KSeF w budownictwie – wyzwania

Obowiązkowe wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla branży budowlanej nie tylko zmianę techniczną, lecz przede wszystkim konieczność uporządkowania procesów rozliczeniowych.

Wprowadzenie KSeF stanowi zasadniczą zmianę sposobu dokumentowania sprzedaży i rozliczeń, która w budownictwie ma szczególne znaczenie ze względu na specyfikę realizowanych kontraktów.

Wieloetapowe fakturowanie, rozproszenie dokumentacji, centralne rozliczanie kosztów, długoterminowy charakter umów oraz częste zmiany zakresu prac powodują, że implementacja systemu wymaga szczególnej uwagi organizacyjnej.

W praktyce kluczowe staje się nie samo wystawienie czy odbiór faktury, lecz zapewnienie jej prawidłowego powiązania z projektem i dokumentacją inwestycji.

Kluczowe informacje w skrócie:

• Główne wyzwanie: Rozdzielenie faktury ustrukturyzowanej (XML) od dokumentacji technicznej i protokołów odbioru.
• Ryzyko: Brak powiązania faktury z konkretnym projektem (MPK) przy automatycznym pobieraniu dokumentów z systemu Ministerstwa Finansów.

Specyfika rozliczeń w budownictwie a KSeF

Branża budowlana charakteryzuje się wieloetapowym fakturowaniem.

Umowy przewidują harmonogramy rzeczowo-finansowe, na podstawie których wystawiane są faktury częściowe.

Dodatkowo powszechne są faktury zaliczkowe, końcowe oraz korekty wynikające ze zmian zakresu robót, protokołów odbioru czy kar umownych.

Istotnym wyzwaniem jest także zapewnienie zgodności danych zawartych w fakturze ustrukturyzowanej z warunkami kontraktu.

Błędy w zakresie numeru umowy, zakresu robót, etapu realizacji czy kwot mogą wymagać wystawienia faktury korygującej, co przy dużej liczbie dokumentów generuje ryzyko operacyjne.

Faktury zaliczkowe i częściowe

W budownictwie zaliczki stanowią częsty element finansowania inwestycji.

Wystawienie w Krajowym Systemie e-Faktur wymaga precyzyjnego określenia kwoty otrzymanej zapłaty oraz jednoznacznego powiązania jej z konkretną umową lub projektem.

Po wykonaniu części robót wystawiana jest faktura częściowa, która może pomniejszać wartość kontraktu o wcześniej otrzymane zaliczki.

Błędne wykazanie wartości netto, VAT lub nieprawidłowe odniesienie do wcześniejszych dokumentów może prowadzić do rozbieżności między ewidencją księgową a danymi przesłanymi do systemu.

Korekty i zmiany zakresu robót

W toku realizacji inwestycji budowlanych często dochodzi do robót dodatkowych, zamiennych lub rezygnacji z części prac.

Każda zmiana wartości kontraktu wymaga odpowiedniego udokumentowania.

W KSeF faktury korygujące również funkcjonują w formie ustrukturyzowanej i muszą jednoznacznie odnosić się do faktury pierwotnej.

W praktyce oznacza to konieczność zachowania pełnej spójności danych identyfikacyjnych dokumentów.

Błędy techniczne lub niespójność numeracji mogą utrudnić prawidłowe rozliczenie podatku VAT oraz kontrolę wewnętrzną.

Obieg dokumentów i odpowiedzialność

W przedsiębiorstwach budowlanych proces fakturowania jest ściśle powiązany z działem technicznym, kierownikami budów oraz działem kontraktów.

Wdrożenie KSeF wymaga ustalenia jednoznacznych zasad odpowiedzialności za:

• weryfikację danych przed wysyłką faktury,
• terminowe przekazywanie protokołów odbioru,
• kontrolę zgodności wartości z harmonogramem,
• archiwizację i dostęp do dokumentów.

Brak właściwej organizacji może prowadzić do opóźnień w wystawianiu faktur, a tym samym do zaburzeń płynności finansowej.

Wypróbuj za darmo nasze inteligentne i proste oprogramowanie do księgowości online.

Dodatkowe wyzwania w zakresie kontroli kosztów i kompletności dokumentacji

W działalności budowlanej sama faktura nie stanowi wystarczającej podstawy do rozliczenia kosztu.

Aby prawidłowo ująć wydatek oraz przypisać go do właściwej inwestycji, konieczne jest powiązanie dokumentu z umową, zamówieniem, protokołem odbioru robót lub inną dokumentacją potwierdzającą zakres wykonanych prac.

W modelu KSeF faktura jest dostępna w systemie, natomiast dokumenty towarzyszące pozostają poza nim – w obiegu papierowym, w korespondencji mailowej lub w zasobach projektowych na budowie.

Powoduje to ryzyko rozdzielenia dokumentu księgowego od dokumentacji merytorycznej, która potwierdza zasadność kosztu.

W praktyce przy równoległej realizacji kilku inwestycji oraz współpracy z licznymi podwykonawcami może to prowadzić do sytuacji, w której:

• faktura zostaje pobrana z KSeF, lecz brak jest informacji, którego projektu dotyczy,
• dokument nie jest przypisany do właściwego MPK lub budowy,
• księgowość nie posiada kompletu dokumentów umożliwiających weryfikację zakresu robót,
• proces akceptacji wydłuża się z uwagi na konieczność ustalania zasadności kosztu.

Brak jednoznacznego przypisania faktury do projektu skutkuje nie tylko problemami organizacyjnymi, lecz również utrudnia bieżącą kontrolę budżetu inwestycji.

Koszty mogą zostać ujęte w ewidencji bez właściwego oznaczenia projektu, co zaburza analizę rentowności oraz kontrolę wykonania harmonogramu finansowego.

Z perspektywy rachunkowości zarządczej oraz kontroli wewnętrznej kluczowe znaczenie ma zatem takie zaprojektowanie obiegu dokumentów, aby faktura pobrana z KSeF była niezwłocznie:

• przypisana do konkretnej inwestycji lub Miejsca Powstawania Kosztów (MPK),
• powiązana z dokumentami potwierdzającymi wykonanie robót,
• skierowana do właściwej osoby odpowiedzialnej za merytoryczną weryfikację.

Dopiero po spełnieniu tych warunków możliwe jest rzetelne zatwierdzenie kosztu i terminowe uregulowanie zobowiązania.

Jak przesyłać protokoły odbioru?

Ponieważ system KSeF nie obsługuje załączników (protokołów koniecznych w budownictwie), firmy muszą wypracować model dwutorowy:

1. E-faktura w KSeF: Zawierająca unikalny numer protokołu w polu tekstowym.
2. Link/Repozytorium: Wysłanie protokołu drogą mailową lub udostępnienie go w chmurze z referencją do numeru KSeF faktury.
3. Kod QR: Na wizualizacji faktury (PDF) musi znaleźć się kod QR, który pozwoli powiązać dokument papierowy/elektroniczny z danymi w systemie ministerialnym.

Przypisanie kosztu do budowy przy automatycznym napływie faktur z KSeF

Faktury mogą być pobierane z KSeF w sposób zautomatyzowany, co usprawnia ich rejestrację, jednak nie rozwiązuje problemu prawidłowej alokacji kosztu do konkretnej inwestycji lub MPK.

Jeżeli dokument nie zostanie od razu powiązany z projektem oraz dokumentacją potwierdzającą wykonanie robót, proces akceptacji ulega wydłużeniu, a kontrola budżetu inwestycji zostaje osłabiona.

Dlatego kluczowe jest zapewnienie takiej organizacji obiegu, która umożliwi natychmiastowe przypisanie faktury do projektu i jej merytoryczną weryfikację.

Ważne pytania:

Czy fakturę za roboty budowlane można wystawić przed protokołem?

Obowiązek podatkowy w budownictwie powstaje najczęściej z chwilą wystawienia faktury (nie później niż 30. dnia od wykonania usług). KSeF wymusza dyscyplinę – data wystawienia to data wysyłki do systemu, co musi być zsynchronizowane z podpisaniem protokołu.

Co z samofakturowaniem (self-billing) w budownictwie?

KSeF wspiera samofakturowanie, ale wymaga od generalnego wykonawcy posiadania odpowiednich uprawnień w systemie nadanych przez podwykonawcę.

Znaczenie skali działalności i odpowiedzialność prawna

W branży budowlanej wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur ma szczególne znaczenie z uwagi na skalę operacji oraz złożoność procesów księgowych.

Podmioty realizujące wiele inwestycji równolegle, współpracujące z licznymi podwykonawcami i dostawcami, muszą dostosować nie tylko system księgowy, ale cały model obiegu dokumentów.

W praktyce oznacza to konieczność przeanalizowania ścieżki dokumentu od momentu jego wpływu z KSeF do momentu ujęcia kosztu w ewidencji projektu oraz zatwierdzenia płatności.

Opóźnienie w przygotowaniu organizacyjnym może prowadzić nie tylko do problemów operacyjnych, ale również do ryzyka naruszenia obowiązków podatkowych.

Błędy w wystawianiu lub odbieraniu faktur ustrukturyzowanych, brak zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów czy nieterminowe rozliczenia podatku VAT mogą zwiększać ryzyko nieprawidłowości w rozliczeniach podatkowych oraz generować konsekwencje finansowe dla firmy.

W podmiotach o dużej skali działalności ryzyko to ma charakter systemowy, ponieważ pojedyncze nieprawidłowości mogą się multiplikować wraz z liczbą realizowanych projektów.

Dlatego przygotowanie do KSeF w firmach budowlanych nie powinno ograniczać się wyłącznie do wdrożenia technicznego połączenia z systemem, lecz obejmować przegląd procedur wewnętrznych, zakresów odpowiedzialności oraz zasad kontroli dokumentów.

Dokumenty towarzyszące w rozliczeniach budowlanych

Niezależnie od KSeF, dokumenty towarzyszące rozliczeniom budowlanym (protokoły, zestawienia, specyfikacje) funkcjonują w firmie w odrębnych repozytoriach i muszą być powiązane z fakturą w wewnętrznym obiegu, aby zapewnić kompletność dowodową.

W budownictwie faktura bez dokumentów potwierdzających zakres wykonanych robót często nie stanowi wystarczającej podstawy do akceptacji kosztu.

Konieczne jest zatem zapewnienie wewnętrznego mechanizmu łączenia faktury z dokumentacją projektową, aby zachować prawidłowość rozliczeń.

Brak takiej organizacji zwiększa ryzyko opóźnień w akceptacji zobowiązań oraz utrudnia kontrolę zgodności wartości faktury z rzeczywistym zaawansowaniem prac.

Kierownik Budowy w dobie KSeF

I Synchronizacja Terminów (Zasada 30 dni)

Monitoruj datę zakończenia prac: Pamiętaj, że w budownictwie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, ale nie później niż 30. dnia od wykonania usługi. KSeF „widzi” datę wystawienia w czasie rzeczywistym – nie ma już mowy o „wystawianiu faktur z datą wsteczną”.

Dyscyplina protokołów: Upewnij się, że Protokół Odbioru Częściowego/Końcowego jest podpisany i przekazany do biura natychmiast po odbiorze. Opóźnienie protokołu to ryzyko nieterminowego wystawienia e-faktury i sankcji KAS.

II Standard Opisu Projektu (Dane dla XML)

Ujednolicenie kodów MPK/Inwestycji: Każda faktura kosztowa od podwykonawcy wpadnie do KSeF. Abyś mógł ją szybko rozpoznać, wymagaj od dostawców wpisywania w polu „Opis” lub „Numer Umowy” unikalnego kodu Twojej budowy (np. KONTRAKT_2026_KATOWICE).

Weryfikacja zakresu w czasie rzeczywistym: Ponieważ faktury ustrukturyzowane trafiają do firmy niemal natychmiast, przygotuj się na szybszą weryfikację merytoryczną. Czy kwota na e-fakturze zgadza się z Twoim obmiarem.?

III Zarządzanie Dokumentacją Towarzyszącą

Rozdzielenie dokumentów: Pamiętaj, że KSeF nie przyjmuje PDF-ów z protokołami, zdjęciami czy kosztorysami. Musisz ustalić z księgowością system (np. dedykowany e-mail lub folder w chmurze), gdzie będziesz składować załączniki techniczne powiązane z numerem KSeF danej faktury.

Kod QR na budowie: Jeśli odbierasz materiały na budowie, sprawdź, czy dostawca posiada wizualizację faktury z kodem QR. Pozwoli Ci to szybko sprawdzić w systemie, czy towar został już oficjalnie zafakturowany w KSeF.

IV Relacje z Podwykonawcami

Instrukcja dla podwykonawców: Przekaż swoim podwykonawcom jasne wytyczne: „Faktura bez wpisanego numeru protokołu w polu dodatkowym e-faktury będzie odsyłana do korekty”. To zaoszczędzi Ci godzin szukania, której budowy dotyczy dana faktura.

Samofakturowanie (opcjonalnie): Jeśli Twoja firma wystawia faktury za podwykonawców, upewnij się, że masz ich aktualne upoważnienia w systemie KSeF.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa