KSeF w praktyce: 5 najtrudniejszych pytań i odpowiedzi

Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur już za nami. To jedna z największych zmian w polskim systemie rozliczeń podatkowych od czasu wprowadzenia plików JPK.

Mimo że sam pomysł na centralny elektroniczny obieg faktur wydaje się prosty — faktura trafia do systemu, tam uzyskuje oficjalny numer i tam również może ją odebrać kontrahent — to w praktyce pojawia się wiele wątpliwości, zwłaszcza w sytuacjach nietypowych czy „granicznych”.

Przeszło miesiąc od wejścia KSeF przedsiębiorcy pytają już nie o kwestie techniczne, a przede wszystkim o skutki podatkowe, odpowiedzialność oraz bezpieczeństwo danych.

Mają one charakter praktyczny i odnoszą się do realnych sytuacji, które mogą wydarzyć się w codziennym prowadzeniu działalności gospodarczej.

Artykuł wyjaśnia kluczowe wątpliwości dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur, w tym rozliczanie faktur na przełomie miesięcy, obowiązki firm zagranicznych, działanie w trybie offline oraz kwestie prywatności przy nadawaniu uprawnień.

I Co się stanie, gdy wyślę fakturę do KSeF 31 marca o godzinie 23:50, a system nada jej numer KSeF dopiero 1 kwietnia o 00:05? W którym miesiącu rozliczyć VAT?

Pytanie to ujawnia fundamentalną zmianę w rozumieniu momentu wystawienia faktury, jaka przyszła razem z obowiązkowym KSeF.

W tradycyjnym modelu fakturowania moment wystawienia faktury był uzależniony od działania sprzedawcy — w zasadzie decydowała data wskazana na dokumencie.

W KSeF ustawodawca wprowadził jednak zasadę, zgodnie z którą faktura ustrukturyzowana jest uznana za wystawioną dopiero w chwili prawidłowego wprowadzenia jej do systemu.

Oznacza to, że:

• samo wysłanie pliku XML do systemu nie oznacza jeszcze wystawienia faktury;
• momentem wystawienia faktury jest chwila pozytywnej weryfikacji dokumentu przez KSeF;
• data wystawienia faktury jest widoczna w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

Zgodnie z art. 106na ust. 1 ustawy o VAT datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej jest data przesłania dokumentu do KSeF – o ile data wystawienia faktury, wskazana przez podatnika w polu P_1 jest tożsama.

Jeżeli jednak data przesłania faktury do KSeF będzie późniejsza niż data wskazana na fakturze przez podatnika w polu P_1, to faktura zostanie uznana za wystawioną w trybie offline24, a datą jej wystawienia będzie data wskazana przez podatnika na fakturze w polu P_1 (a nie data przesłania jej do KSeF).

Odnosząc się do sytuacji z pytania, wskazać należy, że datą wystawienia faktury jest data przesłania faktury do systemu.

Zatem jeżeli podatnik wyślę fakturę do KSeF 31 marca o godzinie 23:50, a system nada jej numer dopiero 1 kwietnia o 00:05, to i tak datą wystawienia pozostaje 31 marca.

Faktura powinna zostać ujęta w rozliczeniu VAT za marzec.

Ważne! Trzeba jednak pamiętać, że jeśli data wskazana w polu P_1 będzie późniejsza niż data przesłania faktury do KSeF, wówczas nastąpi odrzucenie pliku XML na bramce. Data w polu P_1 nie może być datą z przyszłości.

Praktyczna rekomendacja jest jednak taka, aby nie zostawiać wysyłki faktur na ostatnie minuty miesiąca. Bezpiecznym rozwiązaniem jest przesyłanie faktur do KSeF z odpowiednim wyprzedzeniem — przynajmniej kilka godzin wcześniej, a najlepiej co najmniej z dziennym wyprzedzeniem.

II Czy zagraniczna firma z oddziałem w Polsce musi korzystać z KSeF?

Odpowiedź na powyższe pytanie brzmi – to zależy. Kluczowe znaczenie ma charakter działalności prowadzonej na terytorium kraju.

Jak czytamy w art. 106ga ustawy o VAT:

podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.

obowiązek ten nie dotyczy wystawiania faktur:

• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju;
• przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę;
• przez podatnika korzystającego z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 7, 7a i 9, dokumentujących czynności rozliczane w tych procedurach.

Powyższe oznacza, że obowiązek korzystania z KSeF dotyczy podatników posiadających:

• siedzibę działalności gospodarczej w Polsce lub
• stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium Polski, jeżeli uczestniczy ono w transakcji.

Zagraniczna firma posiadająca oddział w Polsce nie zawsze automatycznie podlega obowiązkowi KSeF. Oddział bowiem nie jest odrębnym podatnikiem — podatnikiem pozostaje podmiot zagraniczny.

Jeżeli zatem zagraniczna firma jest zarejestrowana jako podatnik VAT w Polsce, polski oddział faktycznie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług oraz faktura dokumentuje transakcję uznawaną za krajową z perspektywy VAT, firma musi korzystać z KSeF.

Za kolei przedsiębiorstwa zagraniczne, które nie posiadają w Polsce ani siedziby, ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej, mogą w dalszym ciągu wystawiać faktury elektroniczne lub papierowe.

Z KSeF mogą jednak korzystać na zasadzie dobrowolności.

Aby ułatwić sobie pracę warto wybrać program księgowy, który jest zintegrowany z KSeF – jak 360 Księgowość:

III Co mam zrobić, gdy moje biuro nie ma internetu, a muszę wystawić fakturę „już”?

Ustawodawca przewidział rozwiązanie na wypadek „awarii” u podatników.

Całkowite uzależnienie fakturowania od dostępu do sieci mogłoby sparaliżować działalność wielu przedsiębiorstw. Dlatego też powstał tzw. tryb offline24.

Jeżeli w przedsiębiorstwie zabrakło internetu, fakturę należy wystawić lokalnie – w trybie offline24 – z zachowaniem aktualnej struktury FA(3), a następnie przekazać ją do KSeF niezwłocznie, jednak nie później niż w następnym dniu roboczym.

Procedura wygląda następująco:

• przedsiębiorca wystawia fakturę ustrukturyzowaną lokalnie – offline (zgodną ze schematem KSeF);
• następnie przekazuje ją kontrahentowi w uzgodniony sposób (np. w pliku .pdf drogą mailową);
• po odzyskaniu dostępu do internetu przesyła fakturę do KSeF – nie później niż w następnym dniu roboczym.

W omawianym trybie data wystawienia faktury zostaje wskazana przez podatnika na fakturze. Jest to data wpisana w polu P_1. A co z datą otrzymania faktury przez nabywcę?

Zasada jest taka, że faktura wystawiona poza KSeF jest uznawana za otrzymaną w dniu nadania jej numeru KSeF, oczywiście jeśli trafi do nabywcy za pośrednictwem systemu.

Jeżeli jednak faktura jest wystawiana na rzecz podmiotów wskazanych w art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT (m.in. podmioty zagraniczne, konsumenci, nabywcy bez NIP) i została udostępniona poza KSeF, za datę jej otrzymania uznaje się dzień faktycznego przekazania faktury nabywcy, zgodnie z uzgodnionym przez strony sposobem.

Jeżeli faktura wystawiona poza KSeF nie ma jeszcze nadanego numeru KSeF, a nabywcą jest krajowy podatnik posiadający NIP, sprzedawca może wydać mu potwierdzenie transakcji.

W trybie awaryjnym potwierdzenie transakcji może zostać wydane również wtedy, gdy faktura została udostępniona nabywcy w KSeF – jako dokument pomocniczy do momentu pełnej identyfikacji faktury w systemie.

IV Jeśli nadam uprawnienia księgowej do odbierania faktur w KSeF, to czy będzie ona widzieć faktury za moje prywatne zakupy (jeśli wziąłem je na firmę)?

KSeF wprowadził trzy główne rodzaje uprawnień:

• uprawnienia do zarządzania uprawnieniami (uprawnienia administracyjne) – dają możliwość nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień innym użytkownikom KSeF. To najszersze uprawnienie i ma je domyślnie podatnik, ale może je następnie przekazać również innym osobom;
• uprawnienia do wystawiania faktur – prawo do generowania nowych dokumentów sprzedażowych w systemie;
• uprawnienia do dostępu do faktur – możliwość przeglądania i pobierania faktur zgromadzonych w KSeF.

Jak widać opcji nie jest wiele. Co więcej, system nie daje możliwości „filtrowania” uprawnień i przydzielania ich w bardziej szczegółowych obszarach.

W przypadku dostępu do faktur pamiętać trzeba, że system nie analizuje celu zakupu, nie dzieli również dokumentów na te firmowe i „prywatne”.

Jeżeli faktura jest wystawiona na dane podatnika, trafia do jego konta w KSeF.

Osoba uprawniona do przeglądania faktur, pobierania dokumentów i zarządzania fakturami uzyskuje dostęp do wszystkich faktur przypisanych do danego NIP-u.

Oznacza to, że księgowa zobaczy:

• faktury za zakupy mieszane (prywatne i prywatno-firmowe);
• faktury dotyczące samochodów zarządu;
• wydatki reprezentacyjne;
• zakupy biznesowo „wrażliwe” czy „graniczne”.

KSeF nie umożliwia selektywnego ukrywania określonych grup faktur przed użytkownikami o określonych uprawnieniach.

Dlatego nadawanie uprawnień powinno być poprzedzone dogłębną analizą.

Warto stosować zasadę minimalnego dostępu oraz wprowadzić dokładne i szczegółowe procedury wewnętrzne dotyczące poufności danych.

V Wymieniamy się z inną firmą usługami (barter). Jak zaznaczyć w KSeF, że nie będzie przelewu pieniężnego?

Barter, czyli świadczenie wzajemne bez przepływu gotówki – jeśli strony są podatnikami podatku od towarów i usług – wymaga udokumentowania fakturą VAT w systemie KSeF.

Wygląda to w ten sposób, że każda ze stron powinna wystawić fakturę dokumentującą własne świadczenie, określając jego wartość rynkową.

Istotne jest to, że KSeF nie posiada specjalnego pola oznaczonego jako „barter”.

Faktury dokumentujące usługi barterowe w systemie KSeF traktowane są jak standardowe faktury ustrukturyzowane, ponieważ barter z punktu widzenia prawa podatkowego jest odpłatną dostawą towarów lub świadczeniem usług.

Oznacza to, że transakcja taka nie jest w żaden sposób ryzykowna podatkowo. Trzeba jednak pamiętać, aby barter był prawidłowo odzwierciedlony poprzez wskazanie standardowej (rynkowej) kwoty należności oraz dodanie informacji opisowej w polu uwag lub opisu transakcji.

Brak przelewu nie jest problemem, jeżeli istnieje świadczenie wzajemne, strony wykazują VAT należny, a transakcja ma rzeczywisty charakter gospodarczy.

Dla zapewnienia większej transparentności w przypadku kontroli podatkowej warto rozważyć zawarcie dodatkowych zapisów w umowie między stronami, dokładnie opisującej sposób rozliczania się na zasadach barteru.

Najważniejsze jest zachowanie spójności dokumentacyjnej — organ podatkowy analizuje całość zdarzenia gospodarczego, a nie wyłącznie sposób zapłaty.

Słowniczek pojęć KSeF

Faktura ustrukturyzowana

Faktura wystawiona przy użyciu KSeF, mająca postać pliku XML zgodnego z oficjalną strukturą logiczną tzw. schemą. Dokument jest uznany za wystawiony w chwili jego przesłania do systemu (z wyłączeniem trybu offline).

Numer KSeF

To unikalny, 36-znakowy identyfikator nadawany każdej fakturze przez system. Nie jest on tożsamy z numerem faktury nadanym przez wystawcę. Zawiera m.in. NIP sprzedawcy, datę oraz ciąg znaków kontrolnych.

Pole P_1 (Data wystawienia)

Specyficzne pole w strukturze XML faktury, w którym podatnik wpisuje datę wystawienia dokumentu. W KSeF pole to musi być zgodne z datą faktycznego przesłania pliku do systemu, aby taka faktura była uznana za wystawioną w dniu jej wysyłki.

Struktura logiczna (Schema FA)

To wzór dokumentu elektronicznego publikowany przez MF (obecnie wersja FA(3)). Określa ona precyzyjnie, jakie pola muszą znaleźć się w pliku XML, aby został on uznany za poprawną fakturę przez bramkę KSeF.

Metody uwierzytelnienia

To sposoby logowania i autoryzacji w systemie KSeF. Obejmuje m.in. kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany, pieczęć elektroniczną lub też specjalny token generowany wewnątrz systemu.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego