Korekta faktury do zera – kiedy jest dopuszczalna?

W praktyce handlowej błąd na fakturze to nic niecodziennego. Zdarza się to bardzo często i nikt z tego powodu nie robi większych problemów.

Po prostu po stwierdzeniu błędu lub zajściu okoliczności wymagającej korekty, takich jak pomyłka w cenie, stawce lub kwocie podatku należy dokonać korekty faktury.

I po kłopocie. Są jednak takie sytuacje kiedy faktura powinna zostać „wyłączona”, jednakże przyjętego dokumentu nie można już ot tak anulować i uznać, że nie został wystawiony.

Niezbędna jest tzw. korekta faktury do zera. Kiedy prawo podatkowe dopuszcza ten rodzaj korekty? Sprawdźmy, co w tym temacie mają do powiedzenia organy skarbowe.

Faktura korygująca – czym jest korekta do zera?

Na początek trochę oczywistości, ale bardzo potrzebnych, bowiem przedsiębiorcy w dalszym ciągu lubią wystawić notę korygującą zamiast faktury korygującej, nie wiedząc, czym te dokumenty się od siebie różnią.

Faktura korygująca to dokument wystawiany przez sprzedawcę, mająca na celu poprawienie błędu lub zmiany niektórych elementów pierwotnej faktury.

Wystawia się ją na przykład gdy została błędnie ustalona cena lub kwota podatku, bądź gdy nastąpił zwrot towaru albo gdy nie zgadzają się dane, którejś ze stron transakcji.

Sprzedający ma obowiązek dokonać korekty zawsze wtedy, gdy faktura pierwotna została już przekazana do obrotu prawnego, czyli trafiła do kontrahenta (nabywcy).

Notę korygującą natomiast wystawia nabywca. Jest on do tego uprawniony zawsze wtedy, gdy chce poprawić błędy na fakturze o charakterze niemajątkowym, takie jak pomyłki w nazwach, w adresach czy numerach NIP.

Noty nie mogą natomiast dotyczyć cen i kwot podatku. Nota korygująca wymaga akceptacji sprzedawcy.

Z kolei faktura korygująca do zera to dokument, którego celem jest całkowite wyeliminowanie skutków faktury pierwotnej.

Korektę do zera wystawia się między innymi wtedy, gdy:

• faktura pierwotna nie powinna w ogóle zostać wystawiona;
• nie doszło do wykonania usługi lub dostawy towaru;
• strony umowy anulowały transakcję w całości;
• faktura została wystawiona na inny podmiot, niż nabywca towaru lub usługi.

Po wystawieniu korekty zerowej pierwotna faktura przestaje wywoływać jakiekolwiek skutki podatkowe.

Oczywiście w deklaracjach VAT oraz w księgach rachunkowych wykazuje się fakturę pierwotną i korektę, jednakże w efekcie zsumowane zawsze dają wartość  „0”.

Faktura wystawiona na błędny podmiot a korekta faktury do zera

Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca wystawił fakturę na błędnego nabywcę? Czy w takim wypadku możliwa jest korekta faktury do zera? To zależy.

A zależy od tego, do kogo dokument został wysłany. Jeżeli trafiła ona do rzeczywistego nabywcy towaru lub usługi, wówczas – pod warunkiem że dokumentuje ona prawidłową wartość sprzedaży towaru – wystarczy zwykła korekta.

Zmienia się jedynie dane nabywcy.

Inaczej jest w przypadku, gdy faktura wystawiona na podmiot trzeci (nie nabywcę) trafia właśnie do tego podmiotu.

Fakturę otrzymał podatnik, który nie brał w ogóle udziału w transakcji. Tutaj już niezbędna jest korekta faktury do zera.

Zatem przedsiębiorca musi wystawić fakturę korygująca do zera na rzecz podmiotu, który nie brał udziału w transakcji i otrzymał dokument oraz wystawić drugą (już prawidłową) fakturę na rzecz faktycznego kontrahenta, który nabył towar lub usługę.

Powyższe potwierdził Dyrektor KIAS w piśmie z dnia 24 czerwca 2024 roku (sygn.: 0114-KDIP1-1.4012.245.2024.2.MŻ).

Wskazał o, iż w przypadku, gdy wystawioną przez upoważniony do tego podmiot fakturę lub fakturę korygującą otrzymał podmiot, który w rzeczywistości nie był stroną transakcji – nie nabył faktycznie towaru/usługi – skorygowanie tego błędu powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej „do zera”, gdyż w takiej sytuacji faktura dokumentuje transakcję, która nie miała miejsca.

Podmiot, który ją otrzymał i figuruje na dokumencie jako nabywca, nie był stroną transakcji. Zatem, jeżeli faktura została wystawiona na podmiot, który nie był stroną transakcji i dokument został do niego doręczony, to sprzedawca będzie obowiązany do wystawienia faktury korygującej „do zera”.

Wystawiona faktura lub faktura korygująca dokumentuje bowiem transakcję, która w rzeczywistości nie miała miejsca. Błędnie wskazany na fakturze kontrahent nie nabył towaru ani usługi.

W powyższym wypadku nie dochodzi w rzeczywistości do dostawy towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotu, który został wykazany na fakturze lub fakturze korygującej, i do którego doręczono dokument.

Transakcje gospodarcze zrealizowane są z fatycznym odbiorcą, który nabywa towar bądź usługę. Czyli do rzeczywistej transakcji dochodzi z faktycznym odbiorcą towaru/usługi, a nie z podmiotem, wykazanym błędnie na fakturze lub fakturze korygującej.

Tym samym, w opisanym przypadku wystawiona faktura lub faktura korygująca dokumentuje czynność, która nie miała miejsca.

Zatem naprawienie błędu powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej „do zera”, a następnie wystawienie nowej faktury lub faktury korygującej na rzecz rzeczywistego podatnika, z którym doszło do transakcji gospodarczej.

Niewykonanie transakcji a korekta faktury do zera

Może się również zdarzyć, że sprzedawca z jakichś przyczyn nie będzie w stanie spełnić swojego świadczenia – nie będzie mógł wykonać usługi albo dostarczyć towaru.

W sposób oczywisty nabywca wówczas nie dokona zapłaty. Sprawa rozwiązana – ale co z wystawioną fakturą?

Wystawiony dokument księgowy, który nie odzwierciedla rzeczywistego zdarzenia gospodarczego to tzw. pusta faktura.

Pozostawienie jej w obiegu gospodarczym może prowadzić do negatywnych konsekwencji karnych skarbowych. Dlatego też zastosować należy karetkę faktury do zera.

Jak stwierdził Dyrektor KIS w piśmie z dnia 3 grudnia 2021 roku (sygn.: 0111-KDIB3-1.4012.771.2021.1.IK) w przypadku, gdy nie doszło do realizacji świadczenia (przedmiotu sprzedaży nie wydano) oraz nie doszło do zapłaty, a faktura została wprowadzona do obiegu prawnego, to wystawiona faktura dokumentuje zdarzenie, do którego nie doszło.

Biorąc pod uwagę wartość formalno-prawną faktury, nie może taka faktura pozostać w obrocie gospodarczym, gdyż transakcja udokumentowana fakturą wystawioną na rzecz nabywcy w rzeczywistości nigdy nie została i nie zostanie zrealizowana.

W takiej sytuacji rozwiązaniem jest wystawienie przez sprzedawcę faktury korygującej „do zera”.

Czy możliwa jest korekta faktury do zera, gdy kontrahent nie zapłacił?

Zostaje jeszcze sytuacja, w której faktura dokumentuje sprzedaż towaru lub usługi, która rzeczywiście miała miejsce, a wszystkie dane na dokumencie są prawidłowe, problemem jest jednak taki, że nabywca nie opłacił należności.

Czy zatem sprzedawca może skorygować fakturę do zera, aby nie musieć płacić podatku dochodowego i VAT?

W tym wypadku omawiana korekta będzie niemożliwa. Nie można skorygować faktury do zera tylko z tego powodu, że kontrahent nie płaci.

Została ona prawidłowo wystawiona i wprowadzona do obrotu gospodarczego, tego już zmienić się nie da.

Można natomiast skorzystać z tzw. ulgi na złe długi. Jak czytamy bowiem w art. 89a ustawy o podatku od towarów i usług podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona.

Nieściągalność wierzytelności z kolei uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku gdy wierzytelność nie została uregulowana w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Sprzedawca nie ma tutaj obowiązku informować nabywcy o skorzystaniu z ulgi. Jednocześnie nabywca, jeżeli nie dokonał opłaty, musi skorygować odliczoną kwotę podatku należnego za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego