Jak ustalić obowiązek podatkowy VAT przy sprzedaży licencji

Sprzedaż licencji to temat, który regularnie budzi wątpliwości zarówno wśród przedsiębiorców, jak i księgowych. Dlatego sprawdź, czy każda licencja podlega opodatkowaniu VAT.

Dowiedz się, jakie przepisy regulują udzielanie licencji na programy komputerowe. Upewnij się, kiedy powstaje obowiązek podatkowy. Poznaj też wyjątki, które pozwalają uniknąć VAT przy sprzedaży licencji.

Czy przy sprzedaży licencji trzeba naliczyć podatek VAT

Sprzedaż licencji w większości przypadków podlega opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ zgodnie z ustawą o VAT jest traktowana jako świadczenie usług.

Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy licencja jest sprzedawana w ramach działalności gospodarczej np. przez firmę informatyczną, agencję marketingową czy wydawcę oprogramowania.

W praktyce przy sprzedaży licencji przez osobę prowadząca działalność gospodarczą mogą wystąpić 3 różne stawki VAT:

• 23%
• 8%
• zw

Stawka 23% jest to stawka podstawowa, gdy licencja dotyczy standardowych praw majątkowych lub oprogramowania i jest sprzedawana przez czynnego podatnika VAT.

Stawka 8% będzie miała zastosowanie w tych przypadkach, w których wynagrodzenie stanowi honorarium twórcy za przeniesienie lub udzielenie licencji na prawa autorskie do utworów.

Możliwość zastosowania obniżonej stawki podatku VAT w przypadku sprzedaży licencji wynika z poz. 63 załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Wskazano tam, że usługi twórców i artystów wykonawców w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 24) wynagradzane w formie honorariów za przekazanie lub udzielenie licencji do praw autorskich lub praw do artystycznego wykonania powinny być opodatkowane stawką VAT wynoszącą 8%.

Stawka zwolniona wystąpi w przypadku sprzedaży licencji przez firmy, które korzystają ze zwolnienia podmiotowego na podstawie art. 113 ust. 1 lub 9 ustawy o VAT.

Ze zwolnienia z podatku VAT przy sprzedaży licencji mogą też korzystać osoby fizyczne, które po pierwsze nie prowadzą działalności gospodarczej, a po drugie udzielają licencji w zamian za wynagrodzenie w formie honorarium.

Zasady dotyczące tego typu transakcji zostaną omówione w dalszej części artykułu.

Sprzedaż licencji jako świadczenie usług według ustawy o VAT

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, świadczeniem usług jest każde świadczenie na rzecz innej osoby, które nie stanowi dostawy towarów, w tym także przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej.

Oznacza to, że sprzedaż licencji niezależnie od tego, czy ma to formę jednorazowego przekazania praw, czy może czasowego udzielenia dostępu, mieści się w definicji usługi opodatkowanej VAT.

Licencja jest zatem uznawana za wartość niematerialną i prawną, której udzielenie oznacza przekazanie prawa do korzystania z określonego utworu, oprogramowania lub technologii w ramach warunków określonych w umowie.

W świetle prawa cywilnego i autorskiego, a zwłaszcza w odniesieniu do art. 41 i 67 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, licencjodawca przenosi upoważnienie do korzystania z utworu w określonym zakresie, czasie i miejscu, co na gruncie VAT kwalifikuje się jako odpłatne świadczenie usług.

W konsekwencji udzielenie licencji, niezależnie od tego, czy jest to licencja terminowa, bezterminowa czy ograniczona terytorialnie, podlega przepisom o VAT na zasadach ogólnych dla usług.

Największe znaczenie ma tu odpłatny charakter świadczenia, czyli istnienie bezpośredniego związku między zapłatą a prawem do korzystania z danej wartości niematerialnej.​

Takie ujęcie sprzedaży licencji jako usługi ma również praktyczne konsekwencje:

• pozwala zastosować odpowiednią stawkę VAT,
• określa miejsce opodatkowania w przypadku transakcji zagranicznych,
• wpływa na moment powstania obowiązku podatkowego, ustalony na zasadach właściwych dla usług.

Kiedy powstaje obowiązek podatkowy z tytułu udzielenia licencji

Ustawa o VAT nie przewiduje szczególnych zasad ustalania obowiązku podatkowego dla sprzedaży licencji.

Dlatego stosuje się zasady ogólne wynikające z art. 19a ustawy o VAT. Zgodnie z tymi przepisami obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wykonania usługi.

W przypadku licencji, za moment wykonania usługi uznaje się chwilę, w której nabywca uzyskał prawo do korzystania z licencji, czyli faktyczne udzielenie prawa.

Może to być dzień podpisania umowy, przekazania klucza licencyjnego, kodu aktywacyjnego albo udostępnienia oprogramowania, w zależności od tego, jakie zdarzenie powoduje, że odbiorca uzyskuje możliwość legalnego korzystania z licencji.

Dla licencji bezterminowych, czyli udzielanych raz i bez ograniczenia czasowego, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą udzielenia licencji, czyli w dniu wykonania usługi.

W przypadku licencji terminowych udzielonych na czas określony, często z opłatami miesięcznymi lub rocznymi, stosuje się art. 19a ust. 3 ustawy o VAT. To oznacza, że usługę uznaje się za wykonaną z końcem okresu rozliczeniowego, do którego odnosi się płatność.

Można spotkać się też z sytuacją, w której nabywca dokonuje płatności przed udzieleniem licencji, np. w formie zaliczki. Wtedy zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania zaliczki w zakresie kwoty zapłaconej przez nabywcę.

Ostatnim przypadkiem są usługi ciągłe lub subskrypcyjne, obejmujących wiele okresów rozliczeniowych.

Obowiązek podatkowy powstaje z końcem każdego okresu, a w przypadku braku ustalonych terminów z końcem każdego roku podatkowego.

Sprzedaż licencji na program komputerowy a podatek od towarów i usług

Sprzedaż licencji na program komputerowy, podobnie jak przekazanie innych praw autorskich, jest traktowana w ustawie o VAT jako świadczenie usług, a nie jako dostawa towaru.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o VAT obejmuje ona przekazanie praw do wartości niematerialnych i prawnych, w tym również prawa do korzystania z oprogramowania, bez względu na formę, w jakiej strony zawarły umowę.

W praktyce oznacza to, że sprzedaż programu komputerowego w formie licencji, zarówno czasowej, jak i bezterminowej, podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Zasadniczo stosuje się stawkę 23% VAT.

Wyjątkiem jest udzielenie licencji przez autora lub programistę, który przekazuje prawa autorskie do własnego utworu.

Wówczas, jeśli spełnione są określone warunki, możliwe jest zastosowanie stawki obniżonej 8% dla twórców, na podstawie załącznika nr 3 do ustawy o VAT.

Zagraniczna sprzedaż licencji a VAT

Sprzedaż licencji w transakcjach zagranicznych wymaga prawidłowego ustalenia miejsca opodatkowania i sposobu rozliczenia podatku VAT.

Ponieważ licencja stanowi świadczenie usług, zastosowanie znajdują ogólne przepisy dotyczące miejsca świadczenia usług międzynarodowych określone w art. 28b i następnych ustawy o VAT.

Gdy polski przedsiębiorca udziela licencji kontrahentowi z innego kraju Unii Europejskiej lub spoza UE, miejscem opodatkowania jest kraj nabywcy, jeśli ten jest podatnikiem VAT.

Oznacza to, że polski sprzedawca nie nalicza VAT na fakturze, a obowiązek podatkowy przechodzi na nabywcę w jego kraju zgodnie z zasadą odwrotnego obciążenia (reverse charge).

W takim przypadku faktura powinna zawierać adnotację „odwrotne obciążenie” lub „reverse charge”.

W przypadku transakcji z osobą prywatną np. z innego kraju UE, miejscem opodatkowania jest kraj konsumpcji, czyli kraj, w którym mieszka odbiorca usługi.

Polski przedsiębiorca powinien wtedy naliczyć VAT według stawki obowiązującej w kraju nabywcy i rozliczyć go przy pomocy unijnego systemu OSS (One Stop Shop), który umożliwia centralne składanie deklaracji VAT za sprzedaż do konsumentów w innych państwach członkowskich.

Przy sprzedaży licencji na rzecz osób fizycznych, które mieszkają poza UE, należy sprawdzić przepisy obowiązujące w miejscu zamieszkania takiej osoby.

W niektórych przypadkach konieczna będzie rejestracja do VAT w takim kraju już od pierwszej sprzedaży.

Rozliczenia podatkowe przy zakupie zagranicznej licencji

Warto zauważyć, że zakup licencji na oprogramowanie przez przedsiębiorcę, jeśli sprzedawcą jest podmiot zagraniczny, będzie stanowił dla nabywcy import usług.

W takiej sytuacji podatnikiem z tytułu VAT jest polski nabywca, który ma obowiązek rozliczyć podatek w trybie odwrotnego obciążenia (reverse charge).

Nie ma przy tym znaczenia, czy nabywcą licencji kupionej od zagranicznego podmiotu jest czynny podatnik VAT czy też firma korzystająca ze zwolnienia podmiotowego.

W tym ostatnim przypadku nabywca jest zobowiązany do naliczenia podatku VAT w wysokości 23% i złożenia deklaracji VAT-9M w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po zakupie licencji.

Kiedy udzielanie licencji nie będzie opodatkowane VAT

Zgodnie z art. 15 ust. 3a ustawy o VAT, osoby fizyczne, które udzielają licencji do utworów własnych lub przenoszą prawa autorskie poza działalnością gospodarczą, nie są uznawane za podatników VAT.

Wynagrodzenie otrzymywane w formie honorarium za takie licencje nie podlega VAT, ponieważ nie stanowi działalności wykonywanej samodzielnie.

Przykładem może być sytuacja, gdy autor książki lub grafik amator udziela licencji na swoje dzieło sporadycznie, a nie w ramach zorganizowanej aktywności zawodowej.

Udzielenie licencji bez pobierania wynagrodzenia, które nie przynosi żadnych korzyści gospodarczych dla licencjodawcy, nie podlega VAT.

Brak jest wówczas odpłatności i tym samym podstawy opodatkowania w rozumieniu art. 5 ust. 1 ustawy o VAT.

Przykładowo, gdy jednostka publiczna lub samorząd udziela bezpłatnej licencji innej instytucji publicznej w celu realizacji zadań statutowych, czynność ta nie jest traktowana jako świadczenie usług na gruncie VAT.

Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 33 ustawy o VAT, określone usługi twórców i artystów wykonawców mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, jeśli ich wynagrodzenie przybiera formę honorarium za udzielenie licencji do utworu lub dzieła artystycznego.

Zwolnienie to obejmuje m.in. działalność o charakterze kulturalnym, naukowym lub edukacyjnym, o ile spełnione są wymogi formalne, w tym posiadanie statusu twórcy czy właściwe udokumentowanie charakteru dzieła.

Jeśli licencje sprzedaje mały przedsiębiorca, którego roczny obrót nie przekracza 200 000 zł, może on korzystać ze zwolnienia podmiotowego, o którym mowa w art. 113 ustawy o VAT.

W takiej sytuacji mimo prowadzenia działalności gospodarczej i odpłatnego udzielania licencji, podatnik nie ma obowiązku naliczania podatku VAT, dopóki nie przekroczy ustawowego limitu.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego