Faktury w systemach zewnętrznych np. Useme a KSeF

Wystawianie faktur VAT przez nie-przedsiębiorców jest niemożliwe – tak możemy przeczytać na wielu portalach internetowych.

Nie jest to jednak prawdą, gdyż tego typu dokumenty może wystawiać również osoba, która prowadzi działalność nieewidencjonowaną niezarejestrowaną w CEIDG. Są tutaj jednak pewne limity, między innymi ten dotyczący przychodu. Dla osób, które są freelancerami i osiągają większe dochody, ale w dalszym ciągu nie chcą zakładać firmy, zostają rozwiązania oferowane przez „pośredników”.

Możliwe jest bowiem wystawienie faktury w systemach zewnętrznych, np. korzystając z takich portali jak Useme. Takie systemy oferują kompleksowe wsparcie w zakresie rozliczeń, wystawiania dokumentów oraz obsługi płatności.

Wraz z planowanym wprowadzeniem powszechnego obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur pojawia się jednak pytanie – czy faktury wystawiane w systemach zewnętrznych są legalne i jak będą funkcjonowały w realiach KSeF?

Systemy zewnętrzne – jak to działa i czy to legalne?

Firmy zlecające różne prace podmiotom zewnętrznym – jeżeli same są podatnikami VAT – liczą na uzyskanie faktury, która pozwoli im ten podatek odliczyć. Jest to całkowicie logiczne i zrozumiałe.

Dlatego też mając do wyboru osobę, która jest w stanie wystawić im taki dokument oraz osobę, która tego zrobić nie może, zapewne wybiorą tą pierwszą. Stąd też tak ogromne zainteresowanie pośrednikami, typu Useme, Fixly czy Upwork.

Jak dokładnie działają tego typu portale? Są to systemy, prowadzone przez prywatne podmioty, umożliwiające między innymi:

• pośrednictwo w rozliczeniach pomiędzy stronami transakcji;
• wystawianie faktur sprzedażowych;
• gromadzenie dokumentów księgowych;
• obsługę płatności,

Mogą one pełnić różne role, jednakże w praktyce zazwyczaj są to platformy służące do rozliczania pracy zdalnej. Ich strategia biznesowa opiera się na łączeniu zleceniobiorców ze zleceniodawcami oraz rozliczaniu kwestii sprzedażowych i zakupowych.

Wygląda to mniej więcej w ten sposób, że pośrednik zawiązuje z freelancerem umowę o dzieło, natomiast ze zleceniodawcą umowę sprzedaży wystawiając mu fakturę VAT.

Najprościej rzecz ujmując, portale typu Useme sprzedaje efekty pracy freelancerów swoim klientom.

Jak wygląda współpraca z freelancerami?

Mówi się, że z omawianych platform korzystają jedynie osoby nieprowadzące działalności gospodarczej, które chcą sobie dorobić.

Nie jest to do końca prawda, systemy zewnętrzne mają bowiem o wiele szersze zastosowanie.

Owszem, osoby fizyczne niezarejestrowane z CEIDG mogą legalnie korzystać z systemów pośredniczących. Ale mogą również robić to przedsiębiorcy.

Platformy te bowiem posiadają bazę kontrahentów, których parują z konkretnymi wykonawcami. Jest to zatem miejsce do uzyskiwania zleceń zarówno dla „prywatnych” freelancerów, jak i przedsiębiorców.

Dodatkowo pośrednicy zajmują się w całości kwestiami księgowymi – przedsiębiorca nie musi się martwić PIT-em czy VAT-em. Jedyne co musi zrobić to zawrzeć umowę o dzieło, a następnie to dzieło wykonać.

W określonych sytuacjach istnieje także opcja podpisania umowy zlecenia. Na koniec odprowadzany jest podatek dochodowy za wykonawców dzieła lub zleceniobiorców, a na początku następnego roku wysyłany jest do nich PIT-11 niezbędny do rozliczenia PIT-u rocznego.

Co jeszcze może zachęcić freelancerów do współpracy? Jak wskazuje Useme na swojej stronie – platforma gwarantuje umówione wynagrodzenie.

Oznacza to, że wykonawca nie musi się martwić, czy klient opłaci fakturę. Pośrednik wypłaci wynagrodzenie tak czy inaczej, a kwestie ewentualnej egzekucji zapłaty pozostają w jego gestii.

Należy jednak pamiętać, że dokładne warunki umowy na linii system zewnętrzny – freelancer zależą od konkretnej platformy. Przepisy prawa nie regulują dokładnie tego typu działalności.

Polegać tu należy głównie na ogólnych zasadach prawa cywilnego. Dlatego też zawsze w pierwszej kolejności trzeba zapoznać się z warunkami kontraktu. Lepiej nie wierzyć na słowo we wszystko, co zostało napisane w artykułach znalezionych w Internecie.

Platformy pośredniczące nie działają na zasadzie fundacji – są to przedsiębiorstwa nastawione na zysk.

Decydując się na skorzystanie z omawianych systemów zewnętrznych, trzeba mieć świadomość, że pobierają one stosowną prowizję od wynagrodzenia wypłacanego wykonawcy przez klienta. To jak wysoka jest ta opłata, zależy od platformy.

Faktury w systemach zewnętrznych – co z VAT?

W zasadzie to freelancerzy nie muszą się martwić podatkami. Jest to kwestia, którą zajmują się pośrednicy.

Faktury w systemach zewnętrznych są wystawiane w ten sposób, że po sparowaniu zleceniodawcy z wykonawcą, pośrednik wysyła klientowi fakturę pro forma, następnie kiedy klient ją opłaci, przekazują mu fakturę VAT.

Wszystko tutaj załatwiane jest w między przedsiębiorcami, czyli pośrednikiem i zleceniodawcą. Freelancer jest wyłączony z tej transakcji. 

Co z podatkiem dochodowym i ZUS-em?

Faktury VAT, w systemach zewnętrznych, są wystawiane w związku z możliwością zmniejszenia podatku należnego u zleceniodawców. Wykonawców w zasadzie to nie interesuje. To, co może już ich zainteresować to kwestia podatku dochodowego oraz składek ZUS.

Otóż tutaj pośrednicy działają jak każdy inny zleceniodawca – odprowadzają podatek dochodowy za freelancerów na podstawie umów cywilnoprawnych (o dzieło lub zlecenia), które podpisują z wykonawcami.

Ponadto jeśli wykonawca płaci podatki w Polsce, wówczas do końca lutego następnego roku, pośrednik przesyła mu PIT-11, niezbędny do rozliczenia rocznego podatku dochodowego.

To samo dzieje się ze składkami ZUS. Zgodnie z przepisami prawa każda umowa zlecenie i o dzieło musi zostać zgłoszona do organu rentowego.

Przy rozliczeniu umowy zlecenie pośrednik musi również naliczyć odpowiednie składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.

Czy faktury w systemach zewnętrznych na pewno są legalne?

Można zastanowić się, czy w przypadku gdy zleceniobiorca świadczy usługę, a „w jego imieniu” fakturę wystawia pośrednik, to jest to legalne?

W końcu na dokumencie powinny widnieć dane sprzedawcy (wykonawcy) i nabywcy.

Faktury w systemach zewnętrznych są wystawiane przez pośredników działających właśnie jako sprzedawcy.

Otóż zawierając umowę cywilnoprawną z freelancerem „kupują” jego pracę (w zasadzie prawa do dzieła), a następnie ją odsprzedają.

Taki sposób działania mieści się w granicach obowiązującego prawa, a zetem faktury w systemach zewnętrznych wystawiane są w pełni legalnie.

Faktury w systemach zewnętrznych a KSeF

Za rogiem czeka już obowiązkowy KSeF, freelancerzy mogą się zatem zastanawiać, czy faktury w systemach zewnętrznych będą dalej zgodne z prawem, czy może jednak ten rodzaj pośrednictwa będzie musiał odejść do lamusa.

Uspokajam – w zasadzie nic się nie zmieni.

Platformy pośredniczące działające na polskim rynku muszą tak samo jak każdy inny przedsiębiorca dostosować się do nowych regulacji. Zatem tak samo jak inni będą musiały założyć profil w Krajowym Systemie e-Faktur i wystawiać oraz odbierać tam faktury.

W dalszym ciągu freelancerzy będą zawierać umowy o dzieło, a systemy zewnętrzne wystawiać faktury VAT zleceniodawcom.

Nie jest jednak rzadkością, że na tego typu platformach znajdują się zlecenia od firm zagranicznych. Czy to w jakiś sposób się teraz zmieni?

Nie. KSeF jest przygotowany na taki scenariusz.

Przedsiębiorcy spoza Polski nie mają dostępu do KSeF, co też oznacza, że w przypadku faktur eksportowych pośrednicy muszą zadbać o podwójny obieg, tj.:

• przesłać fakturę do KSeF, a następnie
• wysłać ją kontrahentowi zagranicznemu drogą tradycyjną, np. e-mailem lub pocztą.

A więc i tutaj, dla freelancerów, nic się nie zmieni. Cały czas będą mogli uzyskiwać dostęp do zleceń od przedsiębiorców z Polski i z zagranicy.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego