Księgowość w hotelu – na co zwrócić uwagę prowadząc hotel?

Prowadzenie hotelu to nie tylko konieczność zadbania o komfort gości, czyste pokoje, smaczne posiłki w restauracji znajdującej się w obiekcie czy atrakcje dla dzieci. To również umiejętność dostosowania rachunkowości do specyfiki działalności.

Branża turystyczno-wypoczynkowa stawia przed przedsiębiorcą wyzwania finansowe, które wymagają starannego planowania, dobrej organizacji i skrupulatnej kontroli.

Dobrze prowadzona księgowość w hotelu może zapewnić sukces przedsiębiorstwa mimo paru niedociągnięć w innych sektorach tej działalności. Na co zwrócić uwagę prowadząc rachunkowość w takim przedsiębiorstwie? Przyjrzyjmy się temu.

Księgowość w hotelu – wiele rodzajów działalności w jednym miejscu

Prowadzenie hotelu nie ogranicza się do wydawania gościom kluczy do ich pokoju oraz sprzątania zaraz po ich wymeldowaniu. Oprócz działalności noclegowej to także prowadzenie restauracji, baru, SPA, basenu, sal konferencyjnych, minigolfa czy kortu tenisowego.

W ofertach hoteli znajdziemy również organizację imprez, przewóz gości, wypożyczalnie samochodów czy sprzedaż pamiątek. W praktyce tak szeroki wachlarz usług oznacza konieczność prowadzenia dokładnej ewidencji przychodów z podziałem na konkretne rodzaje świadczeń.

Przedsiębiorcy z branży hotelowej to także podatnicy VAT. Tutaj też nie działa to do końca w taki sam sposób, jak w „zwykłych” firmach.

Dla rozliczania podatku od towarów i usług istotny jest moment powstania obowiązku podatkowego, co wcale nie jest tak oczywiste, szczególnie w przypadku przedpłat, opłat bezzwrotnych czy rozliczeń pakietowych.

Księgowość w hotelu – mnogość transakcji do zaewidencjonowania

Prowadząc działalność opartą na tak wielu filarach, ważne jest, aby się w tym nie pogubić. Ewidencja przychodów nie tylko musi być prowadzona skrupulatnie, ale również czytelnie.

Stąd też podstawą jest prawidłowy podział transakcji, jakie będą księgowane w firmie.

Oprócz tego szczegółowy podział pozwoli na późniejszą analizę działalności, przedsiębiorca będzie mógł wyłuskać z zebranych danych, jakie rodzaje pokojów wynajmują się najczęściej, jakie atrakcje hotelowe są najbardziej oblegane, z czego można zrezygnować w ramach oszczędności, czy w co zainwestować, aby obiekt stał się atrakcyjniejszy dla potencjalnych odwiedzających.

Transakcje przeprowadzane w hotelu możemy podzielić standardowo na przychody i koszty.

Do przychodów zaliczymy te pochodzące z:

• wynajmu pokoi – obejmują wpływy związane z wynajmem pokoi, w tym przedpłaty, dopłaty do pokoi o wyższym standardzie, czy też odszkodowania za zniszczenia dokonane przez gości. W celu prowadzenia prawidłowej analizy działalności, przedsiębiorca powinien rozróżnić przychody według różnych typów pokoi (apartamentów);
• sprzedaży żywności i napojów – chodzi głównie o zyski z restauracji, barów, obsługi pokoi (room service) oraz imprez okolicznościowych. Podział przychodów powinien skupiać się w szczególności na poszczególnych punktach gastronomicznych oraz rodzajach usług (np. śniadanie, obiad, kolacja);
• wynajmu sal konferencyjnych – nie jest to tak często spotykana usługa jak dwie poprzednie, ale z całą pewnością centra konferencyjne odpowiadają za znaczną część przychodów obiektów, w których się znajdują;
• przychody z usług dodatkowych – hotele często oferują dodatkowe atrakcje dla gości, takie jak spa, basen, fitness, parking, czy wypożyczalnia samochodów. Część z nich z oczywistych względów jest bezpłatna, jednakże niektóre usługi siłą rzeczy muszą na siebie zarabiać, jak chociażby wypożyczalnia samochodów czy transfery na lotnisko. Tutaj również należy dzielić transakcje w zależności od ich rodzaju, aby monitorować, które usługi są rentowne, a które cieszą się zerowym zainteresowaniem.

Księgowość w hotelu to nie tylko ewidencja przychodów, to również rejestrowanie kosztów.

A tych jest naprawdę dużo. Do najczęściej spotykanych możemy zaliczyć:

• wynagrodzenia etatowych pracowników hotelu oraz innych zleceniobiorców i wykonawców (np. elektryków, hydraulików, trenerów itd.);
• media – opłaty za wodę, gaz, energię elektryczną;
• wydatki związane z utrzymaniem obiektu – koszty konserwacji budynków oraz napraw wyposażenia;
• wydatki związane z utrzymaniem czystości – koszt zakupu środków czystości, pranie pościeli, ręczników, obrusów itd.
• marketing i reklama – w gąszczu rynku turystyczno-wypoczynkowego, aby być widocznym, trzeba wiele energii i pieniędzy przeznaczyć na marketing (prowadzenie social mediów, wykopowanie reklam w radiu, gazetach, internecie), sporym kosztem może być również utrzymanie strony internetowej hotelu oraz platformy odpowiedzialnej za rezerwację pokoi i innych atrakcji dostępnych w obiekcie;
• koszty administracyjne – obejmują różnego rodzaju wydatki związane z prowadzeniem hotelu, jak opłaty za najem, doradztwo, usługi prawne, oprogramowanie księgowe, ubezpieczenia, programy lojalnościowe itp.
• koszty amortyzacyjne – środki trwałe w realiach hotelowych odgrywają ważną rolę, w końcu ogrom wyposażenia hotelu jest używane dłużej niż rok i warte co najmniej 10 tys. zł. Amortyzacja jest istotnym kosztem, który znacznie pozwala obniżyć przychód (i zaoszczędzić na podatku dochodowym);
• koszty finansowe – aktualnie ciężko wyobrazić sobie prowadzenie tak wielkiego biznesu, jakim jest obiekt hotelowy, bez leasingów, kredytów i pożyczek. Każdy z tych produktów jednak kosztuje, tj. przedsiębiorca regularnie musi spłacać odsetki oraz inne opłaty bankowe. Trzeba o tym pamiętać i brać pod uwagę planując budżet firmy.

Księgowość w hotelu – faktura czy paragon?

Prowadząc hotel, przedsiębiorca musi zaprzyjaźnić się z kasą fiskalną. Co do zasady w tym rodzaju działalności większość usług jest ewidencjonowana przy pomocy kasy fiskalnej.

Faktury VAT stosowane są przy transakcjach biznesowych (w kontaktach przedsiębiorca – przedsiębiorca). W praktyce zatem większość usług hotelarskich wymaga fiskalizacji.

Dla małych obiektów wystarczy jedna kasa, jednakże w dużych ośrodkach każde miejsce (jak recepcja hotelowa, bary, restauracje, recepcja SPA, korty tenisowe, wypożyczalnia aut) powinny posiadać oddzielne kasy fiskalne.

Konieczne jest tutaj przeprowadzanie codziennych ewidencji raportów fiskalnych.

Aktualnie większość hoteli korzysta z systemów PMS (Property Management System – system zarządzania nieruchomościami), które obsługują i integrują rezerwacje, płatności i fakturowanie.

Takie narzędzie wymaga integracji z systemem księgowym hotelu oraz kasami fiskalnymi. Ciężko wyobrazić sobie sytuację, aby księgowy przez 24/7 monitorował rezerwacje w hotelach i w ciągu kilku chwil wystawiał rachunek do transakcji.

Co z VAT?

Smutnym obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest rozliczanie się z fiskusem. Księgowość w hotelu musi być także na to przygotowana, a w tym przypadku nie jest to takie proste.

Różne produkty i usługi mają bowiem różne stawki VAT, tj.:

• 23% – m.in. na alkohol, usługi SPA, masaże, wynajem sal konferencyjnych;
• 8% – wynajem pokoi;
• 5% – na niektóre produkty gastronomiczne (w szczególności żywność).

Ważne jest orientowanie się w tej materii, aby nie narazić się na konieczność zwrotu podatku wraz z odsetkami.

Odnośnie do samego księgowania sprzedaży, to kłopotliwe może być ustalenie momentu powstania obowiązku podatkowego.

Ten bowiem powstaje z chwilą wykonania usługi lub otrzymania całości lub części zapłaty – w zależności od okoliczności sprawy.

Dla usług hotelarskich, jeżeli klient płaci z góry, obowiązek podatkowy powstaje już z chwilą otrzymania zapłaty, niezależnie od momentu wykonania usług.

W przypadku bezzwrotnych przedpłat – VAT należy naliczyć już w momencie ich przyjęcia, mimo że usługa zostanie wykonana dopiero później (lub też wcale, jeśli gość się nie pojawi w obiekcie, w umówionym terminie).

To też oznacza, że w sytuacji gdy goście dokonają przedpłaty (niezwrotnej), a następnie nie przyjadą do hotelu, przedsiębiorca ma obowiązek rozliczenia się z urzędem skarbowym od kwoty, którą zatrzymał.

Rezerwacje – kiedy powstaje przychód?

Hotele rezerwują pokoje, nie jest to żadną tajemnicą. Ciężko byłoby planować np. wakacje, nie mając pewności, że będziemy mieli gdzie spać.

Bywa jednak, że goście dokonują rezerwacji, a następnie nie przyjeżdżają, dlatego też coraz częściej hotele przyjmują bezzwrotne przedpłaty za pobyt w obiekcie.

Jak księgować takie kwoty?

Taką przedpłatę należy traktować jak zadatek (lub zaliczkę). Z punktu widzenia ustaw o PIT i CIT takie wpłaty nie stanowią przychodu w momencie ich otrzymania.

Przychód powstaje dopiero z chwilą wykonania usługi.

Wyjątkiem są jednak sytuacje, w których zaliczka zostaje zatrzymana z powodu niewykonania usługi z winy wpłacającego zaliczkę (tj. gościa).

Jeśli gość nie przyjeżdża i opłata zostaje zatrzymana przez hotel, to przedsiębiorca ma obowiązek rozliczenia się z urzędem skarbowym, zarówno jeśli chodzi o podatek dochodowy, jak i VAT – w chwili zatrzymania zaliczki.

Jak rozliczać programy lojalnościowe i pakiety specjalne?

Chcąc przyciągnąć klientów, hotele coraz częściej wdrażają programy lojalnościowe oraz oferują pakiety specjalne (np. pakiety zaręczynowe, walentynkowe, sylwestrowe).

Jest to korzystne z punktu widzenia budowania relacji z klientami, ale czy proste do zaksięgowania?

Z punktu widzenia rachunkowości kluczowe jest odpowiednie ujęcie punktów lojalnościowych oraz zniżek, które są udzielane w przyszłości.

W momencie sprzedaży usługi, za którą gość otrzymuje punkty, należy rozważyć czy stanowią one przysporzenie o charakterze rabatu przyszłego, czy też tworzą zobowiązanie po stronie hotelu.

Jeśli punkty są wymienialne na usługi lub produkty, wówczas powstaje obowiązek utworzenia rezerwy na zobowiązania z tytułu programu lojalnościowego.

Z kolei w przypadku podatku VAT należy przeanalizować czy rabat udzielony w formie punktów będzie miał wpływ na podstawę opodatkowania – istotna jest wartość faktycznie zapłacona przez klienta.

Odnośnie do pakietów specjalnych, są one klasyfikowane jako usługi kompleksowe.

Dla przykładu, jeżeli pakiet obejmuje nocleg, kolację, wizytę w SPA oraz bukiet kwiatów, należy określić, która usługa jest dominująca.

W przypadku hoteli najczęściej będzie to usługa noclegowa. Pozostałe elementy pakietu stanowią świadczenia pomocnicze. W takiej sytuacji przyjmuje się jednolitą stawkę VAT właściwą dla usługi głównej.

Tutaj będzie to 8% VAT. Sposób rozliczania podatku dochodowego tutaj się nie zmienia.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego