Masaż dla pracowników w kosztach działalności

Pracodawcy dbający o swoich podwładnych mogą liczyć na lepsze efekty ich pracy. Jednym z benefitów – coraz częściej oferowanych przez firmy – jest masaż dla pracowników.

Można uznać to za nieco niestandardowe rozwiązanie, jednakże biorąc pod uwagę, że coraz więcej czasu spędzamy przy biurku, regularna pomoc fizjoterapeuty może okazać się zbawienna.

Krótkie, relaksujące zabiegi terapeutyczne w miejscu pracy wpływają pozytywnie nie tylko na zdrowie zespołu, ale również na ich samopoczucie oraz atmosferę w miejscu pracy.

Co przy tym ważne dla pracodawcy – tego rodzaju „dodatek” pracowniczy może być uwzględniony w kosztach uzyskania przychodu. Należy jednak spełnić pewne warunki.

Masaż dla pracowników – czy to tylko moda?

Dbanie o samopoczucie i kondycję pracowników to nie moda. Mimo że jest to coraz mocniej popularyzowany trend, który przyszedł z zachodu, nie oznacza, że nie jest potrzebny i pomocny.

Nie trzeba być „amerykańskim naukowcem”, aby wiedzieć, że warunki psychofizyczne pracy mają bezpośredni i silny wpływ na zaangażowanie i produktywność pracowników.

Praca przy biurku, mimo że określana jako ta „umysłowa”, również obciąża organizm. Między innymi sprzyja dolegliwościom kręgosłupa, napięciowym bólom głowy oraz zmęczeniu całego organizmu.

Regularna aktywność fizyczna jest istotna, jednakże przebywając 8-10 godzin w biurze, może być niewykonalna.

Dlatego też masaż dla pracowników może okazać się bardzo dobrym rozwiązaniem.

Krótkie – 15-minutowe – zabiegi odbywane w ciągu dnia pracy z pewnością wpłyną na ich kulturę i komfort pracy.

Podwładni przy tym nie muszą opuszczać zakładu, nie ma zatem potrzeby dokonywania większych zmian w grafiku pracy.

Dobrze zaplanowane zabiegi nie będą kolidowały z obowiązkami, mogą w końcu odbywać się rotacyjnie w czasie przerw.

Czy masaż dla pracowników to koszt uzyskania przychodu?

Trzeba przyznać, że masaż dla pracowników stanowi nietypowy benefit.

Dlatego też może pojawić się pytanie – czy takie indywidualne i nieco intymne świadczenie można uznać za koszt uzyskania przychodu? Od razu uspokajam – tak, można, ale pod pewnymi warunkami.

Nie ma sensu dokładnie tłumaczyć czym są koszty w firmie. O tym można przeczytać w naszym artykule – Rodzaje kosztów w firmie – co warto wiedzieć.  Tutaj wystarczy wskazać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz odpowiednio z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, do kosztów zaliczamy wydatki, które:

• zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu, oraz
• nie zostały wyłączone z katalogu kosztów (art. 23 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT).

Masaż dla pracowników nie znalazł się we wspomnianym katalogu wydatków nieuznanych za koszty.

Jest natomiast związany z prowadzeniem działalności firmy – ma bezpośrednie przełożenie na wydajność pracowników.

Wydatki na masażystę czy fizjoterapeutę należy traktować jako świadczenie wspierające pracowników w utrzymaniu zdolności do pracy, analogicznie jak okulary korekcyjne, ergonomiczne krzesła biurowe czy karnety na basen lub siłownie.

Potwierdził to Dyrektor KIS

Zasadność uznania wydatków na masaż w pracy za koszty uzyskania przychodów potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z dnia 14 lutego 2023 roku (znak: 0111-KDIB1-3.4010.870.2022.2.ZK), stwierdzając, że spółka w ramach propagowania zdrowego stylu życia i dbałości o kulturę fizyczną osób w niej zatrudnionych, wdrożyła dla swoich pracowników szereg świadczeń, mających na celu ich aktywizację fizyczną, obniżenie poziomu stresu, zachowanie dobrego stanu zdrowia – zarówno fizycznego jak i psychicznego.

Programy wdrożone przez spółkę służą zarówno samym pracownikom, jak również w sposób pośredni pracodawcy – zmniejszają ryzyko spadku kreatywności, produktywności, wydajności w pracy, a tym samym polepszają zdolność pracowników do świadczenia usług, będących zasadniczym przedmiotem działalności gospodarczej podatnika.

Tym samym świadczenia terapeutyczne, w sposób pośredni, mogą przyczynić się do zwiększenia osiąganych przez spółkę przychodów, gdyż jej podstawowym „kapitałem” są właśnie pracownicy, którzy te przychody generują.

Jedną z inicjatyw wdrożonych przez spółkę w tym zakresie są zajęcia antystresowe i relaksacyjne, w tym masaże kręgosłupa.

Organ w podsumowaniu stwierdził, że wydatki ponoszone na:

• zakup usług fizjoterapeuty/masażysty dla pracowników,
• zakup wskazanych materiałów do gabinetu masażu,
• bieżące utrzymanie gabinetu fizjoterapeutycznego,

– mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jako tzw. koszty pośrednie.

Odpowiednie dokumentowanie wydatków i ich księgowanie

Masaż dla pracowników można uznać za koszt uzyskania przychodów. Potwierdzają to organy skarbowe w licznych interpretacjach podatkowych. Aby jednak zaliczyć omawianą usługę w koszty, należy zadbać o odpowiednie udokumentowanie.

W tym celu należy podpisać umowę z masażystą lub firmą świadczącą usługi fizjoterapeutyczne (wystarczy umowa zlecenie, nie musi to być od razu umowa o pracę). Dobrze, aby zleceniodawca wystawiał fakturę VAT, to wiele ułatwia.

Następnie należy sporządzić harmonogram świadczeń (np. wizyta masażysty w zakładzie raz w tygodniu, raz w miesiącu itp.) oraz regulamin wewnętrzny określający omawiane świadczenie pracownicze, w tym wskazujący, że zabiegi mają charakter profilaktyczny i ogólnodostępny dla pracowników.

Wydatki te można zaksięgować jako koszty świadczeń pozapłacowych dla pracowników, np. na stronie Wn konta 405 – „Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia” lub też w kosztach administracyjnych, o ile masaż ma charakter ogólny i jest dostępny dla wszystkich zatrudnionych osób.

Czy masaż dla pracowników stanowi element ich wynagrodzenia?

Masaż to świadczenie dodatkowe, uzyskiwane przez pracowników obok ich wynagrodzenia.

Czy zatem należy je doliczyć do przychodu pracownika?

Okazuje się, że nie ma takiej potrzeby, o ile:

• masażysta wystawia fakturę na firmę, tj. świadczy usługę pracodawcy, a nie pracownikom;
• usługa jest świadczona w miejscu pracy;
• usługa nie ma charakteru indywidualnego, np. przedpłaconego vouchera dla pracownika.

Dla bezpieczeństwa – na wypadek kontroli skargowej – warto zadbać o odpowiedni opis faktury, na przykład „Zabiegi relaksacyjno-profilaktyczne dla pracowników w miejscu świadczenia pracy”.

Dobrze też posiadać dokument potwierdzający, że usługa odbyła się w miejscu pracy, oraz że miała charakter grupowy i profilaktyczny.

Jak wdrożyć masaże dla pracowników w praktyce?

O teorii było już sporo, czas zatem zając się praktyką. Poniżej przedstawię przykład firmy, która wdrożyła usługi masażu w taki sposób, że bez żadnych przeszkód może zaliczać je do kosztów uzyskania przychodów.

Przykład:

Firma programistyczna zatrudnia 40 osób. Wszystkie pracują „umysłowo”, tj. przy biurku i komputerze. Spóła wprowadziła 15-minutowe sesji terapeutyczne odbywające się w jej siedzibie.

Masaże odbywają się w przeznaczonym do tego pokoju „relaksacyjnym”, w każdą środę i czwartek w godzinach między 10:00 a 15:00. Z usługi masażu, raz w tygodniu, może skorzystać każdy pracownik.

Spółka podpisała z masażystą umowę zlecenie. Wynagrodzenie miesięczne za świadczenie zostało ustalone na 6 000 zł brutto.

Spółka wprowadziła do regulaminu pracy zapis o masażu jako świadczeniu relaksacyjno-profilaktycznym dla pracowników poprawiającym ich dobrostan i zdolność do pracy.

Firma księguje wydatek w kosztach świadczeń pracowniczych, bez skutków podatkowych dla pracowników.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego