Likwidacja biura rachunkowego – co musisz wiedzieć

Już sama decyzja o zakończeniu działalności gospodarczej nie jest łatwa, a dochodzą to tego jeszcze sprawy czysto formalne. Likwidacja biura rachunkowego na tym polu wydaje się jeszcze bardziej skomplikowana.

Niezależnie od tego, czy powodem jest zmiana branży, przejście na emeryturę, problemy zdrowotne czy trudności finansowe, właściciel firmy musi pamiętać, że obsługuje przedsiębiorców w zakresie wyjątkowo wrażliwym i istotnym dla ich biznesów – księgowości i podatków.

Oznacza to, że wykreślenie działalności z rejestru przedsiębiorców nie wystarczy.

Musi on zadbać o interesy klientów, księgi rachunkowe oraz dopełnienie wszystkich formalności. W innym wypadku naraża się na zarzuty ze strony klientów, w tym na odpowiedzialność finansową, a nawet karną skarbową.

Jak powinna przebiegać likwidacja biura rachunkowego? No to już zależy od tego, w jakiej formie prowadzona jest firma, czy zatrudnia pracowników oraz jakich klientów obsługuje.

Niemniej wiele jej elementów będzie tożsama dla wszystkich rodzajów biur – również tych jednoosobowych.

Pierwszy krok – powiadomienie klientów

Jeżeli decyzja została już podjęta i klamka zapadła, czas wziąć się do roboty. Pierwszym co powinien zrobić przedsiębiorca to poinformowanie swoich klientów o planowanej likwidacji biura rachunkowego.

Zwykle księgowych z kontrahentami łączą umowy cywilnoprawne – najczęściej o usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych. Umowy te powinny przewidywać okres wypowiedzenia np. 1 czy 3 miesiące, a także szczególne zasady rozwiązania.

Powiadomienie klientów najczęściej będzie jednoznaczne z wypowiedzeniem im umowy na prowadzenie ksiąg. Jednakże dobrą praktyką jest jeszcze wcześniejsze poinformowanie kontrahenta, że w najbliższym czasie umowa zostanie wypowiedziana, szczególnie jeżeli okresy umowne nie są zbyt długie.

Dla przykładu jeśli okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc, to dobrze, aby przedsiębiorca przedstawił kontrahentom sytuację kilka tygodni przed formalnym wypowiedzeniem.

Powiadomienie przy tym powinno być:

• pisemne – najlepiej przesłać je listem poleconym z potwierdzeniem odbioru; w ostateczności można to również zrobić mailem, upewniając się, że wiadomość została odczytana;
• terminowe – nie chodzi o sam obowiązek zachowania terminów wypowiedzenia, chodzi bardziej o zadbanie o interesy klientów poprzez pozwolenie im na spokojne znalezienie nowego biura;
• precyzyjne – powinno zawierać datę zakończenia obsługi, sposób przekazania dokumentów i ewentualne propozycje dalszej współpracy co do innego biura (jeżeli przedsiębiorca zna inne sprawdzone miejsca).

Likwidacja biura rachunkowego – co z dokumentacją?

Nie trzeba raczej tego tłumaczyć osobie prowadzącej biuro rachunkowe, ale dla formalności wspomnę, iż to klient odpowiada za swoje zobowiązania podatkowe oraz dokumentację księgową, nawet jeśli korzysta z usług wewnętrznego księgowego.

A zatem mimo iż biuro rachunkowe prowadzi ewidencje i rozliczenia w imieniu klientów, to dokumentacja księgowa należy do samych podatników, tj. klientów, a nie do biura.

W związku z tym w momencie zakończenia współpracy należy:

• zwrócić wszystkie dokumenty źródłowe takie jak faktury, rachunki, umowy, wyciągi bankowe czy oświadczenia klienta; odbiór dokumentów należy potwierdzić protokołem odbioru;
• jeżeli taka jest prowadzona – przekazać dokumentację elektroniczną, tj. zgrać wszystkie pliki JPK, ewidencje, księgi rachunkowe, zestawienia na dysk przenośny (np. płyty DVD czy pendrive) i wydać razem z dokumentami źródłowymi;
• przekazać dostępy do programów do obsługi ksiąg – jeżeli biuro korzystało z księgowości w systemie online, należy przekazać klientowi loginy i hasła albo wskazać inny sposób odzyskania danych.

Biuro rachunkowe ma przy tym prawo do zachowania odpisów dokumentacji rachunkowej klienta.

Powinno przy tym korzystać z tego uprawnienia, chociażby dla celów dowodowych.

W innym wypadku, w razie sporu sądowego przedsiębiorca może nie być w stanie udowodnić, iż wszystkie obowiązki wobec klienta zostały dopełnione.

Za niewydanie dokumentów klientowi właściciel biura może zostać pociągnięty do odpowiedzialności cywilnej – sąd ma prawo orzec o nakazie zwrotu dokumentacji oraz wypłacie odszkodowania, jeżeli to naraziło klienta na straty.

W skrajnych przypadkach zastosowanie będzie miał tu art. 276 KK – zgodnie z którym za niszczenie, uszkadzanie, ukrywanie czy usuwanie dokumentów, którymi nie ma prawa wyłącznie rozporządzać, sprawca musi liczyć się z karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawieniem wolności do lat 2.

Czy biuro musi zakończyć wszystkie okresy rozliczeniowe klientów?

Likwidacja biura rachunkowego to nie tylko posprzątanie biurka i zamknięcie drzwi do firmy, tutaj mamy bowiem jeszcze do czynienia z terminami podatkowymi klientów, w których imieniu działa księgowy.

Pojawia się więc pytanie – czy trzeba jeszcze dokończyć miesiąc lub kwartał rozliczeniowy, aby nie pozostawiać kontrahentów z problemem?

Co do zasady, dopóki umowa trwa, to biuro ma obowiązek prowadzić rozliczenia klienta do ostatniego dnia jej obowiązywania.

Jeżeli zatem zgodnie z zapisami kontraktowymi okres wypowiedzenia trwa 3 miesiące, to przez ten czas księgowi powinni prowadzić księgi rachunkowe kontrahenta.

Nie mogą oni z dnia na dzień powiedzieć „do widzenia” i przestać się odzywać. Byłoby to bardzo nieprofesjonalne i jednocześnie mogłoby narazić klienta na szkody.

Jest jeszcze możliwość porozumienia się z klientem – wówczas strony ustalają dokładne zasady rozstania, w tym również sposób i termin dokończenia danych okresów rozliczeniowych.

Z punktu widzenia bezpieczeństwa klientów bardzo ważne jest, by nie zostali oni pozostawieni sami sobie w środku okresu rozliczeniowego.

Biura często gwarantują w umowach, że obsługa księgowa – na wypadek rozwiązania umowy – zostaje wygaszona dopiero na koniec miesiąca lub kwartału, aby klienci mogli płynnie przejść do innego księgowego.

Czy można zaproponować inne biuro rachunkowe?

Czy zaproponowanie innego biura rachunkowego jest legalne?

Owszem, co więcej w praktyce jest to często stosowane rozwiązanie.

Likwidacja biura rachunkowego to problem również dla klientów, dlatego przedsiębiorca, proponując im kontynuację obsługi w zaprzyjaźnionym biurze rachunkowym, w gruncie rzeczy im pomaga. Sam nie ma w tym za wiele korzyści.

Warto jednak pamiętać o kilku zasadach takiego działania:

• rekomendacja sama w sobie nie jest podstawą do przekazania dokumentów – klient musi sam wyrazić na to zgodę (najlepiej na piśmie) lub odebrać swoje księgi i samodzielnie przekazać je nowemu księgowemu;
• ważne, aby o rekomendacji czy już przekazaniu wiedziały obie strony przyszłej umowy – przedsiębiorca powinien zatem powiadomić zarówno klienta, jak i zaproponowane biuro;
• dobrze jest zaproponować kilka alternatyw do wyboru kontrahenta. Dzięki temu właściciel likwidującego się biura uniknie podejrzeń o zmowę czy prowizję.

W praktyce skontaktowanie klienta z nowym księgowym chroni jego interesy i pozwala przejść płynnie z jednego biura do drugiego, zamiast w pośpiechu szukać nowego księgowego.

Co, gdy jeden z pracowników biura chce przejąć klientów?

Likwidacja biura rachunkowego kończy działalność jego właściciela. Nie oznacza to jednak, że również pracownicy mają zakończyć swoją aktywność zawodową.

W takim wypadku może się zdarzyć, że któryś z księgowych będzie chciał przejąć klientów biura. W końcu taka osoba doskonale zna już profil przedsiębiorstw kontrahentów, system księgowy oraz ma doświadczenie w pracy na ich dokumentacji.

Tak sytuacja może budzić wiele emocji – w końcu to właściciel biura wyrobił sobie markę i zadbał o pozyskanie klientów. Dlaczego ktoś miałby mu teraz to odbierać?

Tylko że tutaj biuro rachunkowe jest likwidowane, po co zatem blokować dostęp do portfela klientów osobom, które są w stanie w bardzo dobry sposób zadbać o interesy dawnych kontrahentów?

Zatem, o ile nie obowiązuje zakaz konkurencji wprowadzony w umowie o pracę lub w odrębnej umowie, były pracownik może przejąć klientelę likwidowanego biura, nawet nie pytając o pozwolenie dawnego pracodawcę.

Koniec końców to i tak klient ma ostatnie słowo, czy zdecyduje się na byłego pracownika, czy przejdzie do innego miejsca.

Jeśli jednak pracownika obowiązuje zakaz konkurencji, wówczas to już od właściciela biura zależy, czy rozwiąże umowę lojalnościową z byłbym pracownikiem, czy też prawnie zablokuje mu możliwość pozyskania dawnych klientów.

Z perspektywy właściciela biura rachunkowego dobrze jest od razu ustalić – czy właśnie przekazać klientów byłemu pracownikowi, czy też wszystkich kontrahentów skierować do innego podmiotu, np. zaprzyjaźnionego biura rachunkowego.

Likwidacja firmy – wykreślenie z rejestru

Jeżeli sprawy klientów zostały zabezpieczone, właściciel biura rachunkowego może rozpocząć tą właściwą likwidacją firmy.

Ta natomiast w wielkim skrócie polega na wykreśleniu działalności gospodarczej z rejestru – CEIDG lub KRS.

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej

Zamknięcie jednoosobowej działalności gospodarczej, jeśli przedsiębiorca nie posiada środków trwałych ani wyposażenia (np. prowadzi firmę w domu, korzystając z prywatnego sprzętu), jest zazwyczaj procesem prostym.

W zasadzie wystarczy złożyć wniosek o wykreślenie wpisu w CEIDG.

Aktualnie można to zrobić przez internet, ale pozostają jeszcze te tradycyjne sposoby – listowny lub osobiście w urzędzie. Wykreślenie powinno nastąpić maksymalnie w ciągu 7-dni od daty faktycznego zakończenia działalności.

Jeżeli jednak w firmie figurują jeszcze środki trwałe lub wyposażenie, wówczas sprawa się nieco komplikuje. Konieczne jest bowiem wtedy sporządzenie remanentu likwidacyjnego dla celów VAT. Jednakże dla księgowego wszystkie te czynności nie powinny sprawić większego problemu.

Zamknięcie biura prowadzone w formie sp. z o.o. 

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest najczęściej wybieraną formą wśród biur rachunkowych.

Proces likwidacji w takim przypadku jest już nieco cięższy niż ma to miejsce przy JDG. Konieczne jest tutaj przejście przez wieloetapową i ściśle uregulowaną procedurę, która w praktyce może trwać wiele miesięcy.

Likwidacja spółki z o.o. obejmuje kilka faz – rozpoczęcie likwidacji, prowadzenie działalności w jej trakcie oraz zakończenie postępowania. Każdy z tych etapów wiąże się z licznymi czynnościami formalnymi i decyzjami, które należy podjąć, aby na końcu sąd wykreślił firmę z KRS.

Omówienie w tym artykule całego procesu jest niemożliwe, dlatego w tym temacie odsyłam do artykułu: Likwidacja spółki z o.o. – jak przejść przez całą procedurę?

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego