedzenie umowy o współpracę jednak klient nadal nie odwołał pełnomocnictw warto pamiętać o jeszcze jednej rzeczy.

Na koniec jeszcze istotna informacja.

Biuro rachunkowe może przygotować i wysłać pismo do urzędów skarbowych, urzędów gmin, oddziału ZUS (gdzie podlegało biuro rachunkowe) z informacją, iż wypowiedziało umowę o współpracę z danym podatnikiem od okresu ZZ/YYYY.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Krzysztofa Ulickiego