Jak zarejestrować KSeF w spółce z o.o. – krok po kroku

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza dla spółek z ograniczoną odpowiedzialnością konieczność dostosowania dotychczasowych zasad fakturowania do nowych wymogów technicznych i organizacyjnych.

Zanim jednak możliwe będzie wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych w KSeF, spółka musi przejść proces rejestracji i uwierzytelnienia w systemie oraz prawidłowo ustalić zasady nadawania uprawnień osobom i podmiotom działającym w jej imieniu.

Procedura ta różni się istotnie od zasad obowiązujących osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą i wymaga podjęcia konkretnych decyzji już na etapie pierwszego dostępu do KSeF, w szczególności w zakresie wyboru metody uwierzytelnienia oraz organizacji zarządzania dostępami w spółce.

Poniżej przedstawiono krok po kroku, jak wygląda rejestracja spółki z o.o. w KSeF oraz jakie elementy mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego i bezpiecznego korzystania z systemu.

Rejestracja spółki z o.o. w KSeF – procedura krok po kroku

Krajowy System e-Faktur stanowi centralną platformę teleinformatyczną służącą do wystawiania, odbierania oraz przechowywania faktur ustrukturyzowanych w jednolitym formacie elektronicznym.

Faktury przesyłane do KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie administracji skarbowej, a moment ich przekazania do systemu jest jednocześnie momentem uznania ich za doręczone odbiorcy.

Dla spółek oznacza to istotną zmianę w zakresie obiegu dokumentów oraz kontroli rozliczeń, w tym odejście od tradycyjnych form przekazywania faktur i uproszczenie procesów księgowych.

W związku z planowanym wprowadzeniem obowiązku korzystania z KSeF w 2026 roku, wcześniejsze przygotowanie spółki do pracy w systemie pozwala uniknąć ryzyka organizacyjnego i technicznego.

Krok 1 – wybór sposobu uwierzytelnienia spółki

Proces rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w Krajowym Systemie e-Faktur rozpoczyna się od wyboru sposobu uwierzytelnienia podmiotu.

Spółka nie dokonuje pierwszego logowania do KSeF przy użyciu profilu zaufanego, ponieważ narzędzie to jest przypisane wyłącznie do osoby fizycznej.

Na tym etapie konieczne jest podjęcie decyzji pomiędzy:

• wykorzystaniem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej numer NIP spółki,
• złożeniem formularza ZAW-FA do właściwego urzędu skarbowego.

Krok 2 – złożenie formularza ZAW-FA albo użycie kwalifikowanej pieczęci

W przypadku wyboru formularza ZAW-FA spółka zgłasza jedną osobę fizyczną, która uzyskuje uprawnienia do działania w imieniu spółki w KSeF.

Osoba ta otrzymuje uprawnienia administracyjne, umożliwiające dalsze zarządzanie dostępami w systemie.

Alternatywnie spółka może uwierzytelnić się przy użyciu kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, co pozwala na uzyskanie dostępu do KSeF bezpośrednio, bez konieczności składania zawiadomienia w urzędzie skarbowym.

Należy pamiętać, że formularz ZAW-FA składany jest wyłącznie w formie papierowej – bezpośrednio w urzędzie skarbowym lub za pośrednictwem operatora pocztowego.

Uprawnienia osoby wskazanej w ZAW-FA zaczynają obowiązywać dopiero po formalnym wprowadzeniu zawiadomienia do systemu przez właściwy urząd skarbowy, który uprzednio weryfikuje jego poprawność, w szczególności w zakresie reprezentacji spółki.

Oznacza to, że dostęp do KSeF nie powstaje automatycznie w dniu złożenia formularza.

Krok 3 – pierwsze logowanie do KSeF

Po skutecznym uwierzytelnieniu, niezależnie od wybranej metody, następuje pierwsze logowanie do KSeF.

Od tego momentu spółka uzyskuje dostęp do swojego konta w systemie oraz do jego podstawowych funkcjonalności, w tym zarządzania uprawnieniami.

Krok 4 – nadawanie dalszych uprawnień

System KSeF opiera się na hierarchicznym modelu uprawnień. Spółka jako podatnik posiada uprawnienia podstawowe, w ramach których może nadawać dostęp osobom fizycznym lub innym podmiotom.

Osoba fizyczna upoważniona bezpośrednio przez spółkę może otrzymać uprawnienia do wystawiania faktur, ich odbioru lub dalszego zarządzania dostępami.

Natomiast w przypadku nadania uprawnień innemu podmiotowi (np. biuru rachunkowemu), uprawnienia te są realizowane przez osoby działające w ramach tego podmiotu, w zakresie zgodnym z uprawnieniami nadanymi samej jednostce.

Po uzyskaniu dostępu do KSeF spółka może nadawać kolejne uprawnienia:

• innym osobom fizycznym, na przykład członkom zarządu lub pracownikom,
• innym podmiotom, takim jak biuro rachunkowe, poprzez przypisanie uprawnień do numeru NIP.

Na tym etapie możliwe jest również generowanie tokenów autoryzacyjnych, które pozwalają na techniczny dostęp do KSeF bez przypisywania go do konkretnej osoby fizycznej.

Należy przy tym mieć na uwadze, że tokeny stanowią rozwiązanie przejściowe i zgodnie z zapowiedziami administracji skarbowej w przyszłości mają zostać zastąpione certyfikatami KSeF, zapewniającymi wyższy poziom bezpieczeństwa oraz obsługę trybu offline.

Krok 5 – integracja systemowa

Ostatnim etapem może być integracja KSeF z systemami finansowo-księgowymi wykorzystywanymi przez spółkę.

W tym celu stosowane są tokeny autoryzacyjne, które powinny zostać odpowiednio zabezpieczone, aby zapobiec dostępowi osób nieuprawnionych do danych przetwarzanych w systemie.

Najlepiej jest wybrać oprogramowanie księgowe, które jest w pełni zintegrowane z KSeF, takie jak 360 Księgowość.

Niezależnie od docelowego wykorzystania KSeF w działalności operacyjnej, spółki mogą korzystać z udostępnionego przez Ministerstwo Finansów środowiska testowego.

Umożliwia ono sprawdzenie procesu uwierzytelnienia, nadawania uprawnień oraz integracji systemowej bez wywoływania skutków prawnych w obszarze fakturowania.

Testowe środowisko KSeF pozwala zweryfikować poprawność konfiguracji uprawnień oraz komunikacji z systemami finansowo-księgowymi przed rozpoczęciem faktycznego wystawiania faktur ustrukturyzowanych.

Uwierzytelnienie w KSeF – dostęp do systemu i formy autoryzacji

Krajowy System e-Faktur jest zewnętrznym systemem teleinformatycznym administracji publicznej, do którego dostęp wymaga wcześniejszego przeprowadzenia procesu uwierzytelnienia.

Dopiero po skutecznej autoryzacji możliwe jest korzystanie z funkcjonalności KSeF, w tym wystawianie i odbieranie faktur ustrukturyzowanych oraz nadawanie uprawnień innym użytkownikom.

Z uwagi na zakres danych przetwarzanych w systemie, szczególnego znaczenia nabiera właściwe zabezpieczenie narzędzi służących do logowania, zwłaszcza w przypadku korzystania z rozwiązań umożliwiających integrację KSeF z systemami księgowymi.

Uwierzytelnienie w KSeF może nastąpić przy wykorzystaniu jednego z trzech podstawowych mechanizmów:

• profilu zaufanego,
• kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej numer NIP podmiotu.

Wybór konkretnej formy uwierzytelnienia zależy od rodzaju podmiotu korzystającego z systemu oraz od tego, czy autoryzacja dokonywana jest przez osobę fizyczną, czy przez podmiot zbiorowy, taki jak spółka.

Alternatywną metodą dostępu do KSeF jest posługiwanie się tokenem autoryzacyjnym, czyli wygenerowanym w systemie ciągiem znaków alfanumerycznych.

Token umożliwia korzystanie z KSeF bez przypisywania dostępu do konkretnej osoby fizycznej, a zakres jego działania może zostać ograniczony do określonych uprawnień.

Z tego względu token bywa wykorzystywany jako techniczne narzędzie autoryzacji, w szczególności przy połączeniach systemowych lub współpracy z zewnętrznymi podmiotami obsługującymi fakturowanie.

Przepisy regulujące funkcjonowanie KSeF przewidują możliwość korzystania z systemu zarówno z wykorzystaniem bezpłatnych form uwierzytelnienia, jak i rozwiązań odpłatnych, takich jak podpis lub pieczęć kwalifikowana.

Zasady te mają zastosowanie niezależnie od tego, czy użytkownikiem systemu jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, czy spółka prawa handlowego.

Uwierzytelnienie w KSeF spółki z ograniczoną odpowiedzialnością

W przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie występuje jeden „przedsiębiorca” posiadający uprawnienia właścicielskie w rozumieniu jednoosobowej działalności gospodarczej.

Z tego względu spółka nie może dokonać pierwszego uwierzytelnienia w KSeF z wykorzystaniem profilu zaufanego, który jest przypisany wyłącznie do osoby fizycznej.

Dla spółek przewidziano dwa podstawowe sposoby uwierzytelnienia w KSeF.

Pierwszym z nich jest użycie kwalifikowanej pieczęci elektronicznej zawierającej numer NIP spółki – jest to rozwiązanie odpłatne, wymagające posiadania odpowiedniego certyfikatu.

Natomiast drugim sposobem jest złożenie do właściwego urzędu skarbowego formularza ZAW-FA – metoda ta nie wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Złożenie zawiadomienia ZAW-FA pozwala wskazać jedną osobę fizyczną, która uzyskuje uprawnienia do działania w imieniu spółki w KSeF.

W praktyce osoba ta pełni rolę administratora spółki w systemie, ponieważ po nadaniu jej uprawnień do zarządzania dostępami może ona samodzielnie nadawać i odbierać uprawnienia innym osobom fizycznym, a także generować tokeny dostępu do KSeF.

Warto podkreślić, że formularz ZAW-FA umożliwia zgłoszenie tylko jednej osoby.

Oznacza to, że w spółkach wieloosobowych (np. z kilkoma wspólnikami lub członkami zarządu) jedna osoba zostaje wskazana jako pierwsza i dopiero po uzyskaniu dostępu do KSeF może nadać kolejne uprawnienia innym osobom już z poziomu systemu.

Te osoby będą następnie uwierzytelniać się w KSeF przy użyciu dostępnych dla osób fizycznych metod, takich jak profil zaufany czy podpis kwalifikowany.

Jeżeli spółka chce przyznać dostęp do KSeF innemu podmiotowi, a nie konkretnej osobie fizycznej, uprawnienia nadawane są poprzez przypisanie ich do numeru NIP tego podmiotu.

Taka sytuacja występuje najczęściej przy współpracy z biurem rachunkowym. Wówczas dostęp nie jest przypisany do imienia i nazwiska księgowego, lecz do samego podmiotu obsługującego spółkę.

W takim przypadku korzystanie z KSeF wymaga posługiwania się kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zawierającą NIP podmiotu, któremu nadano uprawnienia.

Artykuł przygotowany przez naszą specjalistkę Karolinę Szopa