Kiedy makijaż i manicure może być kosztem w firmie

Wydatki na makijaż i manicure co do zasady stanowią wydatki o charakterze prywatnym przedsiębiorcy.

Jednak w określonych sytuacjach tego typu koszty są gospodarczo uzasadnionym wydatkami stanowiącymi koszty uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Gdzie zatem jest granica?

Czego się dowiesz z artykułu:

– czym są wydatki o charakterze prywatnym

– jakie jest typowe stanowisko Krajowej Izby Skarbowej w tym zakresie

– kiedy makijaż może być kosztem w firmie

– checklista z wymaganymi dokumentami

Wydatki na makijaż i manicure jako wydatki o charakterze prywatnym

Na mocy art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W katalogu wydatków niepodlegających zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT) nie wskazano wprost wydatków na makijaż czy manicure, co nie oznacza jeszcze, że tego typu wydatki stanowią koszt podatkowy.

To, że dany wydatek nie został wyszczególniony w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,  nie uprawnia podatnika do automatycznego przyjęcia domniemania, że wszystkie pozostałe koszty stanowią koszty podatkowe, zmniejszając tym samym podatek do zapłaty.

W tym celu niezbędne jest spełnienie definicji zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, czyli wydatek podlegający zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów  powinien zostać poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Ocena charakteru wydatku powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika na podstawie całokształtu prowadzonej przez niego działalności.

Przy czym wykazywany związek przyczynowo-skutkowy powinien mieć charakter obiektywny.

Do związku przyczynowo-skutkowego odniósł się Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 8 sierpnia 2017 r. sygn. II FSK 1859/15 stwierdzając, że kryterium celowości nie wyznacza w sposób ostry granicy pozwalającej odróżnić wydatki, które można uznać za koszty uzyskania przychodów, od tych, które już nimi nie są.

Niemniej jednak kryterium to nie może służyć rekomendowaniu otwartego ciągu zdarzeń, tworząc w ten sposób niekończący się związek skutkowo-przyczynowy.

Odnosząc się do wydatków na makijaż i manicure podkreślenia wymaga, że schludny i estetyczny wygląd świadczy o kulturze osobistej i nie jest zależny od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.

Natomiast obowiązujące zasady współżycia społecznego wymagają, aby osoby prowadzące działalność gospodarczą posiadały też wygląd adekwatny do wykonywanego zawodu podobnie zresztą jak osoby zatrudnione w innych zawodach np. nauczyciele, urzędnicy, prawnicy itp.

Niewątpliwie w znacznej ilości zawodów dbałość o wizerunek zewnętrzny jest istotna, jednakże nie można tu mówić o sytuacji znacząco odbiegającej od ogólnie przyjętych norm społecznych – taka dbałość od wizerunek zewnętrzny jest niezbędna zarówno wtedy, gdy dana osoba wykonuje pracę na podstawie umowy o pracę jak i wtedy, gdy prowadzi własną działalność gospodarczą. 

W konsekwencji wydatki poniesione na makijaż czy manicure, jako wydatki związane z utrzymaniem odpowiedniego wizerunku są wydatkami o charakterze osobistym i nie mogą stanowić kosztu w prowadzonej działalności gospodarczej.

Takie stanowisko potwierdzają liczne interpretacje indywidualne.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej sygn. 0112-KDWL.4011.155.2025.2.DK z dnia 5 stycznia 2026 roku wydanej przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotyczącej przedsiębiorczyni prowadzącej jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której działa w trzech obszarach: prowadzi firmę szkoleniową, butik i działa jako twórca internetowy.

Stanowisko KIS

Dyrektor KIS uznał stanowisko Wnioskodawczyni za nieprawidłowe, a w uzasadnieniu swojego stanowiska podkreślił, że wydatki na usługi fryzjerskie i kosmetyczne stanowią co do zasady wydatki związane z faktem funkcjonowania osoby w życiu społecznym.

Niezależnie bowiem od rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej, każda osoba może nabywać dostosowane do własnych wymagań usługi np. kosmetyczki, fryzjera itp.

Z tej też przyczyny zakup tych usług stanowi co do zasady spełnienie zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej.

Organ podatkowy zwrócił uwagę na fakt, że koszty powinny być poniesione „w celu uzyskania przychodów”, a nie np. „w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą”.

Wydatki związane z utrzymaniem odpowiedniego wizerunku są wydatkami o charakterze osobistym i nie mogą stanowić kosztu w prowadzonej działalności gospodarczej.

Właściwy wizerunek to taki, który może sprawić, że kształtowany dzięki reprezentacji „obraz przedsiębiorcy” przełoży się na nabywanie jego produktów lub usług.

Świadome kształtowanie więc właściwego wizerunku przez przedsiębiorcę ma na celu stworzenie o nim takiego wyobrażenia, które spowoduje pozytywne postrzeganie tegoż przedsiębiorcy przez osoby zewnętrzne, co z kolei będzie zachętą do podjęcia współpracy, zakupów jego produktów czy usług.

Reprezentacja dotyczy działań zmierzających do kształtowania, rozpowszechniania wizerunku podatnika jako podmiotu gospodarczego.

Zatem, wydatki ponoszone na usługi fryzjerskie i kosmetyczne, manicure nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w rozumieniu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Kiedy makijaż i manicure może być kosztem w firmie

Organy podatkowe w wyjątkowych sytuacjach przychylnie odnoszą się do ujęcia wydatków na makijaż czy manicure w kosztach uzyskania przychodów.

Przykładem może być interpretacja indywidualna sygn.

0115-KDIT3.4011.172.2023.3.AD z dnia 22.03.2023 roku wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej dotycząca wydatków poniesionych na stylizację  paznokci u kosmetyczki  w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą (współpraca reklamowa w Internecie).

Fragment uzasadnienia interpretacji:

„ Dokonując oceny, czy dane koszty mają taki charakter, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to wówczas koszty te mają taki charakter.

W opisie sprawy podała Pani, że zajmuje się głównie obszarem fotografii/video kulinarnym i produktowym – tworzy Pani m.in. video oraz zdjęcia kulinarne krok po kroku z widocznymi dłońmi.

Na zdjęciach i w filmach realizowanych przez Panią prezentowane są wyłącznie Pani dłonie. Koniecznym i wymaganym zabiegiem jest odpowiednia pielęgnacja dłoni widocznych na zdjęciach i filmach realizowanych na potrzeby kontrahenta.

Kontrahenci wymagają na zdjęciach i filmikach aby Pani dłonie były widoczne, tworząc filmiki krok po kroku, prezentując gotowe produkty. Mają również wymagania co do koloru paznokci w zależności jaka jest to współpraca.

W świetle powyższego uznać należy, wydatki na stylizację paznokci nie kwalifikują się do kosztów reprezentacji wskazanych w art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Są one bowiem nierozerwalnie związane z wykonywanymi przez Panią usługami. Dłonie stanowią bowiem Pani narzędzie pracy, których wygląd dostosowuje Pani do wymagań kontrahentów.

Tym samym, skoro celem poniesienia przez Panią wydatków na stylizację paznokci jest możliwość właściwego przygotowania się do udziału w zdjęciach i filmach uznać należy, że są to wydatki, które na podstawie art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym do osób fizycznych mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w zakresie, w jakim racjonalnie jest to uzasadnione rozmiarem działalności, pod warunkiem, że nie mają wyłącznie osobistego charakteru i zostaną właściwie udokumentowane”.

 

Inny przykład pozytywnego stanowiska organu podatkowego zawiera interpretacja indywidualna sygn.

DOP3.8222.833.2020.HTCE z dnia 9.03.2023 roku wydana przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej dotycząca wydatków na zakup obuwia, odzieży oraz kosmetyków poniesionych przez modelkę podpisującą umowy w ramach których jest zobowiązana do udziału w zdjęciach i filmach oraz w sesjach fotograficznych.

Aby należycie wykonać te działania ponosi Pani wydatki na zakup odzieży, obuwia i kosmetyków do charakteryzacji wykorzystywanych podczas kręcenia filmów i zdjęć związanych z powyższymi umowami.

Fragment uzasadnienia interpretacji:

„(…) skoro celem poniesienia przez Panią wydatków na zakup obuwia, odzieży oraz kosmetyków jest możliwość właściwego przygotowania do udziału w zdjęciach do filmów oraz sesjach fotograficznych, a zakupiona odzież, obuwie i kosmetyki do charakteryzacji są niezbędne do prowadzenia Pani działalności z zakresu modelingu, to wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w zakresie, w jakim racjonalnie jest to uzasadnione rozmiarem tej działalności, pod warunkiem, że nie mają wyłącznie osobistego charakteru i zostaną właściwie udokumentowane.

W profesji modelki pielęgnacja jej wizerunku zewnętrznego jest nie tylko istotna, ale i niezbędna jako ściśle związana z charakterem działalności gospodarczej.

Tym samym odzież, obuwie oraz kosmetyki, choć nie utraciły charakteru osobistego, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.

W związku z tym Pani stanowisko w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego dotyczącego podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia poniesionych wydatków do kosztów uzyskania przychodów jest prawidłowe.”

Podkreślenia wymaga, że ocena charakteru wydatku powinna być dokonywana każdorazowo przez podatnika na podstawie całokształtu prowadzonej przez niego działalności.

Jak widać na powyższych przykładach interpretacji w wyjątkowych sytuacjach wydatki na makijaż czy manicure mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, ale są to sytuacje szczególne, w których wydatek przestaje mieć charakter ogólnej dbałości o wygląd, a staje się elementem konkretnego zdarzenia gospodarczego.

Z przytoczonych rozstrzygnięć wynika wyraźnie, że decydujące znaczenie ma nie sam zawód podatnika ani fakt prowadzenia działalności w Internecie, lecz ścisły związek wydatku z określonym projektem generującym przychód.

Organy podatkowe dopuszczają możliwość zaliczenia takich kosztów do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie wtedy, gdy makijaż, stylizacja czy manicure stanowią integralny element realizacji konkretnej usługi.

Na przykład nagrania materiału reklamowego, sesji zdjęciowej czy kampanii promocyjnej – a ich wykonanie jest podporządkowane wymaganiom kontrahenta, scenariuszowi produkcji lub specyfice prezentowanego produktu.

Wydatek incydentalny a powtarzalny

Istotne jest również to, że wydatek powinien mieć charakter jednorazowy, incydentalny i projektowy.

Jeżeli zabiegi kosmetyczne są wykonywane w sposób stały, powtarzalny, w ramach codziennej aktywności zawodowej lub ogólnego prowadzenia mediów społecznościowych, organy podatkowe traktują je jako wydatki osobiste związane z funkcjonowaniem podatnika w życiu społecznym.

Sama poprawa wizerunku, nawet jeśli pośrednio wpływa na atrakcyjność oferty, nie jest wystarczająca do wykazania bezpośredniego i obiektywnego związku z przychodem.

Związek z przychodem musi mieć charakter obiektywny i bezpośredni.

Oznacza to, że brak poniesienia danego wydatku uniemożliwiałby prawidłową realizację konkretnego zlecenia lub wykonanie usługi zgodnie z umową.

Tak jak w przywołanym przykładzie dotyczącym stylizacji dłoni, gdzie wygląd dłoni stanowił element świadczenia, tak samo w przypadku modelingu – odpowiednia charakteryzacja była niezbędnym składnikiem realizowanego kontraktu.

Nie bez znaczenia pozostaje również kwestia właściwego udokumentowania wydatku. Dokument księgowy powinien jednoznacznie wskazywać na jego związek z określoną produkcją, nagraniem czy kampanią, a nie jedynie ogólną usługę kosmetyczną.

W praktyce oznacza to konieczność powiązania faktury z konkretną umową, harmonogramem nagrania czy materiałem opublikowanym w ramach współpracy.

W konsekwencji można przyjąć, że możliwość zaliczenia wydatków na makijaż lub manicure do kosztów uzyskania przychodów występuje wyłącznie wówczas, gdy wydatek traci swój dominujący osobisty charakter i staje się niezbędnym, ściśle określonym elementem realizowanego świadczenia.

W każdej innej sytuacji organy podatkowe konsekwentnie kwalifikują tego rodzaju nakłady jako wydatki prywatne, niepodlegające ujęciu w kosztach działalności gospodarczej.

Należy wyraźnie podkreślić, że samo wykonywanie zawodu modelki, influencera czy twórcy internetowego nie oznacza automatycznie prawa do zaliczania wydatków na makijaż, manicure czy stylizację do kosztów uzyskania przychodów.

Znaczenie ma nie status zawodowy ani liczba obserwatorów w mediach społecznościowych, lecz konstrukcja konkretnego zdarzenia gospodarczego oraz zakres zobowiązań wynikających z umowy.

W przywołanych interpretacjach organy podatkowe nie uznały za koszt „ogólnej dbałości o wizerunek influencera”, lecz wydatki ściśle powiązane z realizacją określonego projektu – nagrania, sesji zdjęciowej, kampanii reklamowej – w którym wygląd stanowił element świadczenia wobec kontrahenta.

Decydujące było to, że stylizacja była podporządkowana wymaganiom klienta, scenariuszowi produkcji lub specyfice prezentowanego produktu, a jej brak uniemożliwiałby prawidłowe wykonanie umowy.

Nie można zatem utożsamiać prowadzenia działalności w mediach społecznościowych z automatycznym prawem do rozliczania kosztów zabiegów kosmetycznych.

Jeżeli makijaż czy manicure służą bieżącemu utrzymaniu estetycznego wyglądu w codziennej aktywności zawodowej, nawet w przypadku osoby publicznej, wydatek nadal zachowuje charakter osobisty.

Wyjątek dotyczy wyłącznie sytuacji, w których wygląd staje się bezpośrednim, wymaganym elementem konkretnej usługi, a nie ogólnym standardem funkcjonowania przedsiębiorcy.

Dlaczego często urząd odrzuca te koszty?

Urząd je odrzuca właśnie ze względu na koszty reprezentacji, które są wyłączone z kosztów podatkowych. Makijaż często jest uznawany za „budowanie wizerunku” (reprezentację), a nie za „produkcję przychodu”.

Jeśli wydatek jest uznany za koszt uzyskania przychodu (cele firmowe), to co do zasady przysługuje również prawo do odliczenia podatku VAT z faktury. Jeśli jest to wydatek osobisty – VAT-u nie odliczamy.

Warto także być przygotowanym – zobacz checklistę i sprawdź, czy masz niezbędne elementy:

Checklista dokumentacyjna – przykład

• Faktura wystawiona na dane firmy.
• Umowa z kontrahentem/klientem (z zapisem o wymaganej stylizacji).
• Scenariusz sesji/nagrania.
• Link do gotowego materiału (zdjęcia/video), na którym widać efekt usługi.
• Zdjęcie „backstage”, dokumentujące, że usługa była elementem planu zdjęciowego.

Zobacz także krótkie podsumowanie z najczęstszymi przypadkami

Na zakończenie należy pokreślić, że ciężar wykazania tego związku spoczywa na podatniku.

To on powinien być w stanie udowodnić, że poniesiony wydatek pozostaje w bezpośrednim i obiektywnym związku z konkretnym przychodem lub z realizacją określonego zobowiązania umownego.

W praktyce oznacza to konieczność wykazania, że dany makijaż, stylizacja czy manicure były elementem niezbędnym do wykonania oznaczonej usługi, a nie jedynie przejawem ogólnej dbałości o estetyczny wygląd.

Podatnik powinien dysponować nie tylko prawidłowo wystawioną fakturą, ale również dokumentacją potwierdzającą kontekst gospodarczy wydatku – umową z kontrahentem, harmonogramem nagrania, opisem projektu, korespondencją dotyczącą wymagań co do stylizacji.

W przypadku ewentualnej kontroli to właśnie podatnik musi wykazać, że wydatek nie miał dominującego charakteru osobistego oraz że jego poniesienie było racjonalnie uzasadnione zakresem i specyfiką prowadzonej działalności.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa