Nieprawidłowości u klienta biura rachunkowego

Biura rachunkowe, obsługując swoich klientów, nie pełnią jedynie roli „technicznej”, jaką jest księgowanie przekazanych dokumentów. Pełnią również funkcje audytora, doradcy podatkowego, pełnomocnika czy konsultanta w wielu różnych istotnych sprawach biznesowych.

W praktyce zatem bardzo często to właśnie księgowi jako pierwsi zauważają nieprawidłowości u klienta biura – w fakturach, kosztach, dokumentacji magazynowej, transferach pieniężnych czy rozliczeniach z pracownikami.

Jeżeli chodzi wyłącznie o błędne dane na fakturze lub pomyłkę w obliczeniach w dokumentacji to nie ma większego problemu, schody zaczynają się jednak gdy zauważone „potknięcie” jest na granicy prawa albo już ją przekroczyło.

Jak w takich wypadkach biuro rachunkowe powinno reagować? Jakie działania są dopuszczalne, a kiedy wręcz konieczne?

Nieprawidłowości u klienta biura 

Biuro rachunkowe to nie rozbudowany, ludzki program do fakturowania dokumentów.

Współpraca nie polega wyłącznie na przekazywaniu dokumentów księgowych i wymaganiu ich zarachowania.

Biuro pełni również wiele innych przydatnych w biznesie zadań. Przede wszystkim doradza i pomaga zmierzyć się z zagmatwanym systemem podatkowym.

I chociaż księgowy nie jest audytorem i nie odpowiada za weryfikację prawdziwości każdego zdarzenia gospodarczego przedstawionego przez klienta, to jednak przepisy prawa nakładają na niego obowiązek staranności i działania w interesie obsługiwanego podmiotu.

Wynika to między  innymi z przepisów podatkowych, ustawy o rachunkowości, ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, a także samej umowy zawartej z klientem.

Mając powyższe na uwadze, księgowy powinien powstrzymać się od zaewidencjonowania dokumentu i skonsultować to z klientem, jeżeli dojdzie do wniosku, iż:

• faktura jest nierzetelna;
• brakuje podstawy do ujęcia kosztu;
• transakcja wygląda podejrzanie;
• dokument zawiera poważne błędy formalne;
• zdarzenie gospodarcze, na podstawie którego wystawiono fakturę, mogło w ogóle nie mieć miejsca.

Jednocześnie trzeba pamiętać, że za wszystkie błędne decyzje biura rachunkowego bezpośrednio odpowiada klient.

Księgowy musi zatem podchodzić do każdej sprawy jak najbardziej wnikliwie i starannie, aby nie przyczynić się do powstania nieprawidłowości podatkowych.

Najczęstsze nieprawidłowości u klienta biura

Źle oznaczona faktura, wydatek, który nie może być kosztem, czy przesłanie dokumentów po terminie.

Nieprawidłowości u klienta biura to standard. Czasami jednak działanie kontrahenta może nasuwać poważne wątpliwości natury etycznej i prawnej.

Wtedy działanie powinno być już zgoła inne, niż przy typowych omyłkach – ale o tym później.

W praktyce wskazać możemy na kilka typowych obszarów, w których pojawiają się problemy:

• faktury budzące wątpliwości:
• dokument nie posiada wszystkich wymaganych danych,
• wystawca nie istnieje lub nie prowadzi działalności,
• kwoty widniejące na dokumencie są nieadekwatne do zakresu działalności klienta,
• dokument wskazuje na sprzedaż towarów lub usług, których klient faktycznie nie mógł lub nie powinien posiadać w ofercie;
• brak wystawiania dokumentów księgowych dotyczących sprzedaży w celu zaniżania przychodów – nieujęte sprzedaże, brak faktur i paragonów, brak raportów z kasy fiskalnej;
• wydatki prywatne przedstawiane jako koszty firmowe;
• braki w dokumentacji magazynowej – dzieje się tak głównie w hurtowniach i sklepach internetowych, gdzie rzeczywista ilość towaru nie zgadza się z ewidencjami;
• nieprawidłowości w płatnościach lub przepływach pieniężnych – nieudokumentowane pożyczki, brak dowodów zapłaty, płatności z kont prywatnych.

Co zrobić gdy księgowy zauważy nieprawidłowości u klienta biura?

Jeżeli biur rachunkowe oraz księgowy obsługujący klienta zauważą nieprawidłowości, nie mogą udawać, że nic się nie stało.

Takie zachowanie to prosta droga do odpowiedzialności administracyjnej, cywilnej, a nawet karnej skarbowej. Jak zatem działać?

Krok 1: Poinformowanie klienta o problemie 

Biuro rachunkowe powinno niezwłocznie skontaktować się z klientem. W korespondencji należy opisać zauważoną nieprawidłowość oraz poprosić o wyjaśnienie zaistniałej sytuacji.

Jeżeli takowych brakuje, biuro powinno poprosić o dokumenty uzupełniające, a także poinformować o konsekwencjach księgowania dokumentów w obecnym kształcie.

Ważne! Zalecaną formą komunikacji jest pisemna lub mailowa, tak aby w razie sądowego konfliktu mieć dowód.

Krok 2: Wstrzymanie księgowania dokumentu do czasu wyjaśnień

Jeżeli dokument budzi zastrzeżenia, a klient nie jest w tego racjonalnie wyjaśnić, biuro ma prawo odmówić zaksięgowania.

Nie ponosi wówczas odpowiedzialności za nieujęcie dokumentu w ewidencji.

Aby sprawa została rozwiązana w szybszym tempie, księgowy powinien udzielić klientowi instrukcji, co dokładnie należy poprawić.

Krok 3: Przekazanie klientowi rekomendacji

Biuro rachunkowe nie musi, a w zasadzie nie powinno, podejmować decyzji za klienta, np. czy wydatek jest kosztem, czy też nie. Może jednak wskazać odpowiednie przepisy, przedstawić potencjalne ryzyka, zasugerować najbardziej bezpieczne rozwiązanie.

Krok 4: Zapisy w dokumentacji

Biuro księgowe, szczególnie w takich sytuacjach, powinno się zabezpieczyć na wypadek nieprzyjemności ze strony organów skarbowych.

Na taką ewentualność należy z każdej czynności sporządzić notatkę wewnętrzną, a całość korespondencji zarchiwizować.

W razie kontroli pozwoli to udowodnić, że biuro dochowało należytej staranności.

Czy biuro może odmówić współpracy z klientem?

Czy biuro może odmówić współpracy z klientem? Oczywiście, a jeżeli jest to uzasadnione, może również całkowicie zerwać umowę na prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Biuro rachunkowe przede wszystkim musi dbać o swój interes oraz dobro swoich księgowych.

Nie może zatem narażać ich na możliwość złamania prawa i poniesienia odpowiedzialności podatkowej lub karnej skarbowej. Biuro rachunkowe nie jest zobowiązane do utrzymywania współpracy, która narusza przepisy lub godzi w etykę zawodową.

Biuro rachunkowe może wypowiedzieć umowę między innymi gdy:

• nie dostarcza dokumentów w terminie, uniemożliwiając prawidłowe prowadzenie ksiąg rachunkowych;
• klient uporczywie dostarcza nierzetelne dokumenty;
• odmawia złożenia wyjaśnień;
• próbuje wymusić niezgodne z prawem księgowania;
• jawnie lub „aluzyjnie” zachęca do oszustw podatkowych;
• naraża biuro na odpowiedzialność podatkową, karną skarbową lub karną.

Wypowiedzenie w takim wypadku powinno być sporządzone na piśmie i zawierać uzasadnienie.

W zależności od postanowień umowy jej rozwiązanie może być dokonane w trybie natychmiastowym (jeżeli klient załamał zapisy kontraktowe) lub z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Wraz z rozwiązaniem umowy lub w następnych dniach biuro powinno przekazać klientowi komplet jego dokumentów (po sporządzeniu odpisów dokumentacji).

Dobrym zwyczajem jest również wskazanie dat granicznych odpowiedzialności biura.

Nieprawidłowości u klienta biura – czy mogą rodzić odpowiedzialność księgowych?

Co do zasady to za kwestie podatkowe odpowiada klient, jako podatnik.

Nawet jeżeli to księgowy popełni błąd, to ewentualna odpowiedzialność finansowa spada na klienta.

Mimo to biuro rachunkowe może ponosić współodpowiedzialność podatkową, jeśli:

• księgowało dokumenty mimo oczywistych nieprawidłowości;
• ignorowało jasne sygnały ostrzegawcze;
• nie informowało klienta o brakach dokumentacji lub posiadanych błędach,
• pomagało obejść przepisy, np. przeprowadzało „optymalizacje” podatkową polegającą na tworzeniu fikcyjnych kosztach.

Co więcej, biuro rachunkowe może również odpowiadać z kodeksu karnego albo karnego skarbowego.

Będzie tak jeśli przyczyni się ono do popełnienia przestępstwa lub wykroczenia skarbowego przez klienta.

Biuro może zostać współwinne, jeśli:

• księguje tzw. puste faktury;
• ukrywa przychody klienta;
• wprowadza do ewidencji koszty, które nie mają związku z działalnością;
• rozlicza fikcyjne wydatki pracownicze.

Dlatego tak ważne jest każdorazowe zgłaszanie zastrzeżeń klientowi oraz dokumentowanie podejrzanych sytuacji.

Biuro ma prawo odmówić księgowania dokumentów niezgodnych z prawem, zaś w sytuacjach granicznych może nawet rozwiązać umowę o prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego