KSeF dla podatników zwolnionych z VAT – jakie obowiązują zasady?

Wygląda zatem na to, że KSeF zostanie z nami na dłużej.

Jak już dobrze wiemy, system ten zmienia sposób dokumentowania sprzedaży oraz archiwizacji faktur. I choć faktury najczęściej kojarzone są z podatkiem od towarów i usług, to są firmy, które z tego podatku są zwolnione, a i tak muszą korzystać z Krajowego Systemu.

Warto zatem przyjrzeć się, jak wygląda KSeF dla podatników zwolnionych z VAT, jakie są ich obowiązki i uprawnienia oraz jakie konsekwencje ma dla nich wejście w życie obowiązkowego e‑fakturowania.

Z artykułu dowiesz się:

– jaki jest limit zwolnienia z vat w 2026 roku i co to oznacza dla KSeF

– czym jest faktura bez vat

– czym rachunek różni się od faktury

– jakie dokumenty trafiają do KSeF

Podatnicy zwolnieni z VAT – czyli kto?

Od 1 lutego 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy muszą korzystać z KSeF. Ci mniejsi jedynie odbierają tam faktury, ci więksi również je wystawiają.

Od 1 kwietnia 2026 obowiązek generowania dokumentów sprzedażowych obejmie już wszystkich (z małymi wyjątkami).

Objęci Krajowym System są również podatnicy zwolnieni z VAT.

Kim są przedsiębiorcy zwolnieni z podatku od towarów i usług?

W skrócie – są to podmioty, które nie rozliczają podatku VAT, ponieważ korzystają ze zwolnienia przewidzianego w ustawie o VAT.

Wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje zwolnień:

• zwolnienie podmiotowe – przysługujące podatnikom, których wartość sprzedaży w roku poprzednim ani bieżącym nie przekracza określonego limitu – od 1 stycznia 2026 roku jest to kwota 240 000 zł rocznie;
• zwolnienie przedmiotowe – dotyczące określonych czynności, które z mocy ustawy są zwolnione z VAT, niezależnie od obrotu, np. niektóre usługi medyczne, edukacyjne czy finansowe.

Podatnicy ci co do zasady nie wykazują VAT na fakturach i nie składają deklaracji VAT.

Mimo to cały czas pozostają uczestnikami obrotu gospodarczego, w którym faktura jest podstawowym dokumentem rozliczeniowym.

KSeF dla podatników zwolnionych z vat – jak to wygląda?

KSeF dla podatników zwolnionych z vat działa nieco na innych zasadach, niż dla czynnych vatowców.

Nie chodzi tu o funkcjonalności systemu, a zakres obowiązków.

Co do zasady, przepisy o KSeF zostały skonstruowane z myślą o dokumentach sprzedażowych w rozumieniu ustawy o VAT.

Podatnicy zwolnieni z VAT zgodnie z przepisami również mogą wystawiać faktury – tyle że są to faktury bez wykazanego podatku. Tym samym ustawodawca nie wyłączył ich wprost z zakresu stosowania KSeF.

W praktyce oznacza to, że podatnicy zwolnieni z VAT mogą, a w określonych przypadkach będą musieli, korzystać z KSeF.

To czy taki obowiązek zaistnieje zależy od tego czy przedsiębiorca wystawi fakturę czy też nie.

Podatnik zwolniony z VAT, który w ogóle nie dokumentuje sprzedaży fakturami, nie będzie korzystał z KSeF.

Jeżeli jednak zdecyduje się fakturę wystawić, albo zrobi to na żądanie nabywcy, wówczas będzie zobowiązany skorzystać z systemu.

Ważne: Limit zwolnienia podmiotowego z VAT w 2026 roku: Wynosi on 240 000 zł rocznego obrotu. Przekroczenie tej kwoty obliguje do przejścia na VAT czynny i pełnego korzystania z KSeF.

Termin na wystawienie faktury

Podatnicy zwolnieni z VAT co do zasady nie muszą wystawiać faktur, chyba że klient zgłosi takie żądanie w ustawowym terminie trzech miesięcy od dokonania sprzedaży.

Nie ma przy tym znaczenia czy będzie to osoba prywatna czy inny przedsiębiorca.

W sytuacji takiej powstaje obowiązek wystawienia faktury w ustawowym terminie, przy czym po upływie tego okresu sprzedawca może, ale nie musi, udokumentować transakcję fakturą.

Wygląda to w ten sposób, że w sytuacji gdy klient (nabywca) chce fakturę, musi to zgłosić sprzedawcy w ciągu trzech miesięcy od daty zakupu.

Wówczas przedsiębiorca (sprzedający) ma na to czas:

• do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonał sprzedaży – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż;
• w ciągu 15 dni od dnia zgłoszenia żądania – jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym nastąpiła sprzedaż.

Jeżeli nabywca poprosi o fakturę po upływie 3 miesięcy od daty transakcji, sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury.

Warto jednak pamiętać, że dalej może to zrobić, zależy to już jednak od jego dobrej woli.

Przykład:

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą korzysta ze zwolnienia z VAT.

13 styczniu dokonał sprzedaży usługi na rzecz innej firmy, nie wystawiając przy tym faktury.

Kontrahent jednak zwrócił się z prośbą o fakturę 30 stycznia. Przedsiębiorca jest zobowiązany wystawić ją do 15 lutego i musi to zrobić w KSeF.

Faktura ustrukturyzowana a faktura „bez VAT”

Przedsiębiorcy mogą zastanawiać się, czy system w ogóle jest dostosowany do możliwości wystawiania dokumentów sprzedażowych bez VAT.

KSeF dla podatników zwolnionych z VAT działa w zasadzie tak samo jak dla wszystkich innych podmiotów.

Struktura faktury w KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur bez wykazanej kwoty podatku.

Podatnik zwolniony z VAT wskazuje w fakturze odpowiednie oznaczenie zwolnienia oraz podstawę prawną.

Brak stawki i kwoty VAT nie stanowi przeszkody w prawidłowym funkcjonowaniu faktury w systemie KSeF.

KSeF a obowiązek stosowania kasy fiskalnej

Obowiązkowy KSeF nie powoduje, że każda sprzedaż musi być dokumentowana fakturą. W przypadku konsumentów dalej podstawowym dokumentem pozostaje paragon fiskalny.

Faktura jest wystawiana wyłącznie na żądanie konsumenta, zgłoszone w przewidzianym przepisami terminie.

Wprowadzenie obowiązkowego KSeF nie wpływa na dotychczasowe zasady ewidencjonowania sprzedaży detalicznej przez podatników zwolnionych z VAT.

System e-fakturowania obejmuje wyłącznie faktury, a więc dokumenty wystawiane głównie w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami.

Sprzedaż na rzecz konsumentów nadal podlega rejestrowaniu przy użyciu kasy, a KSeF nie zastępuje ani paragonów, ani obowiązku ich wystawiania.

Rachunek – podstawowy dokument sprzedaży u podatnika zwolnionego z VAT

W przypadku transakcji z innymi przedsiębiorcami, jeżeli nie faktura, to co? Podatnik w takich sytuacjach korzysta z rachunków.

Są one wystawiane na żądanie nabywcy, gdy nie ma obowiązku sporządzenia faktury.

Rachunek pełni przede wszystkim funkcję dowodową i znajduje zastosowanie w prostych transakcjach, jak sprzedaży towarów o małej wartości lub drobnych usługach.

Obowiązek wystawienia rachunku powstaje tylko wtedy, gdy klient zgłosi takie żądanie w odpowiednim czasie.

Przedsiębiorca powinien wówczas sporządzić dokument w ustawowo określonym terminie:

• nie później niż w ciągu 7 dni od daty sprzedaży towaru lub wykonania usługi – jeżeli nabywca poprosił o rachunek przed dostarczeniem towaru lub wykonaniem usługi;
• w przeciągu 7 dni od daty zgłoszenia żądania uzyskania rachunku – jeśli zostało ono zgłoszone po dacie dostarczenia towaru lub wykonania usługi.

Po upływie trzech miesięcy od transakcji sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania rachunku, może jednak nadal go wystawić.

KSeF dla podatników zwolnionych z VAT – obejmuje również rachunki?

Z punktu widzenia KSeF dla podatników zwolnionych z VAT rachunki nie są objęte obowiązkiem e-fakturowania.

Nie podlegają one ustrukturyzowaniu ani przesyłaniu przez system. Są wystawiane na dotychczasowych zasadach.

W efekcie podatnicy zwolnieni z VAT funkcjonują w modelu mieszanym, łącząc e-faktury w relacjach z innymi przedsiębiorcami, paragony fiskalne przy sprzedaży detalicznej na rzecz konsumentów oraz rachunki wystawiane na żądanie klientów (innych przedsiębiorców).

Odpowiednie rozróżnienie tych dokumentów staje się kluczową kwestią dla prawidłowego rozliczania sprzedaży po wdrożeniu KSeF.

KSeF dla podatników zwolnionych z VAT – plusy i minusy

KSeF jest postrzegany jako dodatkowy obowiązek, a nawet jako próba zwiększenia inwigilacji obywateli.

Można jednak bronić go tym, że podatki są sferą publiczną kierowaną przez organy administracyjne, przez co logiczne jest, że te chcą mieć jak największy dostęp do informacji o transakcjach.

Dodatkowo jak to często się mówi w takich sytuacjach – uczciwi nie mają się czego obawiać.

Poza tym KSeF dla podatników zwolnionych z VAT to również faktyczne korzyści.

Do najważniejszych z nich możemy zaliczyć:

• uproszczenie obiegu dokumentów i brak konieczności przechowywania faktur papierowych;
• pewność co do daty wystawienia i doręczenia faktury;
• łatwiejszy dostęp do archiwum (bazy) faktur;
• ograniczenie ryzyka błędów formalnych.

Dla małych przedsiębiorców może to oznaczać większą przejrzystość rozliczeń i lepszą kontrolę nad dokumentacją sprzedażową.

Z drugiej strony wdrożenie KSeF stanowi wyzwanie dla podatników zwolnionych z VAT, zwłaszcza tych, którzy dotychczas prowadzili rozliczenia w sposób uproszczony.

Wskazać tu trzeba na:

• konieczność zakupu lub aktualizacji oprogramowania księgowego;
• potrzebę zdobycia podstawowej wiedzy technicznej (co jest szczególnie problematyczne dla osób starszych);
• dostosowanie procedur wewnętrznych do nowych wymogów.

Dla mniejszych przedsiębiorców może to oznaczać dodatkowe, relatywnie wysokie koszty i nakład czasu, które nie zawsze są łatwe do wygospodarowania.

O co pytają przedsiębiorcy?

Czy podatnik zwolniony z VAT musi wystawiać faktury w KSeF?

Tak, jeśli wystawia fakturę na żądanie nabywcy lub dobrowolnie.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy dla nie-vatowców?

Od 1 kwietnia 2026 r. dla wszystkich, od 1 lutego dla odbioru.

Czy KSeF jest dodatkowo płatny w 360 Księgowość?

Nie, integracja z KSeF w 360 Księgowość jest bezpłatna i dostępna w każdym pakiecie. Nie ma także żadnych dodatkowych opłat za wysyłkę faktur do KSeF oraz ich odbiór.

Czy muszę wgrywać certyfikat do programu księgowego?

Tak, wgranie certyfikatu jest niezbędne do korzystania z integracji KSeF. Zrobisz to wygodnie w zakładce w zakładce ustawienia, w części e-faktury KSeF. Jeśli wybrałeś Token to możesz w tym samym miejscu wgrać Token, wybierając odpowiednią opcję.

Czy faktury „proforma” będą wystawiane w KSeF?

Nie, zgodnie z ustwą o VAT, „promoforma” nie jest fakturą. Nie będzie zatem wystawiana w KSeF.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego