Jakie są najczęstsze błędy klientów biur rachunkowych?

W codziennej pracy biura rachunkowego wiele problemów powtarza się z zaskakującą regularnością.

Nieterminowo dostarczane dokumenty, brak informacji o istotnych zmianach w działalności klienta, chaos komunikacyjny czy niejasne oczekiwania wobec zakresu usług.

To tylko część wyzwań, z którymi mierzą się księgowi niezależnie od wielkości biura.

Wraz ze wzrostem liczby obsługiwanych firm rośnie bowiem nie tylko wolumen dokumentów, ale także potrzeba uporządkowania procesów, komunikacji i odpowiedzialności.

Tam, gdzie brakuje jasnych zasad współpracy oraz narzędzi wspierających organizację pracy, nawet najbardziej doświadczeni księgowi zaczynają działać reaktywnie, bo muszą gasić pożary, zamiast skutecznie im zapobiegać.

W tym artykule przyjrzymy się najczęstszym błędom popełnianym przez klientów biur rachunkowych. Podpowiemy też, jak ograniczyć skalę błędów i ich wpływ na codzienną pracę biur rachunkowych.

Dlaczego klienci popełniają błędy

Właściciele biur rachunkowych doskonale wiedzą, że wiele problemów w codziennej pracy wynika z powtarzalnych błędów popełnianych przez klientów.

Co istotne, sporo tych błędów nie wynika ze złej woli klientów, lecz z braku świadomości, niejasnych zasad współpracy lub niewystarczająco uporządkowanych procesów po stronie biura.

W praktyce oznacza to, że to właśnie biuro rachunkowe, jako profesjonalna strona relacji biznesowej, ma duży wpływ na to, czy błędy będą się powtarzać, czy zostaną wyeliminowane.

Poniżej omawiamy najczęstsze błędy klientów biur rachunkowych, z którymi mierzą się księgowi w codziennej pracy, oraz pokazujemy, jak można im zapobiegać, wykorzystując jasno określone procedury, dobrą komunikację i nowoczesne narzędzia wspierające zarządzanie biurem rachunkowym, takie jak system 360 Księgowość.

Nieterminowe dostarczanie dokumentów przez klientów

Brak terminowości to jeden z najczęstszych problemów.

Klienci przekazują dokumenty po terminie albo na ostatnią chwilę. Często przy tym nie zdają sobie sprawy z konsekwencji, zarówno podatkowych, jak i organizacyjnych.

Dla biura rachunkowego oznacza to:

• pracę pod presją czasu,
• zwiększone ryzyko błędów,
• konieczność reorganizacji pracy zespołu,
• konflikty i napięcia w relacjach z klientami.

Jak temu zapobiegać?

Profesjonalne biura rachunkowe jasno komunikują terminy oraz automatyzują przypomnienia o braku dostarczenia kompletu dokumentów. Można tu też zastosować system nagród i kar.

Na przykład dla klientów, którzy dostarczą wszystkie dokumenty na samym początku miesiąca przygotować niewielki rabat. Może to być dobrą motywacją do usprawnienia obiegu dokumentów.

Z psychologicznego punktu widzenia strach związany z poczuciem straty jest silniejszym motywatorem niż radość z zysku.

Dlatego oprócz rabatów równolegle można też stosować kary za spóźnienie.

W tym wypadku bardzo ważne będzie ich stanowcze egzekwowanie.

Niestety niektórzy dopiero po odczuciu negatywnych skutków finansowych są skłonni zmienić swoje przyzwyczajenia.

Brak rozdzielenia kosztów prywatnych od firmowych

Czasami klienci wysyłają faktury za wszystkie swoje wydatki, w tym również te niezwiązane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Niestety biuro rachunkowe nie zawsze będzie w stanie wyłapać to, że dany wydatek, to wydatek prywatny.

To przedsiębiorca ma pełną wiedzę o tym, do czego służył dany zakup.

A to, że księgowa zaakceptowała i zaksięgowała daną fakturę wcale nie oznacza, że może być ona kosztem podatkowym.

Oczywiście są zakupy, które na pierwszy rzut oka można zakwalifikować jako prywatne.

Przykładem mogą być okulary korekcyjne czy garnitur dla właściciela jednoosobowej działalności gospodarczej. Ale w przypadku innych zakupów nie da się tego już tak łatwo stwierdzić.

Jak temu zapobiegać?

Podstawą jest dobra komunikacja z biurem. Konieczne są opisy faktur.

Jeśli przedsiębiorca dokładnie określi czego dotyczył wydatek, to księgowość nie będzie tak często zadawać dodatkowych pytań.

Dodatkowo takie opisy będą też nieocenione w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.

Nawet krótki opis będzie o wiele lepszy niż pamięć, która może być ulotna.

Tym bardziej, że kontrola może sięgać 5 lat wstecz. A wtedy przypomnienie sobie, czego dotyczył dany wydatek może być już niemożliwe.

Przekazywanie dokumentów w chaotycznej formie

Zdjęcia paragonów wysyłane SMS-em, faktury przesyłane na kilka różnych adresów e-mail, pliki bez nazw, dokumenty zbiorcze bez opisów, to codzienność wielu biur rachunkowych.

Do tego dochodzą nieczytelne zdjęcia i skany faktur. Nie mówiąc już o „uciętych” fakturach, gdzie nie widać części dokumentu.

Ten chaos informacyjny:

• wydłuża czas pracy księgowego,
• zwiększa ryzyko pominięcia dokumentu
• utrudnia kontrolę kompletności dokumentów.

Jak zapobiegać?

Najważniejsze jest wprowadzenie jednego, spójnego kanału komunikacji i wymiany dokumentów.

W nowoczesnych biurach rachunkowych klienci korzystają z dedykowanych paneli lub platform, gdzie:

• widoczna jest historia przekazanych plików,
• dokumenty są przypisane do konkretnego klienta,
• księgowy ma pełną kontrolę nad obiegiem informacji.

Takie podejście naturalnie porządkuje współpracę i eliminuje szukanie brakujących faktur po różnych skrzynkach mailowych.

Dodatkowo w momencie, gdy zacznie obowiązywać KSeF, większość faktur będzie pobierana automatycznie, co wyeliminuje problemy z odczytywaniem zawartości faktur.

Zła numeracja dokumentów sprzedażowych

Tutaj problemem są luki w fakturach sprzedaży. Po fakturze 5/2026 pojawia się 7/2026, a brakuje dokumentu z numerem 6/2026.

Nie wiadomo czy taka faktura w ogóle była wystawiona, czy po prostu zaginęła lub nie była przesłana do biura rachunkowego.

Brak ciągłości numeracji faktur sprzedażowych to częsty powód zakwestionowania rzetelności dokumentacji przez urząd skarbowy.

Jak temu zaradzić?

Przy wystawianiu faktur w programie do fakturowania lub programie do księgowości online, takim jak 360 Księgowość, wystarczy zaznaczyć opcję sprawdzania poprawności numeracji faktur.

W takim przypadku system nie pozwoli wystawić faktury z pominięciem chronologicznej numeracji dokumentów.

Natomiast jeśli zaistnieje potrzeba wystawienia jakichś dodatkowych faktur, to zawsze można skorzystać z możliwości stosowania różnych serii numeracji dokumentów sprzedażowych.

Jest to rozwiązanie, które jest zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi.

Niewystawione lub zagubione faktury zaliczkowe

Przedsiębiorca dostał na konto zaliczkę ale nie wystawił faktury zaliczkowej.

Albo wystawił fakturę, ale zapomniał jej dostarczyć do księgowości. W rezultacie faktura końcowa wygląda jak faktura wystawiona na pełną kwotę.

To z kolei prowadzi do niewłaściwego naliczenia należnych podatków.

Jak zaradzić pomyłkom?

Jednym ze sposobów jest automatyzacja monitoringu konta bankowego. Jeśli wyciągi bankowe będą zintegrowane z systemem księgowym, to łatwiej będzie wyłapać takie pomyłki.

Alternatywą może być ręczna weryfikacja wpływów na rachunek bankowy. Jednak taka usługa może być dodatkowo płatna.

Dobrze jest też wysłać klientowi checklistę ze wskazanymi terminami wystawienia faktur.

Będzie to pomocne, bo brak terminowego wystawienia faktury nie zwalnia z obowiązku zapłaty podatku.

Na checkliście mogą być pytania:

• czy w poprzednim miesiącu były jakieś wpływy z tytułu zaliczek,
• ile było tych zaliczek,
• czy do każdej zaliczki została wystawiona faktura.

Brak informacji o zmianach w działalności

Zmiana formy opodatkowania, rozpoczęcie sprzedaży zagranicznej, zatrudnienie pracownika, nowa umowa czy leasing.

Klienci często zapominają, że takie zdarzenia mają istotne skutki księgowe i podatkowe.

Dla biura rachunkowego oznacza to:

• działanie na niepełnych danych,
• konieczność sporządzania korekt,
• ryzyko odpowiedzialności za błędy.

Jak zapobiegać?

Dobrą praktyką jest wdrożenie standardu zgłaszania zmian oraz ich ewidencjonowania.

Dzięki temu wiedza nie jest w głowie jednej osoby, która akurat obsługuje danego klienta, lecz w systemie.

Przekonanie, że księgowy wszystkiego się domyśli

Część klientów zakłada, że księgowy sam rozpozna, czego dotyczy dany dokument, do jakiej transakcji się odnosi i jak powinien zostać zaksięgowany.

Brak opisów, brak kontekstu, brak odpowiedzi na pytania. To wszystko znacząco utrudnia pracę.

Jak zapobiegać?

Edukacja klienta to jedno, ale równie ważne są narzędzia, które wymuszają porządek.

Formularze, checklisty, pola opisowe przy dokumentach. To drobne elementy, które w skali miesiąca oszczędzają całe godziny pracy.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego