Największe zagrożenia związane z KSeF

Już coraz bliżej wprowadzenia obowiązku rozliczania się przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur. 

Warto docenić potencjalne korzyści z wprowadzanych zmian, trzeba jednak pamiętać i przygotować się na te przypadki, w których łatwo o błąd.

A ten może skutkować mniej lub bardziej poważnymi konsekwencjami – od odrzucenia faktury przez system, przez utrudnienia w rozliczeniach swoich i kontrahenta, aż po odpowiedzialność karną skarbową.

Zastanówmy się zatem jakie są najistotniejsze zagrożenia związane z KSeF oraz spróbujmy określić rozwiązania, które pozwolą się przed nimi ustrzec.

Największe zagrożenia związane z KSeF – niekorzystanie z KSeF

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF oznacza, że każda faktura stanie się dokumentem elektronicznym o ustandaryzowanym formacie, przesyłanym i przechowywanym w centralnym systemie Ministerstwa Finansów.

Zmianie ulega więc zarówno sposób wystawiania, odbioru, jak i weryfikacji faktur. Jest to duża zmiana i aby się na nią przygotować, prawodawca dał przedsiębiorcom czas.

Przy czym terminy są tutaj różne dla dużych i małych przedsiębiorców. KSeF będzie obowiązkowy:

• od 1 lutego 2026 roku dla dużych firm, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów, oraz
• od 1 kwietnia 2026 roku dla wszystkich podmiotów.

Jakie zagrożenia z tego płynął? Otóż w praktyce datą obowiązkową dla każdego przedsiębiorcy jest 1 lutego.

Wynika to z faktu, że każdy podatnik VAT musi być przygotowany na odbiór faktur w systemie – przecież małe firmy również otrzymują faktury od tych większych.

Jeżeli zatem duże przedsiębiorstwa są zobowiązane do wyłącznego korzystania z KSeF, to odbiór dokumentów przez tych mniejszych kontrahentów (dla których obowiązująca jest data 1 kwietnia) również musi się odbywać przy pomocy systemu.

Prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSeF

Kolejnym problemem, jaki stawia się naprzeciw przedsiębiorców to kwestia prawa do odliczenia podatku z faktur wystawionych poza systemem.

W dotychczasowych interpretacjach organów podatkowych wskazywano, że odliczenie jest możliwe, o ile transakcja faktycznie miała miejsce.

Jednakże raz, że jest to stanowisko organów zajmowane w indywidualnych sprawach, a dwa, że było ono zajmowane jeszcze przed wejściem bezwzględnego obowiązku korzystania z KSeF.

Można więc przypuszczać, że może się ono zmienić, tym bardziej że nowe przepisy przewidują takie same kary administracyjne za wystawienie faktury poza systemem jak za całkowity brak wystawienia dokumentu.

Zagrożenia związane z KSeF – data wystawienia faktury systemie

Jak wychodzi z praktyki, zagrożenia związane z KSeF są dosyć szerokim tematem. Kolejnym bowiem problemem, jaki zauważają przedsiębiorcy, jest data wystawienia faktury w systemie.

Od wejścia obowiązku KSeF fakturę ustrukturyzowaną będzie się uważało za wystawioną dopiero w momencie jej przesłania do systemu.

Oznacza to, że samo jej wygenerowanie w programie księgowym nie będzie równoznaczne z jej wystawieniem. W strukturze XML znajduje się pole P_1, w którym należy wskazać datę wystawienia – i musi ono zostać poprawnie wypełnione w chwili wysyłki dokumentu do systemu.

Ministerstwo Finansów odniosło się do tej kwestii, wskazując, iż data wpisana w polu P_1 to data wystawienia określona przez wystawcę.

Natomiast „DataWytworzeniaFa” to jedynie informacja techniczna – data i czas wygenerowania faktury przez system. Wynika z tego, że data wygenerowania dokumentu i data jego wystawienia w KSeF mogą być odmienne.

Jeżeli zatem system odrzuci fakturę, to nie będzie ona uznana za wystawioną. Dla przykładu: księgowy wygenerował fakturę 29 sierpnia.

Wysłał ją 30 sierpnia. Okazało się jednak, że dokument został odrzucony przez system. Księgowy dokonał korekty i ponowił wysyłkę 31 sierpnia. UPO otrzymał 1 września.

W takim wypadku za datę wystawienia uznaje się 31 sierpnia, ponieważ jest to moment wysyłki faktury, która została poprawnie przyjęta przez system.

Wydaje się, że powyższe nie powinno stanowić zbyt dużego kłopotu. Trzeba jednak pamiętać, że faktury należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.

Jeżeli podatnik wyśle dokument w ostatnim możliwym dniu, a KSeF go nie przyjmie ze względu na błędy techniczne, może to skutkować uznaniem faktury za wystawioną po terminie, a co za tym idzie – również nałożeniem kary administracyjnej na przedsiębiorcę.

Faktury w KSeF nie da się anulować

Kolejne zagrożenie związane z KSeF wynika z jego funkcjonalności i bardzo małej „elastyczności”. Zasadniczo faktur przesłanych do systemu nie można wycofać lub anulować.

Jeżeli zatem przedsiębiorca omyłkowo wyśle fakturę do niewłaściwego odbiorcy albo w dokumencie znajdzie się poważny błąd nie będzie już możliwości tego naprawienia poprzez usunięcie albo edycję dokumentu.

Jedynym rozwiązaniem jest wystawienie faktury korygującej, co w zasadzie stanowi regres. Aktualnie możliwe jest wysłanie prośby do kontrahenta o nieksięgowanie dokumentu i jego zniszczenie.

To pozwala na szybkie poprawienie faktury w programie księgowym i ponowne przesłanie jej kontrahentowi.

Niestety KSeF nie przewiduje żadnej szybszej ani prostszej procedury niż korekta faktury. Z tego względu przedsiębiorcy powinni przemyśleć organizację procesu fakturowania w firmie.

Być może warto przemyśleć ograniczenie prawa do wystawiania faktur w zakładzie jedynie do grupy przeszkolonych pracowników, którzy zweryfikują poprawność dokumentów przed wysyłką.

Przerwanie ciągłości działania firmy z powodu awarii systemu

Jednym z częściej wskazywanych zagrożeń związanych z KSeF jest ryzyko awarii systemu, które pociągnie za sobą „paraliż” firmy.

Obowiązkowe wystawianie faktur w systemie oznacza, że każda usterka po stronie Ministerstwa Finansów uniemożliwi przedsiębiorcy wystawienie faktur lub opóźni cały proces.

Dlaczego jest to problem? Brak możliwości wystawienia faktury może oznaczać brak możliwości sprzedaży lub opóźnienie w jej udokumentowaniu.

Przedsiębiorcy, którzy fakturują masowo, mogą ponieść realne straty finansowe poprzez wydłużenie całego procesu w czasie i konieczność wystawiania dokumentów w plikach PDF, a następnie przenoszenia ich do KSeF.

Przepisy przewidują tzw. tryb awaryjny, ale jego stosowanie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami, w tym późniejszym wprowadzeniem faktur do KSeF „z datą wsteczną” – co również generuje ryzyko błędów.

Konieczność dostosowania programów księgowych

Wejście w życie KSeF oznacza konieczność aktualizacji systemów księgowych, finansowo–kadrowych, programów magazynowych, czy aplikacji dla e-commerce. Może się wydawać, że nie jest to problem samych przedsiębiorców a producentów aplikacji. Nie do końca jest to jednak prawda.

Przede wszystkim wiele większych firm korzysta z rozwiązań dostosowanych indywidualnie do profilu i zaawansowania ich działalności.

Zmiany te jednak nie muszą stanowić dużego kosztu, korzystając z programu online 360 Księgowość, gdzie integracja z KSeF jest bezpłatna zapewni porządek w dokumentacji i spokój o zgodność z prawem:

Trzeba pamiętać, że takie kwestie jak brak kompatybilności z API KSeF czy opóźnienia po stronie dostawców oprogramowania w dostosowaniu aplikacji do KSeF, nie będzie rodziło odpowiedzialności podatkowej dystrybutorów, a samych przedsiębiorców.

Dlatego tym bardziej warto korzystać ze sprawdzonych producentów oprogramowania.

Zagrożenia związane z KSeF a RODO i wyciek danych

Nie tylko przedsiębiorcy nie są pewni czy nowy system będzie w pełni odpowiadał zasadom ochrony danych osobowych, również Prezes UODO zgłosił wątpliwości w tym temacie.

Wskazał on na konieczność ochrony danych konsumenckich i pracowniczych, które mogą znaleźć się na fakturach ustrukturyzowanych.

Pojawia się tutaj pytanie o konieczność uzyskiwania zgód od konsumentów, czy pracowników na przetwarzanie ich danych w ramach KSeF.

Jest to jednak jeszcze nie rozwiązana kwestia i trzeba poczekać na decyzję PUODO oraz Ministerstwa Finansów.

Istnieje również ryzyko wycieku danych, również danych osobowych osób fizycznych. KSeF przechowuje pełne dane finansowe wszystkich firm zarejestrowanych w Polsce.

Oznacza to, że stanowi atrakcyjny cel dla cyberprzestępców. Zagrożenia obejmują na przykład:

• przejęcie tokenów autoryzacyjnych;
• podszywanie się pod księgowych;
• nieuprawniony dostęp do faktur;
• phishing polegający na podszywaniu się pod komunikaty KSeF.

Jest to spore wyzwanie dla firm, także pod kątem finansowym. Muszą one bowiem zadbać o nowe i dostosowane procedury bezpieczeństwa.

Należy między innymi przeprowadzić audyty uprawnień użytkowników, wprowadzić dwuskładnikowe logowanie i silne hasła do systemów, a także sporządzić procedury awaryjne na wypadek między innymi wycieku danych w ramach KSeF.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego