Nowy sposób sprawdzania statusu firmy jako podatnika VAT

Sprawdzenie statusu kontrahenta jako czynnego podatnika VAT jest jedną z czynności potwierdzających dochowanie należytej staranności przy zawieraniu transakcji handlowych.

Od listopada 2025 roku dostępna jest nowa funkcjonalność na stronie biznes.gov.pl, która ułatwia ten proces.

Co zmienia ustawa z dnia 17 października 2025 r.

Ustawa z dnia 17 października 2025 r. o zmianie ustawy o Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej i Punkcie Informacji dla Przedsiębiorcy oraz ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. 2025 poz. 1541) wprowadziła nowe rozwiązania związane ze sprawdzaniem statusu podatnika VAT.

Od 27 listopada 2025 roku na stronie biznes.gov.pl przedsiębiorcy mogą weryfikować status podatnika VAT swoich kontrahentów.

Nowa funkcjonalność, udostępniona na tej stronie, to efekt współpracy Ministerstwa Rozwoju i Technologii oraz Ministerstwa Finansów.

Po raz pierwszy w historii dane rejestrowe firm, zarówno z rejestru CEIDG, jak i KRS oraz informacja o statusie VAT są dostępne w jednym miejscu.

Jest to odpowiedź na potrzeby zgłaszane przez przedsiębiorców, szczególnie w ramach inicjatywy SprawdzaMY – Przedsiębiorcy dla Polski.

Jest to oddolna inicjatywa zrzeszająca przedsiębiorców, ekspertów i obywateli, której celem jest deregulacja i uproszczenie polskiego prawa.

Ma to być uzyskane przez usunięcie zbędnych barier biurokratycznych, co usprawni prowadzenie działalności gospodarczej poprzez proponowanie konkretnych zmian legislacyjnych tak, aby Polska stała się bardziej przyjazna dla biznesu.

Dlaczego trzeba sprawdzać status kontrahenta VAT przed transakcją

Status czynnego podatnika VAT to jeden z podstawowych elementów oceny wiarygodności firmy. Najprościej mówiąc czynny podatnik VAT to ten, który płaci podatek VAT.

Status ten potwierdza, że dany przedsiębiorca został zarejestrowany do VAT w urzędzie skarbowym, nalicza VAT na fakturach oraz składa pliki JPK_VAT.

Każdego miesiąca w skali kraju przedsiębiorcy wystawiają setki milionów faktur VAT.

Podatek od towarów i usług, wykazany na takiej fakturze, można odliczyć wtedy, gdy wystawca faktury jest czynnym podatnikiem VAT.

Co prawda Trybunał Sprawiedliwości UE dopuszcza odliczenie podatku VAT w sytuacji, gdy transakcja jest realna i udokumentowana.

Podobnie przepisy zawarte w ustawie o podatku VAT nie przewidują zakazu odliczania tego podatku tylko z tego względu, że podmiot dokonujący dostawy towarów bądź świadczący usługi w okresie wystawiania tych faktur nie był zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Jednak organy podatkowe w Polsce zazwyczaj mają nieco bardziej restrykcyjne podejście do prawa odliczenia podatku VAT. Oczekują one od podatników dochowania należytej staranności.

Dlatego jeśli przedsiębiorca nie będzie w stanie wykazać, że zweryfikował kontrahenta przed zawarciem transakcji, urząd skarbowy może zakwestionować prawo do odliczenia podatku VAT.

Warto pamiętać, że brak weryfikacji partnera handlowego może nawet skutkować odpowiedzialnością karną skarbową, o ile organ uzna, że przedsiębiorca dokonujący zakupu u takiego partnera wiedział lub powinien był wiedzieć o nieprawidłowościach.

Jak sprawdzić status podatnika VAT

Zanim 27 listopada 2025 r. na stronie biznes.gov.pl udostępniono nowe narzędzie do sprawdzania statusu podatników, podstawowym narzędziem była biała lista podatników dostępna na stronie podatki.gov.pl.

Można tam było znaleźć szczegółowe dane o podmiotach zarejestrowanych, wykreślonych oraz przywróconych do rejestru VAT. Jest tam też dostępny wykaz rachunków bankowych, które firmy zgłosiły do urzędu skarbowego.

Podatników VAT można tam wyszukiwać po:

• numerze rachunku bankowego,
• numerze REGON,
• numerze NIP,
• nazwie

Warto wiedzieć, że przy wyszukiwaniu nie trzeba znać pełnej nazwy.

Trzeba jednak wpisać co najmniej 5 znaków, żeby móc w ten sposób znaleźć podatnika VAT.

Przy wpisaniu nazwy typu „Biuro”, „Zakład” czy „Firma” trudno będzie wyszukać właściwy podmiot.

Lista podatników, których nazwa zawiera tego typu określenia jest bardzo długa. Dodatkowym utrudnieniem jest brak możliwości filtrowania wyników wyszukiwania.

Na białej liście nie ma jednak danych rejestrowych z CEIDG czy z KRS.

Przez to przedsiębiorcy musieli korzystać z kilku różnych narzędzi, co wydłużało proces sprawdzania kontrahenta oraz zwiększało ryzyko popełnienia błędu.

Jak krok po kroku sprawdzić status VAT kontrahenta na biznes.gov.pl

Aby sprawdzić kontrahenta:

• na stronie biznes.gov.pl. trzeba wejść w Wyszukiwarkę firm,
• należy wpisać numer NIP lub nazwę podmiotu,
• na końcu wystarczy kliknąć przycisk „Szukaj”.

System przeszuka dane rejestrowe i pokaże pełen zestaw informacji, na które składają się dane z KRS lub CEIDG, kody PKD, data rejestracji działalności, dane adresowe, a także informację o koncesjach, zezwoleniach, licencjach oraz wpisach do rejestrów działalności regulowanej.

Pewnym utrudnieniem jest to, że w odróżnieniu od wyszukiwarki CEIDG, w Wyszukiwarce firm w odniesieniu do jednoosobowych działalności gospodarczych pojawiają się też działalności wykreślone.

W przypadku wyszukiwarki CEIDG trzeba było dodatkowo zaznaczyć pole „Uwzględnij wykreślone”, żeby otrzymać listę działalności, które zostały wykreślone z rejestru CEIDG.

Nowa wyszukiwarka pokazuje wszystkie wpisy bez możliwości ukrycia wpisów dotyczących działalności wykreślonych lub zawieszonych.

W przypadku gdy ktoś kiedyś prowadził działalność gospodarczą, którą następnie zamknął, a później otworzył nową działalność z nową nazwą, to w wyszukiwarce pojawią się co najmniej dwa wpisy: jeden ze starą nazwą i statusem działalności „wykreślona” i drugi z nową nazwą i statusem „aktywny”.

Pewnym ułatwieniem w wyszukiwaniu czynnych podatników VAT w Wyszukiwarce firm na stronie biznes.gov.pl jest możliwość wyszukiwania po większej liczbie parametrów niż tylko po NIP czy nazwie firmy.

Wystarczy kliknąć w tekst „Więcej parametrów”, dzięki czemu można szukać też po numerze REGON, a także po województwie, powiecie, gminie czy miejscowości.

Dodatkowo wyszukiwanie można ograniczyć tylko do bazy KRS lub tylko do bazy CEIDG. Oczywiście można też zostawić ustawienia domyślne, które zakładają wyszukiwanie wyników w obu tych rejestrach.

Wyszukiwanie według miejscowości może być pomocne, gdy nie jest znana pełna nazwa firmy.

Przykładowo dla miejscowości Karpacz wyszukiwarka pokazuje 19 podmiotów z frazą „biuro” w nazwie firmy oraz 20 podmiotów z frazą „Zakład” w nazwie. To może umożliwić poprawne zidentyfikowanie szukanego podmiotu nawet bez znajomości pełnej nazwy firmy.

Po znalezieniu właściwej firmy w przypadku czynnych podatników VAT można jednym kliknięciem przejść do białej listy podatników VAT.

Dzięki temu zweryfikuje się też numery rachunków bankowych zgłoszonych przez taką jednostkę do urzędu skarbowego.

Niestety w przypadku podatników, którzy nie figurują w rejestrze VAT, taka funkcjonalność nie jest dostępna. Jedyne, co można zrobić, to skopiować numer NIP, REGON lub nazwę firmy i ręcznie wkleić te dane w wyszukiwarce podatników VAT na stronie podatki.gov.pl

Co daje możliwość wyszukiwania podatników VAT w jednym miejscu

Możliwość sprawdzenia informacji o statusie VAT w tym samym miejscu, w którym dostępne są dane rejestrowe umożliwi przedsiębiorcom szybką weryfikację kontrahenta.

Przed zmianą przepisów przedsiębiorca musiał w jednym miejscu weryfikować dane firmy, a w innym sprawdzić status VAT swojego kontrahenta.

Teraz podstawowa ocena poprawności danych kontrahenta może odbywać się w jednym miejscu. Dzięki temu cały proces jest krótszy, a ryzyko popełnienia błędu jest znacznie mniejsze.

Jednak nowe narzędzie nie jest idealne. W przypadku białej listy podatników każde zapytanie powodowało wygenerowanie unikalnego identyfikatora z datą i godziną weryfikacji.

Po kliknięciu przycisku „Drukuj potwierdzenie” system generował wydruk w formacie PDF, w którym były zawarte dane dotyczące tego konkretnego zapytania.

Dzięki temu można było udowodnić zachowanie należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta.

Wyszukiwarka dostępna na stronie biznes.gov.pl niestety nie ma takiej funkcjonalności.

Sama wizyta na tej stronie nie jest potwierdzeniem sprawdzenia kontrahenta.

Ewentualnym potwierdzeniem mogłoby być zrobienie zrzutu ekranu, ale może to być dość uciążliwe.

Dlatego chociaż odszukanie kontrahenta jako czynnego podatnika VAT przez nową wyszukiwarkę może być nieco łatwiejsze niż przez biała listę, to jednak ostatecznie po znalezieniu właściwego podmiotu warto przełączyć się na białą listę, żeby pobrać potwierdzenie weryfikacji danego podmiotu.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego