Metody podpisywania dokumentów wysyłanych do Urzędu Skarbowego i Ministerstwa Finansów

Postępująca w ostatnich latach informatyzacja administracji państwowej spowodowała rozszerzenie usług urzędowych realizowanych przez internet, jakie może zaoferować państwo podatnikowi. Wiele dokumentów można wysłać dziś drogą elektroniczną a niektóre dokumenty należy wysłać obowiązkowo wyłącznie tą drogą. Kanałami komunikacji elektronicznej można także załatwić aktualnie wiele różnych spraw urzędowych. Należy jednak pamiętać, iż zainicjowanie wysyłki dokumentu czy zgłoszenie załatwienia sprawy elektronicznie wymaga autoryzacji zamawiającego poprzez złożenie stosownego podpisu.

Dostępne możliwości autoryzacji dokumentów

Podatnicy aktualnie mają do dyspozycji 3 narzędzia autoryzacyjne, służące do podpisywania dokumentów składanych za pośrednictwem elektronicznej administracji państwowej a są nimi:

• podpis elektroniczny,
• profil zaufany,
• kwota przychodu wraz z innymi danymi autoryzacyjnymi.

Podpis elektroniczny

Podpis elektroniczny stanowi potwierdzenie tożsamości przy elektronicznej wysyłce dokumentów składanych za pomocą platform administracji państwowej. Podpis elektroniczny to przede wszystkim wydatek rzędu 250 – 500zł (w zależności od dostawcy oraz dodatkowego, dołączonego sprzętu do obsługi podpisu). Można nabyć go od niżej wymienionych firm tj.:

• Unizeto – Certum
• PWPW
• Krajowa Izba Rozliczeniowa
• CenCert
• Euro Cert.

Podpis elektroniczny służy do podpisywania m.in.:

1. umów i dokumentów w obrocie handlowym i cywilno-prawnym,
2. korespondencji z urzędami oraz do podpisywania pism i decyzji administracyjnych przez urzędy,
3. faktur elektronicznych,
4. rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG wraz z wszelkimi zmianami,
5. deklaracji celnych i podatkowych,
6. wszelkich dokumentów ZUS (zarówno zgłoszeniowych jak i rozliczeniowych),
7. dokumentów tworzonych za pośrednictwem środowiska PUE ZUS,
8. wniosków do Krajowego Rejestru Sądowego,
9. korespondencji i raportów z GIIF (informacja finansowa) oraz z GIODO (ochrona danych osobowych),
10. innych dokumentów.

Należy przy tym pamiętać, iż lepiej zakupić tzw. bezpieczny podpis elektroniczny, którym można podpisać wszelkie dostępne i wyżej wymienione dokumenty oraz załatwić sprawy urzędowe dostępne w administracji państwowej on-line. Jest on przypisany do jednej osoby i używany przy pomocy przeznaczonych do tego urządzeń (czytniki kart, inne urządzenia). Z kolei zwykły podpis elektroniczny potwierdza tożsamość jego użytkownika i stanowi tzw. certyfikat niekwalifikowany, który wystawiają różne firmy odrębnie od ww. 5 podmiotów, sprzedających certyfikaty kwalifikowane w bezpiecznym podpisie elektronicznym. Dlatego może on się okazać niewystarczający w przypadku konieczności podpisu wielu ww. dokumentów.

Profil zaufany

Kolejną metodą potwierdzenia tożsamości i podpisywania dokumentów jest profil zaufany. Na wstępie należy zaznaczyć, iż stanowi on darmową formę składnia podpisu wobec wypełnianych drogą elektroniczną dokumentów. Profil zaufany służy głównie do podpisywania dokumentów składanych poprzez elektroniczną administrację skarbową (czyli dotyczy wyłącznie dokumentów urzędowych).

Utworzyć profil zaufany można bezpłatnie na stronie:

https://pz.gov.pl/pz/index

W pierwszej kolejności należy utworzyć konto na powyższym portalu a w drugiej kolejności utworzyć profil zaufany przypisany do tego konta.

Następnie aby móc używać profilu zaufanego należy go jeszcze potwierdzić co można zrealizować w:

• urzędzie skarbowym,
• urzędzie gminy, miasta
• ZUS,
• konsulacie,
• banku,
• używając kwalifikowanego podpisu elektronicznego (jeśli podatnik go posiada).

Istnieje wyjątek, gdzie wszystkie czynności w ramach utworzenia i potwierdzenia profilu zaufanego można przeprowadzić przez internet. Podatnicy, którzy korzystają z bankowości elektronicznej mogą utworzyć profil zaufany za pośrednictwem uprzednio podanej strony a następnie potwierdzić go poprzez swój portal bankowy czyli poprzez swoje konto bankowe za pośrednictwem elektronicznego dostępu tego konta.

Posiadając profil zaufany można podpisać:

• dokumenty rejestracyjne firmy na które składają się:

1. wniosek CEIDG rejestrujący nową jednoosobową firmę a także późniejsze zmiany w CEIDG tej firmy (np. zmiana formy opodatkowania, danych adresowych) włącznie z zawieszeniem, wznowieniem jak i zamknięciem firmy,
2. zgłoszenie o nadanie numeru REGON spółki cywilnej,
3. zgłoszenie rejestracji spółki jawnej, komandytowej i z ograniczoną odpowiedzialnością wraz ze zmianami ich danych jeżeli spółki te były utworzone w trybie S24,

• wszelkie dokumenty ZUS za pośrednictwem platformy PUE ZUS na które składają się m.in.:

1. dokumenty zgłoszeniowe (ZUA, ZWUA, ZCNA, inne), rozliczeniowe (DRA,RCA,RZA,RSA),
2. wszelkiego rodzaju wnioski np. o niezaleganiu w składkach, o rozliczeniu konta, o zmianie terminu płatności, o rozliczeniu chorobowym pracownika i wiele innych,

• dokumenty związane z urzędem skarbowym czyli:

1. plik JPK_VAT czyli jednolity plik kontrolny dla celów VAT wysyłany już obowiązkowo przez wszystkich podatników VAT w 2018r.,
2. deklaracje PIT-37 – zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym dla osób nieprowadzących działalność gospodarczą i uzyskujących dochody opodatkowane skalą podatkową (umowa o pracę, zlecenie, dzieło, emerytura, renta, inne źródła),
3. deklaracje PIT-38 – zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu w roku podatkowym przeznaczone dla podatników, którzy osiągnęli przychody z odpłatnego zbycia papierów wartościowych, pożyczonych papierów wartościowych, pochodnych instrumentów finansowych, udziałów w spółkach, z objęcia udziałów w spółkach w innej postaci niż przedsiębiorstwo,
4. deklaracje PIT-WZ – wniosek o sporządzenie zeznania podatkowego ,
5. deklaracje PIT-OP – oświadczenie o przekazaniu 1% podatku organizacji pożytku publicznego,
6. wniosek o niezaleganiu w podatkach,
7. rejestracja kasy fiskalnej,
8. wniosek o uzyskanie informacji w sprawie podatku od nieruchomości,
9. wniosek o uzyskanie interpretacji indywidualnej.

Oprócz powyższych dokumentów profilem zaufanym można podpisać wnioski o załatwienie spraw w zakresie:

• wydania koncesji oraz innych zezwoleń (sprzedaż alkoholu, transport),
• korespondencji z GIODO,
• składania niektórych sprawozdań (np. związanych z wytworzonymi odpadami),
• sprawy obywatelskie (rejestracja pojazdów, programy społeczne, ochrona zdrowia, nieruchomości, wiele innych).

Natomiast należy pamiętać, że korzystając z profilu zaufanego nie ma możliwości na dzień dzisiejszy podpisać deklaracji i informacji podatkowych poza ww. wcześniej wyjątkami. W takiej sytuacji pozostaje do dyspozycji jeszcze portal e-Deklaracje, gdzie bez posiadania profilu zaufanego można przesłać wszelkie inne deklaracje podatkowe (związane z urzędem skarbowym) oraz zgłoszenia rejestracyjnego VAT.

Ponadto przy pomocy profilu zaufanego nie ma możliwości dokonać likwidacji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) jeżeli spółka nie była zarejestrowana przez internet.

Kwota przychodu oraz inne dane autoryzacyjne

Ostatnim darmowym narzędziem umożliwiającym podpisanie niektórych deklaracji podatkowych jest kwota przychodu oraz pozostałe dane autoryzacyjne. Zgodnie z §1 rozporządzenia Ministra Finansów z 02.02.2018r. zmieniającego rozporządzenie w spawie sposobu przesyłania za pomocą środków komunikacji elektronicznej ksiąg podatkowych oraz wymagań technicznych dla informatycznych nośników danych, na które te księgi mogą być zapisane do 31.12.2018r. podatnik będący osobą fizyczną może opatrywać księgi przesyłane elektronicznie zestawem unikalnych danych dotyczących tegoż podatnika obejmujących:

• numer NIP lub PESEL,
• imię i nazwisko,
• datę urodzenia,
• kwotę przychodu wykazaną w zeznaniu rocznym, rozliczającym podatek dochodowy, składanym za ubiegły rok.

Aktualnie kwotą przychodu oraz danymi autoryzacyjnymi można podpisać JPK_VAT a także deklaracje PIT-28, PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39, PIT-40, PIT-40A.

Jeżeli podatnik za ubiegły rok nie składał żadnego z ww.  zeznań, wówczas w polu kwota przychodu za ubiegły rok wpisuje „0”.