Kiedy obsługę księgową można uznać za nierzetelną?

Współpraca z biurem rachunkowym to jeden z elementów prowadzenia działalności gospodarczej.

Dzięki oddelegowaniu księgowości rzetelnemu biuru rachunkowemu przedsiębiorca zyskuje poczucie bezpieczeństwa, minimalizuje ryzyko błędów w rozliczeniach, oszczędza czas na formalnościach, otrzymuje fachowe wsparcie w prowadzeniu księgowości i może skoncentrować się na rozwoju swojego biznesu.

Jednak biuro rachunkowe, nawet takie, które dobrze sprawdzało się na początku, z czasem może przestać spełniać oczekiwania.

Gdy rośnie skala działalności, zmienia się jej zakres, a potrzeby przedsiębiorcy stają się większe, dotychczasowa obsługa może okazać się niewystarczająca.

Kiedy obsługę księgową można uznać za nierzetelną, które objawy powinny zaniepokoić przedsiębiorcę i na co zwrócić szczególną uwagę przy ocenie jakości usług biura rachunkowego?

Co należy rozumieć przez nierzetelność obsługi księgowej?

Decydując się na korzystanie z usług biura rachunkowe, warto pamiętać aby w umowie zawrzeć precyzyjny zakres obowiązków biura, terminy i sposób przekazywania dokumentów, zasady odpowiedzialności za ewentualne błędy oraz informacje o posiadanej polisie ubezpieczeniowej OC, które chroni klienta na wypadek błędów księgowych.

Nierzetelność obsługi księgowej oznacza prowadzenie rozliczeń w sposób niezgodny z przepisami, z błędami lub zaniedbaniami wpływającymi na poprawność ewidencji, terminowość deklaracji podatkowych czy przekazywanie informacji o wysokości podatków do zapłaty.

Nierzetelność biura rachunkowego może przejawiać się także w braku kontaktu z księgowym, który nie odbiera telefonów czy nie odpisuje na wiadomości dotyczące rozliczeń.

Takie uchybienia w obsłudze księgowej mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – od narażenia przedsiębiorcy na ryzyko podatkowe i prawne w postaci kar, odsetek czy dodatkowych kontroli podatkowych, przez generowanie ukrytych kosztów związanych z koniecznością korygowania błędnych rozliczeń, aż po stratę czasu i ograniczenie możliwości rozwoju firmy, gdy przedsiębiorca zamiast skupić się na prowadzeniu biznesu musi zajmować się konsekwencjami zaniedbań biura rachunkowego.

Do szczególnie dotkliwych skutków nierzetelnej obsługi księgowej można zaliczyć pomijanie przychodów lub wydatków oraz błędne rozliczanie podatków, co z kolei może prowadzić do niedopłat i sankcji.

Poważnym problemem jest także nieterminowe dostarczanie deklaracji podatkowych, skutkujące karami ze strony urzędów, oraz prowadzenie ksiąg w sposób sprzeczny z prawem, narażające przedsiębiorcę nawet na odpowiedzialność karną.

Równie niebezpieczne okazuje się niewłaściwe księgowanie transakcji, gdyż daje ono fałszywy obraz sytuacji finansowej firmy i utrudnia podejmowanie trafnych decyzji gospodarczych.

Kiedy warto rozważyć zmianę biura rachunkowego?

Powodów do zmiany biura rachunkowego może być wiele i dotyczą one zarówno jakości rozliczeń, jak i organizacji pracy czy kontaktu z klientem.

W takich okolicznościach warto zastanowić się nad dotychczasową współpracą i ocenić, czy obecny partner księgowy rzeczywiście odpowiada na potrzeby przedsiębiorcy.

Merytoryczne i terminowe prowadzenie księgowości zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami

To fundament całej współpracy z biurem rachunkowym, jeśli bowiem biuro rachunkowe nie zapewnia poprawności rozliczeń i zgodności z przepisami, stanowi to największe zagrożenie dla przedsiębiorcy.

Konkretne symptomy, na jakie należy zwrócić uwagę:

• Błędy w rozliczeniach — nieprawidłowe obliczenia podatku dochodowego, podatku VAT czy składek ZUS. Mogą one wynikać zarówno z nieuwagi księgowego, jak i z braku aktualnej wiedzy o obowiązujących przepisach. W praktyce może to objawiać się częstymi korektami deklaracji podatkowych oraz zmianami w wyliczeniach podatków czy składek za poszczególne okresy rozliczeniowe. Częste korekty mogą zwrócić uwagę organów skarbowych, co zwiększa ryzyko wszczęcia kontroli. Takie błędy narażają firmę na naliczanie odsetek od zaległości oraz sankcje finansowe.

• Nieścisłości w ewidencjach – księgi przychodów i rozchodów, rejestrów VAT, ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Jeżeli przedsiębiorca sam zauważa błędy w zapisach albo rozbieżności w wysokości podatków do zapłaty, jest to wyraźny sygnał, że biuro rachunkowe nie prowadzi ksiąg w sposób prawidłowy i rzetelny. W takiej sytuacji dalsza współpraca grozi narastaniem nieprawidłowości i poważnymi konsekwencjami podatkowymi, dlatego stanowi przesłankę do rozważenia zmiany biura rachunkowego.

• Brak uwzględnienia zmian w przepisach podatkowych, ulg, nowych obowiązków – to kolejny sygnał, że obsługa księgowa nie jest prowadzona rzetelnie. System podatkowy w Polsce ulega częstym nowelizacjom, a przedsiębiorca ma prawo oczekiwać, że biuro rachunkowe będzie na bieżąco reagować na zmiany i prowadzić rozliczenia w sposób prawidłowy i zgodny z aktualnie obowiązującymi przepisami. Jeżeli księgowy pomija nowe regulacje, nie informuje o dostępnych ulgach albo nie spełnia dodatkowych obowiązków narzuconych przepisami prawa, naraża tym samym przedsiębiorcę na ryzyko błędnych deklaracji, konieczność składania korekt oraz sankcje ze strony organów podatkowych. W skrajnych przypadkach może to oznaczać także utratę prawa do skorzystania z preferencji podatkowych, które były dostępne, lecz nie zostały prawidłowo zastosowane.

• Opóźnienia w składaniu deklaracji podatkowych lub innych dokumentów – gdy terminy składania deklaracji podatkowych lub deklaracji zgłoszeniowych/rozliczeniowych do ZUS nie są zachowane, bądź też gdy biuro uporczywie składa je dopiero w ostatnim dniu mimo terminowego dostarczania dokumentów przez przedsiębiorcę, stanowią poważny sygnał, że obsługa księgowa jest prowadzona w sposób ryzykowny i mogący narazić przedsiębiorcę na niepotrzebny stres oraz konsekwencje ze strony organów.

Organizacja pracy, technologia i dostęp do dokumentów

Drugi ważny obszar, na który przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę dotyczy organizacji pracy biura rachunkowego, czyli tego jak biuro funkcjonuje na co dzień, z jakich narzędzi korzysta, w jaki sposób gromadzi i udostępnia dokumenty oraz jaką rolę w całym procesie odgrywa technologia.

Konkretne symptomy:

• Brak dostępu do dokumentacji i przejrzystych danych finansowych – jeśli przedsiębiorca nie może sprawdzić zapisów w PKPiR, rejestrach VAT, stanu przychodów i kosztów, wysokości podatków do zapłaty czy wydrukować potrzebnych dokumentów, w praktyce zostaje pozbawiony kontroli nad sytuacją finansową swojej firmy. Taki stan rzeczy nie tylko utrudnia podejmowanie decyzji biznesowych, ale również zwiększa ryzyko, że ewentualne błędy pozostaną niezauważone aż do momentu kontroli podatkowej lub konieczności złożenia rocznych rozliczeń.

• Wymóg dostarczania dokumentów osobiście lub w wersji papierowej – to coraz bardziej przestarzałe podejście niedostosowane to aktualnych technologii i potrzeb przedsiębiorców. Biuro rachunkowe, które nie akceptuje dokumentów elektronicznych ani skanów, zmusza przedsiębiorcę do fizycznych wizyt, co stanowi dodatkowe obciążenie logistyczne i czasowe. Tymczasem zawód księgowego ulega dynamicznym przemianom, a rozwój nowoczesnych narzędzi cyfrowych w coraz większym stopniu determinuje sposób pracy biur rachunkowych. W szczególności istotne jest zbliżające się wejście w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur, który wymaga od biur rachunkowych pełnej gotowości do obsługi dokumentów w formie elektronicznej. Brak otwartości na nowe technologie i przywiązanie do tradycyjnych, papierowych metod nie tylko może utrudniać współpracę, ale także świadczyć o braku przygotowania do nadchodzących zmian prawnych i technologicznych, które wkrótce staną się standardem w prowadzeniu księgowości.

• Przestarzałe lub niewłaściwe narzędzia wykorzystywane przez biuro rachunkowe – biuro nie korzysta z platform online, systemów umożliwiających podgląd dokumentów i rozliczeń podatków, nie wdraża nowych rozwiązań technologicznych. W praktyce oznacza to brak bieżącego dostępu do danych finansowych firmy, konieczność każdorazowego kontaktu z księgowym w sprawie podstawowych informacji oraz ryzyko opóźnień w obiegu dokumentów. Utrzymywanie tradycyjnych metod pracy pozbawia przedsiębiorcę wygody i kontroli, a także może świadczyć o braku przygotowania biura do dalszej cyfryzacji księgowości, w tym do obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur i innych narzędzi, które wkrótce staną się standardem w obsłudze podatkowej.

Komunikacja, relacje, wsparcie merytoryczne

To aspekty mniej związane z samymi rozliczeniami, ale dla przedsiębiorcy zwykle równie istotne – komfort, poczucie bezpieczeństwa, relacja z księgowym i możliwość szybkiego uzyskania informacji o obowiązujących przepisach podatkowych.

Konkretne symptomy:

• Słaba komunikacja — opóźnione odpowiedzi na pytania, lakoniczne, niezrozumiałe, brak inicjatywy ze strony biura, gdy przedsiębiorca potrzebuje wsparcia.

• Brak przekazywania informacji o obowiązujących przepisach – biuro ogranicza się wyłącznie do wykonywania podstawowych czynności księgowych, nie informując przedsiębiorcy o zmianach w prawie podatkowym, nowych ulgach czy dodatkowych obowiązkach, które mają wpływ na sposób prowadzenia rozliczeń.

• Brak empatii i indywidualnego podejścia – sytuacja, w której biuro traktuje przedsiębiorcę wyłącznie schematycznie, bez uwzględnienia specyfiki prowadzonej działalności. Brak zainteresowania specyfiką firmy czy planami rozwoju oraz niedostosowywanie zakresu usług do rzeczywistych potrzeb przedsiębiorcy świadczą o niskiej jakości obsługi.

Zaufanie, bezpieczeństwo i aspekty formalne

Zaufanie stanowi podstawę współpracy z biurem rachunkowym, ponieważ księgowość to nie tylko liczby, lecz także odpowiedzialność za prawidłowe wywiązywanie się z obowiązków podatkowych i prawnych przedsiębiorcy wobec urzędów.

Konkretne symptomy:

• Brak ubezpieczenia OC biura rachunkowego– przedsiębiorca prowadzący usługowo księgi rachunkowe powinien posiadać obowiązkowe ubezpieczenie OC od wykonywania czynności składających się na prowadzenie ksiąg rachunkowych. Polisa OC biura rachunkowego stanowi ważny wyznacznik profesjonalizmu biura i daje przedsiębiorcy realne zabezpieczenie na wypadek błędów księgowych, ponieważ szkoda może zostać pokryta z polisy.

• Kontrole urzędowe ujawniające błędy – jeżeli podczas kontroli przeprowadzanych przez urząd skarbowy, ZUS czy inne organy okazuje się, że stwierdzone nieprawidłowości wynikają z pracy biura rachunkowego, to jednoznaczny sygnał, że obsługa księgowa może być prowadzona nierzetelnie. Warto przy tym pamiętać, że nie wszystkie błędy od razu świadczą o niskiej jakości usług – pojedyncze pomyłki mogą się zdarzyć, natomiast powtarzające się uchybienia są już wyraźnym sygnałem, że współpraca z biurem wiąże się z poważnym ryzykiem dla przedsiębiorcy.

• Brak formalnej umowy szczegółowej – jeżeli umowa zawarta z biurem rachunkowym nie określa wprost zakresu świadczonych usług, odpowiedzialności biura, terminów realizacji obowiązków, zasad przekazywania dokumentów czy warunków komunikacji, to jest to kolejny sygnał dla przedsiębiorcy, że współpraca może nie być w pełni bezpieczna. W razie sporu z biurem trudno jest wówczas udowodnić, jakie obowiązki rzeczywiście zostały powierzone i kto ponosi odpowiedzialność za ewentualne uchybienia. Ogólnikowe zapisy mogą skutecznie utrudnić dochodzenie swoich praw, a nawet całkowicie uniemożliwić wyegzekwowanie od biura naprawienia szkody spowodowanej błędami w księgowości.

Kiedy decyzja o zmianie biura rachunkowego staje się uzasadniona?

Dokonując oceny pracy biura rachunkowego w kontekście ewentualnych zmian obsługi księgowej należy mieć na uwadze, że nie każde pojedyncze niedociągnięcie sprawia, że przedsiębiorca powinien natychmiastowo zmienić biuro rachunkowe.

Pojedyncze pomyłki mogą się zdarzyć wszędzie, a sama zmiana obsługi wiąże się z koniecznością dopełnienia wielu formalności, takich jak wypowiedzenie dotychczasowej umowy, podpisanie nowej, przekazanie pełnomocnictw czy przekazanie dokumentacji pomiędzy biurami.

Każde przeniesienie obsługi oznacza również ryzyko wystąpienia błędów przejściowych, opóźnień w rozliczeniach czy problemów z kompletnością danych, szczególnie jeśli zmiana biura rachunkowego następuje w trakcie roku podatkowego.

Dlatego decyzja nie powinna być pochopna, lecz poprzedzona rzetelną analizą.

Warto jednak poważnie zastanowić się nad zmianą biura w sytuacjach, gdy uchybienia są powtarzalne, mają poważne skutki dla przedsiębiorcy i realny wpływ na prawidłowość dalszych rozliczeń.

Jeśli biuro uporczywie nie dotrzymuje terminów, popełnia istotne błędy w rozliczeniach, nie reaguje na zmiany w przepisach albo nie zapewnia transparentności i sprawnej komunikacji to w takich warunkach dalsza współpraca wiąże się z poważnym ryzykiem dla interesów przedsiębiorcy.

Oto sytuacje, w których można uznać, że biuro rachunkowe nie spełnia swojej roli:

• gdy pojawia się więcej niż jeden z opisanych wcześniej symptomów, zwłaszcza obejmujących różne obszary (np. merytoryczny i komunikacyjny);
• gdy błędy lub pomyłki w rozliczeniach prowadzą do realnych strat finansowych bądź generują ryzyko nałożenia kar podatkowych lub sankcji ze strony ZUS;
• gdy powtarzające się niedogodności organizacyjne, takie jak konieczność osobistego dostarczania dokumentów, prowadzenie papierowej dokumentacji czy utrudniony kontakt z biurem, skutkują stratą czasu przedsiębiorcy i ograniczają możliwości rozwoju biznesu;
• gdy rozwój firmy, związany ze wzrostem liczby operacji, większym skomplikowaniem transakcji czy rozpoczęciem sprzedaży zagranicznej, nie znajduje odzwierciedlenia w jakości i zakresie usług świadczonych przez biuro rachunkowe.

Poniżej kilka przykładów sygnałów ostrzegawczych dla przedsiębiorcy, świadczących o tym, że dalsza współpraca z biurem rachunkowym może być problematyczna:

• musisz stale przypominać księgowym o terminie wyliczenia podatków/składek ZUS do zapłaty i konieczności złożenia deklaracji do US lub ZUS;
• dokumenty są ewidencjonowane z opóźnieniem, faktury leżą niezaksięgowane przez długi czas;
• kiedy pytasz o skutki podatkowe swojej decyzji (np. zakup sprzętu, zmiana formy opodatkowania, współpraca z kontrahentami zagranicznymi), biuro mówi: „nie wiem”, „to Pan sprawdzi” lub odsyła do ogólnych artykułów, zamiast dostosować do Twojej sytuacji;
• biuro wymaga ciągłych spotkań i dojazdów mimo, że technologia umożliwia pracę zdalną i dokumentację elektroniczną;
• odpowiedzi nie są konkretne i dostosowane do Twoich zapytań albo przekazywane z dużym opóźnieniem, musisz powtarzać te same pytania wiele razy zanim uzyskasz satysfakcjonującą odpowiedź od księgowego;
• urząd skarbowy lub ZUS zgłaszają uwagi wynikające z błędów biura rachunkowego, a samo biuro unika odpowiedzialności i nie oferuje realnego wsparcia w ich wyjaśnieniu lub naprawieniu.

Wady zwlekania ze zmianą biura rachunkowego

Zdarza się, że przedsiębiorcy odkładają decyzję o zmianie, choć mają poważne powody do rezygnacji ze współpracy z dotychczasowym biurem rachunkowym.

Takie zwlekanie może nieść ze sobą istotne ryzyko. Oto, co może się wówczas zdarzyć:

• narastające błędy – w praktyce jeden błąd księgowy może prowadzić do kolejnych nieprawidłowości w następnych okresach rozliczeniowych, gdy biuro rachunkowe powiela te same uchybienia lub gdy rozliczenia oparte są na błędnych danych z poprzednich miesięcy. W efekcie błędów przybywa, a coraz większa liczba okresów rozliczeniowych wymaga ponownej analizy, przeliczeń podatków i składania korekt deklaracji. Sytuacja staje się szczególnie poważna, gdy biuro rachunkowe prowadzi księgi w oparciu o nieaktualne przepisy, zatrudnia niedoświadczonych lub niekompetentnych księgowych oraz nie dba o systematyczną aktualizację wiedzy, rozwój umiejętności i wykorzystanie nowoczesnych technologii;
• narastające koszty – każda korekta deklaracji to dodatkowa praca i dodatkowy czas, a do tego dochodzą zwykle naliczone odsetki od zaległości podatkowych, a w przypadku poważnych uchybień także dodatkowe sankcje finansowe dla przedsiębiorcy;
• utrata czasu i stres – kontakt z urzędami, poprawki, ciągłe wyjaśnienia;
• pogorszenie relacji z urzędami/ZUS, ryzyko narastania braków lub opóźnień, co może prowadzić do bardziej dotkliwych konsekwencji;
• hamowanie rozwoju firmy – jeśli biuro błędnie prowadzi księgowość, przedsiębiorca zamiast planować inwestycje i koncentrować się na rozwoju biznesu, musi zajmować się korygowaniem rozliczeń, wyjaśnianiem nieścisłości z urzędami i usuwaniem skutków zaniedbań. Błędne dane finansowe zniekształcają obraz sytuacji firmy, utrudniają podejmowanie trafnych decyzji gospodarczych i ograniczają możliwości ubiegania się o finansowanie zewnętrzne, np. kredyt czy leasing.

Co wziąć pod uwagę przy wyborze nowego biura rachunkowego?

Wybór biura rachunkowego to decyzja, która może mieć długofalowe konsekwencje dla firmy – nie tylko pod względem kosztów, ale także ryzyka podatkowego, komfortu operacyjnego i zdolności do rozwoju.

Przy podejmowaniu decyzji warto zwrócić uwagę na kilka kluczowych kryteriów.

Pierwszym z nich są doświadczenie, kwalifikacje i specjalizacja biura.

Nie każde biuro jest takie samo, nawet jeśli formalnie oferuje podobny zakres usług. Istotne jest to, jak długo działa na rynku i czy przeszło próbę czasu, bo firmy o ugruntowanej pozycji częściej mają wypracowane procedury, wiedzą, jak reagować na zmiany przepisów i dysponują doświadczeniem w różnych scenariuszach.

Ważne są także kwalifikacje księgowych, a więc w szczególności czy posiadają certyfikaty i uprawnienia (np. certyfikat Ministerstwa Finansów), jakie mają szkolenia oraz doświadczenie w danej branży.

Drugim elementem jest zakres usług i zdolność biura do dostosowania ich do potrzeb przedsiębiorcy.

Obecne oczekiwania mogą różnić się od tych, które pojawią się za rok, dlatego warto, by biuro oferowało nie tylko prowadzenie ksiąg, ale też obsługę podatkową, kadry i płace, reprezentację przed urzędami, a w razie potrzeby także doradztwo podatkowe lub mogło polecić sprawdzonego i zaufanego doradcę podatkowego.

Ważna jest elastyczność, biuro powinno potrafić dostosować swoje usługi do specyfiki działalności, sezonowości czy zmieniającej się liczby dokumentów.

Część biur wymaga sztywnych zasad przekazywania dokumentów, inne umożliwiają przesyłanie skanów, korzystanie z systemów elektronicznych i zdalny dostęp, co znacząco ułatwia współpracę.

Trzecim kryterium jest transparentność, komunikacja i dostępność.

Jasny cennik, przejrzyste zasady rozliczeń, wiedza o tym, co dokładnie obejmuje cena i jakie są koszty dodatkowe, chronią przed nieprzyjemnymi niespodziankami.

Sposób komunikacji ma ogromne znaczenie, a więc szybkie i precyzyjne odpowiedzi, dedykowany opiekun znający specyfikę firmy, możliwość konsultacji i informowanie o zmianach w przepisach czy terminach podatkowych wpływają na poczucie bezpieczeństwa przedsiębiorcy.

Równie istotny jest dostęp do dokumentów i danych finansowych. Wybierając nowe biuro rachunkowe, warto sprawdzić, czy zapewnia ono panel klienta online oraz możliwość bieżącego wglądu do ewidencji, zestawień przychodów i kosztów, rejestrów VAT, informacji o podatkach do zapłaty, a także do dokumentów archiwalnych.

Kolejnym aspektem jest bezpieczeństwo i formalne gwarancje. Certyfikat księgowego Ministerstwa Finansów, choć nieobowiązkowy, stanowi potwierdzenie kompetencji biura.

Polisa OC daje z kolei ochronę przed skutkami błędów księgowych. W dobie cyfryzacji szczególnie ważne jest bezpieczeństwo danych – szyfrowanie, odpowiednia polityka prywatności, przechowywanie i archiwizacja dokumentów, zabezpieczenia systemów i poufność pracowników.

Nie można pominąć kwestii technologii i wygody operacyjnej.

Coraz częściej standardem staje się możliwość elektronicznego dostarczania dokumentów, korzystania z panelu klienta online czy integracji systemów księgowych z fakturowaniem, sprzedażą i bankowością.

Nowoczesne narzędzia nie tylko przyspieszają pracę, ale też obniżają ryzyko błędów i poprawiają organizację dokumentacji. Znaczenie ma również dostępność biura, czyli godziny otwarcia, tryb pracy stacjonarny lub online oraz elastyczność dostarczania dokumentów.

Warto także zwrócić uwagę na reputację biura, opinie innych klientów oraz referencje, najlepiej od przedsiębiorców o podobnym profilu działalności. Mogą one wiele powiedzieć o jakości współpracy czy sposobie reagowania biura na zmiany.

Renoma, potwierdzona np. przynależnością do organizacji branżowych, również bywa wyznacznikiem jakości i dbałości o etykę zawodową.

Ostatnia, ale nie najmniej ważna pozostaje kwestia ceny w stosunku do jakości usług.

Najtańsza oferta nie zawsze oznacza najlepsze rozwiązanie, bo atrakcyjna stawka podstawowa bywa obudowana dodatkowymi kosztami za każdą korektę, opóźnienie czy usługę spoza pakietu.

Dlatego ważne jest, by dokładnie sprawdzić, co obejmuje cena, a co stanowi dodatkową opłatę. Czasem dopłata do wyższej jakości obsługi oznacza realne oszczędności, większe bezpieczeństwo i komfort prowadzenia biznesu.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa