Kalkulator zakupów na firmę – jak oszczędzasz, robiąc koszty?

Po założeniu firmy szybko orientujesz się, że wydając, możesz zaoszczędzić. Jeżeli bowiem dokonasz wydatku, który kwalifikuje się jako koszt uzyskania przychodu, obniżysz swój dochód. A to zazwyczaj od niego wyliczany jest podatek dochodowy. Dodatkowo, jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz także odliczyć podatek naliczony od tego należnego. To wszystko sprawia, że kupując przeróżne towary i usługi niezbędne w przedsiębiorstwie, sporo oszczędzisz. Poniższy kalkulator zakupów na firmę pokaże Ci dokładnie, ile realnie kosztuje Cię dany produkt i o ile obniżane zostaną Twoje obciążenia względem Skarbu Państwa.

Jak kalkulator zakupów na firmę pokazuje oszczędności?

Jeżeli zadajesz sobie pytanie – ile zaoszczędzę na fakturze? - to nie ma teraz prostszej ścieżki, jak skorzystać z naszego narzędzia. Kalkulator zakupów na firmę pokaże Ci, ile realnie będzie kosztował Cię dany towar lub usługa oraz ile zaoszczędzisz na każdym z podatków oraz składce zdrowotnej.

Korzystanie z kalkulatora kosztów jest bardzo proste. Wystarczy, że:

1. Podasz koszt zakupu brutto (z VAT) towaru lub usługi.
2. Wybierzesz stawkę podatku VAT zakupionego produktu. Kalkulator jest domyślnie ustawiony na 23%.
3. Oznaczysz formę podatkową, z jakiej korzystasz – do wyboru jest skala podatkowa – pierwszy próg, skala podatkowa – drugi próg oraz podatek liniowy. Ryczałtowcy nie mogą odliczać kosztów od przychodu.
4. Kalkulator zakupów na firmę wskaże Ci kwotę po odliczeniu wszystkich możliwych podatków oraz pokaże, ile zaoszczędziłeś.

Czym są koszty uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. A mówiąc prościej – są to wszelkie wydatki, które są związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i pomagają w uzyskaniu zysku. Nie znajdziemy w przepisach prawa definicji tego pojęcia czy nawet zamkniętego katalogu kosztów. Ważne jest, aby jednak wydatki te były faktycznie poniesione i uzasadnione gospodarczo.

Kosztem zatem może być niemal każdy wydatek, o ile spełnia dwie następujące przesłanki:

• służy osiągnięciu przychodu, czyli został poniesiony w celu jego osiągnięcia lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, oraz
• nie został wymieniony przez ustawodawcę w katalogu kosztów wyłączonych przez niego spośród kosztów uzyskania przychodów, tj. w art. 23 ustawy o PIT lub art. 16 ustawy o CIT.

Musisz pamiętać, że przepisy podatkowe uzależniają uznanie danego wydatku za koszt od istnienia pomiędzy tym wydatkiem a przychodem związku o charakterze przyczynowo-skutkowym lub gospodarczym. Istotą istnienia takiego związku jest osiągnięcie przychodu albo osiągnięcie, zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodu. Nie stanowią zatem kosztu wydatki, które obiektywnie nie mogą przyczynić się w żaden zdroworozsądkowy sposób do osiągnięcia przychodu z danego źródła.

Co najczęściej wliczamy do kosztów uzyskania przychodów?

Katalog kosztów jest otwarty. Każdy wydatek może być kosztem, jeżeli można uzasadnić jego związek z uzyskaniem przez Ciebie przychodu. Jeżeli jednak zastanawiasz się co dokładnie będziesz mógł wliczyć w koszty, poniżej znajduje się krótkie wyliczenie najczęstszych wydatków firmowych:

• promocja i reklama: pieczęci firmowe, wizytówki, znaki towarowe, budowa strony internetowej, domena i serwer dedykowany dla witryny;
• wynajem biura: czynsz płacony za wynajem lokalu, opłaty za media, abonamenty telekomunikacyjne;
• wyposażenie biura: meble, akcesoria biurowe, środki czystości;
• sprzęt biurowy - urządzenia wykorzystywane w biurze przez Ciebie lub Twoich pracowników: telefon komórkowy, komputer, oprogramowanie (np. MS Office), drukarka, aparat fotograficzny, projektor;
• usługi księgowe;
• koszty podróży służbowych: paliwo, noclegi, wyżywienie;
• koszty transportu: raty leasingowe, czynsz wynajmu, utrzymanie pojazdu, ubezpieczenie OC/AC,
• odpisy amortyzacyjne środków trwałych (składniki majątku o wartości powyżej 10 tys. zł netto).

Czy każdy wydatek da się odliczyć?

Niestety nie każdy zakup związany z działalnością firmy może zostać zaliczony do kosztów. Wyłączone z kosztów są między innymi:

• prywatne zakupy niezwiązane z działalnością;
• koszty reprezentacji (np. alkohol, drogie upominki dla klientów);
• spłata pożyczek i kredytów – odliczyć można jedynie odsetki;
• kary umowne i grzywny;
• odsetki od zaległości podatkowych;
• koszty egzekucyjne związane z niewykonaniem zobowiązań wobec Państwa.

Lista wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodu jest długa i rozbudowana. Pełny katalog znajdziesz w art. 23 ustawy o PIT oraz art. 16 ustawy o CIT.

Faktura – kluczowy dokument w kosztach

Abyś mógł odliczyć dany zakup, musisz posiadać odpowiedni dowód księgowy – najczęściej jest to faktura VAT. Faktura powinna być wystawiona na dane działalności gospodarczej, zawierać NIP oraz opis przedmiotu zakupu. Dokumentem, który również będzie Cię upoważniał do odliczenia kosztów, jest tzw. faktura uproszczona. Jest to paragon z NIP nabywcy. Sprzedawca może go wystawić przy zakupach na firmę nieprzekraczających 450 zł.

Telefon na firmę – ile taniej?

Jednym z najczęstszych pytań przedsiębiorców dotyczących kosztów jest - telefon na firmę – ile taniej? Jeżeli telefon jest używany wyłącznie do celów służbowych, możesz odliczyć 100% jego ceny oraz abonamentu telefonicznego. Jeżeli z kolei do prowadzenia działalności będziesz używał swojego prywatnego telefonu (użytkowanie mieszane), będziesz musiał dokonać odliczenia proporcjonalnego – w praktyce 50%.

Komputer na firmę – ile można odliczyć?

Komputer na firmę to kolejny wydatek, o który przedsiębiorcy często pytają. Tutaj sytuacja wygląda analogicznie jak przy telefonie. Możesz odliczyć nawet całość wartości sprzętu komputerowego (PC, laptopa, myszki, klawiatury, kamery, głośników, słuchawek, drukarki itd.), jeśli będzie Ci on służył wyłącznie do prowadzenia działalności gospodarczej.

W przypadku sprzętu droższego niż 10 tys. zł netto konieczne będzie zaliczenie go do środków trwałych i dokonanie amortyzacji, czyli rozłożenia kosztów na kilka lat (np. 3 lata).

Czy kalkulator zakupów na firmę to również kalkulator faktury VAT?

Jeżeli zastanawiasz się, czy kalkulator zakupów na firmę sprawdzi się jako kalkulator faktury VAT, to odpowiedź brzmi: TAK.

Nasze narzędzie po wpisaniu ceny zakupu brutto wskazuje oszczędności dokonane na:

• podatku od towarów i usług (VAT),
• podatku dochodowym, oraz
• składce zdrowotnej.

Tym samym chcąc wiedzieć, o ile zmniejszy się Twój podatek od towarów i usług, wystarczy, że wpiszesz do kalkulatora zakupów na firmę pełną cenę produktu (brutto).