Jak zmienią się koszty prowadzenia firmy w 2026 roku?

Witamy nowy rok, a wraz z nim kolejne podwyżki. To już tradycja – nie odnotowaliśmy chyba jeszcze takiej sytuacji, aby 1 stycznia oznaczał oszczędności.

Zawsze wiąże się z podniesieniem wydatków, niezależnie czy mówimy o życiu prywatnym, czy zawodowym. Rok 2026 nie okaże się jednak w tej kwestii jakoś szczególnie dotkliwy dla działalności gospodarczych.

Owszem koszty prowadzenia firmy znowu idą w górę, a rząd nic nie wspominał, że zamierza coś z tym zrobić, ale nie będą to podwyżki z rodzaju tych „morderczych”.

Poniżej sprawdzimy ile będzie kosztować prowadzenie JDG w 2026 roku.

Wiadomości te mogą się przydać zarówno przedsiębiorcom prowadzącym już swój biznes, jak i osobom, które zastanawiają się, czy nie zamienić etatu na działalność gospodarczą.

Koszty prowadzenia firmy – ZUS jak zawsze w górę

Tutaj bez zmian, ZUS idzie w górę. Największy wzrost kosztów prowadzenia firmy związany jest właśnie ze składkami społecznymi i składką zdrowotną.

Zarówno w przypadku dużego, jak i małego ZUS-u miesięczne obciążenie składkami społecznymi i zdrowotnymi ponownie wzrośnie, niezależnie od faktycznych przychodów firmy.

Składki społeczne 

Podstawa wymiaru składek społecznych dla przedsiębiorców jest powiązana z:

• prognozowanym przeciętnym wynagrodzeniem w gospodarce narodowej – dla dużego ZUS-u, oraz
• minimalnej krajowej przy małym ZUS-ie.

Prognozowane przeciętne wynagrodzenie w 2026 roku wyniesie 9 420 zł, z kolei minimalne wynagrodzenie będzie równe 4 806 zł. Wartości te bezpośrednio wpływają na podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne.

Składki społeczne przy dużym ZUS-ie są naliczane od podstawy stanowiącej 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. W 2026 roku oznacza to kwotę 5 652 zł.

W przypadku składek preferencyjnych – małego ZUS-u podstawą wymiaru jest 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 roku będzie to zatem 1441,80 zł.

Przy opłacaniu pełnych składek w ramach dużego ZUS-u łączna kwota składek społecznych, wraz ze składką na Fundusz Pracy, wzrośnie o około 152,80 zł miesięcznie.

W przypadku preferencyjnych składek miesięczny wzrost obciążenia wyniesie około 13,28 zł.

Składki na ubezpieczenie społeczne w 2026 roku:

Przedsiębiorcy nie muszą opłacać składki chorobowej – ta jest dobrowolna.

Przy rezygnacji z tego ubezpieczenia, obciążenie zmniejszy się o niecałe 140 zł przy dużym i 35 zł przy małym ZUS-ie.

Składka zdrowotna 

Urośnie również podatek dochodowy zwany przez rządzących składką zdrowotną. W dalszym ciągu składka ta wynosi 9% i jest zależna od dochodu.

Zrezygnowano jednak z ulgowego sposobu wyliczania minimalnej składki. Tę bowiem należy płacić, jeżeli dochód przedsiębiorcy jest niższy od minimalnej krajowej.

Jak widać, ten podatek jest nawet gorszy od tego „prawdziwego” dochodowego, bowiem składkę zdrowotną liczoną od zysku, przedsiębiorca zapłaci nawet jeżeli nic nie zarobił albo poniósł stratę.

Wracając do podwyżki, w 2026 roku minimalna składka zdrowotna wzrośnie z 314,96 zł do 432,54 zł. Oznacza to zwiększenie się składki aż o 117,58 zł, co stanowi około 37,33%. Z czego to wynika?

Otóż obowiązująca w 2025 roku ulgowa podstawa wymiaru składki zdrowotnej, wynosząca 75% minimalnego wynagrodzenia, przestała obowiązywać z końcem roku. Od 2026 roku wraca 100% minimalnego wynagrodzenia.

Minimalna płaca w 2026 roku wynosi 4 806 zł. Przemnażając to przez 9% składki zdrowotnej, otrzymujemy 432,54 zł.

Owe 9% obowiązuje przy opodatkowaniu według skali podatkowej. Dla podatku liniowego jest to 4,9 procent, ale wysokość minimalnej składki jest ta sama (432,54 zł).

Co warto zauważyć, składka zdrowotna nie jest objęta żadnym górnym limitem.

Dodatkowo w przypadku skali podatkowej nie istnieje możliwość jej odliczenia, nawet w minimalnym zakresie.

W ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych wysokość składki zdrowotnej uzależniona jest od osiąganych przychodów.

Składka nie jest jednak naliczana wprost proporcjonalnie do przychodu. Jej wzrost dla ryczałtowców wyniesie jednak „jedyne” 10%, co przy najwyższych widełkach przychodu może podnieść składkę nawet o 1 500 zł.

Koszty prowadzenia firmy to również wynagrodzenia pracowników

Jednoosobowa działalność gospodarcza nie oznacza, że w firmie może pracować tylko jedna osoba – prawodawca zezwala na posiadanie pracowników.

Niestety koszty zatrudnienia w 2026 roku również idą do góry.

2026 rok oznacza dalszy wzrost kosztów pracy.

Minimalna krajowa wynosi teraz 4 806 zł brutto, co dla przedsiębiorcy oznacza wydatek miesięczny rzędu 5 790,28 zł. Jest to podwyżka o 169 zł miesięcznie na jednego pracownika.

Koszty księgowości i obsługi podatkowej

Przedsiębiorcy muszą liczyć się ze wzrostem wydatków na obsługę księgową. Wynika to nie tylko z inflacji, ale również z rosnącej złożoności obowiązków ewidencyjnych.

Z dniem 1 lutego 2026 roku wchodzi w życie obowiązkowy KSeF, który z pewnością podniesie koszty prowadzenia biur rachunkowych, a to może się przełożyć na zmiany w cennikach.

Zatem, mimo że sam dostęp do KSeF jest bezpłatny, to jego obsługa w praktyce może oznaczać wyższe stawki za usługi księgowe, szczególnie w przypadku firm wystawiających dużą liczbę dokumentów.

Jako przedsiębiorca możesz korzystać z programu księgowego online 360 Księgowość, gdzie koszty się nie zmieniają:

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur generuje także pośrednie koszty, takie jak chociażby:

• konieczność aktualizacji oprogramowania księgowego;
• wdrożenie procedur awaryjnych (tryb offline);
• zwiększone nakłady pracy przy weryfikacji poprawności faktur.

Koszty prowadzenia firmy – energia, usługi i inflacja kosztowa

Inflacja oraz sytuacja geopolityczna jasno wskazuje, że również wszelkie koszty „poboczne” pójdą w górę.

Z całą pewnością w 2026 roku przedsiębiorcy odczują podwyżki cen:

• energii elektrycznej;
• paliwa;
• usług telekomunikacyjnych i IT.

Nie można zapomnieć także o szaleństwie, jakie dzieje się aktualnie na rynku hardware. Ceny RAM-u oraz dysków twardych już wzrosły o 300%, a prognozuje się, że to dopiero początek.

Wszystko przez rozwój AI, wymagający ogromnych zasobów pamięci komputerowej oraz miejsca na dyskach twardych (serwery).

W związku z tym każdy przedsiębiorca planujący w 2026 roku zakup sprzętu komputerowego i pochodnego, może się naprawdę negatywnie zdziwić.

Czy prowadzenie firmy w 2026 roku będzie nieopłacalne?

Wszyscy spodziewaliśmy się podwyżek. Zresztą ostanie lata przyzwyczaiły nas to do ogromnych skoków cen.

Rok 2026 nie będzie inny, jednakże muszę przyznać, że przedstawione wzrosty są całkiem znośne.

Nie mamy nadto wysokiej inflacji, dzięki czemu minimalna krajowa nie wzrosła aż nadto.

Analiza zmian w kosztach firmowych pokazuje, że 2026 rok nie niesie ze sobą jednego „zabójczego” obciążenia, a jedynie utrwala trend wzrostu kosztów prowadzenia jednoosobowych działalności gospodarczych.

Z całą pewnością dotkliwe są:

• rosnące składki ZUS;
• brak realnego odciążenia składki zdrowotnej – dalej nie można jej odliczyć od przychodu;
• wzrost kosztów księgowości i obsługi systemów elektronicznych związanych z obowiązkowym KSeF.

Wzrost kosztów prowadzenia firmy sprawia, że jednoosobowa działalność gospodarcza wymaga coraz bardziej świadomego zarządzania finansami.

Rok 2026 należy postrzegać jako kolejny etap systematycznego zwiększania obciążeń.

Wzrost nie jest jednak na tyle dotkliwy, aby można było namawiać przedsiębiorców do przechodzenia na etaty, czy też odradzać niezdecydowanym osobom zakładania własnych biznesów.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego