Elektroniczne sprawozdanie finansowe za 2018r.

Ministerstwo Finansów w porozumieniu z Ministerstwem Sprawiedliwości wprowadziło szereg zmian i uregulowań prawno-podatkowych dla zapoczątkowania elektronicznego sporządzania sprawozdań finansowych jak i w pełni elektronicznej wysyłki tegoż sprawozdania. Całość procesu miała wyeliminować składania sprawozdania oraz jego elementów w formie papierowej. Warto poznać kilka podstawowych kwestii w zakresie nowych zasad składania sprawozdań finansowych.

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej do 30.09.2018r.

Zmiany w ustawach podatku dochodowego od osób fizycznych i prawnych, ustawy o KRS czy ustawy o rachunkowości, będą obligowały niektóre podmioty do składania sprawozdań finansowych już za 2018r. w formie elektronicznej.

Jeszcze do 30.09.2018r. podmioty sporządzające sprawozdania finansowe mogły je składać w postaci elektronicznej skany (dokumenty przekonwertowane do formy PDF) dokumentów składających się na komplet niezbędny do przekazania do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS):

• bilans,
• rachunek zysków i strat,
• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
• informacja dodatkowa do sprawozdania finansowego,
• sprawozdanie z działalności jednostki,
• uchwała o podziale zysku lub pokryciu straty,
• uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe.

Na stronie repozytorium dokumentów finansowych – RDF członek zarządu reprezentujący dany podmiot rejestrował konto podpisane profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym. Następnie drukowano ww. dokumenty, opatrywano je ręcznym podpisem a następnie skanowano by poprzez system RDF (członek zarządu podmiotu musiał posiadać profil zaufany lub podpis elektroniczny) złożyć komplet sprawozdania finansowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej do KRS. Z kolei do urzędu skarbowego sprawozdanie finansowe było przekazywane jak dotychczas w formie papierowej.

Sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej od 01.10.2018r.

Jednostki (osoby prawne wpisane do KRS jak i fizyczne wpisane do CEIDG) stosujące ustawę o rachunkowości, czyli prowadzące pełne księgi rachunkowe będą zobowiązane do składania sprawozdań finansowych w formie elektronicznej. Sprawozdania te będą przesyłane w postaci pliku (zawierającego strukturę logiczną – tak jak np. JPK_VAT) wygenerowanego przez program księgowy, który będzie zawierał uwzględnienie struktur logicznych udostępnionych na stronie MF (wyjątek osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą). Sprawozdanie finansowe przekazywane w formie elektronicznej będzie musiało być opatrzone profilem zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Kto będzie zobowiązany składać sprawozdanie finansowe w formie elektronicznej od 01.10.2018r.

Od października 20184. sprawozdanie finansowe sporządzone wyłącznie w formie elektronicznej, zgodnie ze strukturą logiczną i w formacie udostępnionym na stronach BIP urzędu obsługującego Ministra Finansów są zobowiązane sporządzać:

• jednostki wpisane do KRS (spółki – jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, sp. z o.o., akcyjna, europejska),
• osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe (podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych PIT, w tym wspólnicy spółki cywilnej).

Pliki struktur sprawozdań finansowych udostępnione przez MF

Na stronie ministerialnej https://www.mf.gov.pl/krajowa-administracja-skarbowa/dzialalnosc/struktury-e-sprawozdan udostępniono pliki ze strukturami logicznymi (pliki .xsd), według których powinien być przygotowany plik zawierający elektroniczne sprawozdanie finansowe. Struktury te przygotowano aktualnie dla:

• jednostek mikro,
• jednostek małych,
• pozostałych jednostek,
• zakładów ubezpieczeń,
• banków i skok-ów,
• domów maklerskich,
• alternatywnych spółek inwestycyjnych,
• jednostek OPP,
• podmiotów sporządzających skonsolidowane sprawozdania finansowe.

Należy w tym miejscu zaznaczyć, iż:

• osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe wykorzystują aplikację przygotowaną przez MF (o tym, w dalszej części publikacji),
• osoby prawne i jednostki nieposiadające osobowości prawnej (spółki osobowe wpisane do KRS) prowadzące księgi rachunkowe przygotowują plik zgodny z plikiem .xsd zawierającym strukturę logiczną właściwą dla wielkości obrotów jednostki (zgodnie z ustawą o rachunkowości – mikro, małe, pozostałe i oczywiście jednostki wyszczególnione przez MF według rodzaju działalności – domy maklerskie, banki, OPP, AIS i inne).

Koniec z wysyłką sprawozdania finansowego w formie papierowej

Od października 2018r. nie ma już możliwości sporządzania sprawozdania finansowego w formie papierowej i przekazywania go w tej formie do KRS czy do urzędu skarbowego.

Nawet, jeżeli podmiot sporządzi go w formie elektronicznej i dokona wydruku, to według wyjaśnień MF druk stanowi jedynie kopię sprawozdania finansowego, który jako oryginał jest utworzony, przetworzony i zapisany w formie pliku, czyli w formie elektronicznej.

Co z wysyłką sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego?

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe, nie mają już obowiązku składania sprawozdania finansowego odrębnie do urzędu skarbowego. KRS dokona przekazania dokumentów sprawozdania do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych obsługiwanego przez Szefa KAS.

Natomiast osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe dokonają wyłącznie elektronicznej wysyłki za pomocą udostępnionej aplikacji na stronie ministerialnej już bezpośrednio do Szefa KAS (także brak obowiązku wysyłki w formie papierowej do urzędu skarbowego).

Uwaga na sprawozdania finansowe z rokiem obrachunkowym kończącym się przed 01.10.2018r.

Od 1 października 2018 system RDF (funkcja – bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/) będzie przyjmował sprawozdania finansowe sporządzone w postaci elektronicznej z zachowaniem ściśle określonej struktury logicznej oraz w ściśle określonym formacie, podpisane podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Dotyczyć to będzie również sprawozdań, których:

• okres obrachunkowy zakończył się przed 01.10.2018r. i dotąd nie złożono sprawozdania finansowego,
• okres obrachunkowy rozpoczął się przed 01.10.2018r. i zakończy się po tej dacie,
• przyszłych okresów obrachunkowych.

Wysyłka i podpis elektronicznych sprawozdań finansowych przez osoby fizyczne

Osoby fizyczne prowadzące księgi rachunkowe wykorzystają bezpłatną aplikację udostępnioną na stronie https://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania, która pozwoli im na:

• wprowadzenie i zapisanie danych do sprawozdania finansowego,
• ponowne otwarcie zapisanego sprawozdania finansowego,
• podpisanie sprawozdania finansowego jak i innych dokumentów dołączonych do niego,
• przygotowanie i podpisanie wysyłki kompletu dokumentów do Szefa KAS,
• pobranie UPO, czyli potwierdzenia odbioru sprawozdania finansowego przez Szefa KAS.

Dokumenty, jakie standardowo tworzy aplikacja to:

• wprowadzenie do sprawozdania finansowego,
• dodatkowe informacje i objaśnienia,
• bilans i rachunek zysków i strat,
• zestawienie zmian w kapitale własnym, (jeżeli osoba fizyczna jest zobowiązana w ogóle go sporządzić),
• rachunek przepływów pieniężnych, (jeżeli osoba fizyczna jest zobowiązana w ogóle go sporządzić).

Aplikacja tworzy, generuje i zapisuje plik ze sprawozdaniem finansowym a następnie umożliwia elektroniczne jego wysłanie do Szefa KAS.

Pozostałe dokumenty (np. sprawozdanie z działalności jednostki, uchwała o podziale zysku, uchwała o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, opinia biegłego, i inne) można dodać, jako pliki w formatach np. PDF, DOC, JPG i innych, ale po ich dodaniu także trzeba je opatrzyć podpisem elektronicznym albo profilem zaufanym.

Należy też pamiętać, iż przedsiębiorca korzystający z powyższej aplikacji musi posiadać podpis elektroniczny albo profil zaufany.

Ponadto należy zaznaczyć, iż powyższa aplikacja nie sumuje liczb i nie weryfikuje poprawności danych wprowadzonych przez użytkownika.

Szef KAS po otrzymaniu sprawozdania finansowego będzie przekazywał je do właściwego urzędu skarbowego dla danej jednostki.

Wysyłka i podpis elektronicznych sprawozdań finansowych przez podmioty wpisane do KRS

Od października 2018r. wszystkie podmioty, dla których właściwym rejestrem jest KRS a jednocześnie związani są ustawą o rachunkowości zobowiązane są do sporządzania w formie elektronicznej sprawozdania finansowego oraz przekazania go także w odpowiedniej formie elektronicznej do Szefa KAS.

Dokumenty dotyczące elektronicznego sprawozdania finansowego może przekazać (elektronicznie) jedynie osoba, której nr PESEL widnieje w rejestrach KRS oraz jest ona osobą upoważnioną do reprezentowania spraw spółki:

• w przypadku osób fizycznych może to być członek zarządu, wspólnik spółki osobowej, jako jeden z jej reprezentantów, syndyk, ewentualnie inni,
• w sytuacji, gdy podmiot reprezentujący spółkę nie stanowi osoba fizyczna, wówczas elektronicznego przekazania dokumentów może dokonać osoba fizyczna z ujawnionym w KRS numerem PESEL, będąca osobą do reprezentowania spraw tego podmiotu (będącego wspólnikiem i jednocześnie niebędącego osobą fizyczną), – czyli członek zarządu, wspólnik spółki osobowej, syndyk, ewentualnie inni.

Wysyłka sprawozdania finansowego zależna jest od tego czy wysyłkę i uzupełnienie zgłoszenia dokonuje tylko reprezentant spółki czy też nie. Jeżeli zgłoszenie sprawozdania uzupełnia, kto inny a następnie przekazuje je do podpisu przez członka zarządu, wówczas obie te osoby muszą w pierwszej kolejności utworzyć podpis elektroniczny albo profil zaufany ePUAP jak i założyć konto na portalu https://ekrs.ms.gov.pl/s24/.

Gdy zgłoszenia i wysyłki dokonuje tylko członek zarządu uprawniony do jej reprezentacji, to loguje się on na stronie https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/ (login i hasło z rejestracji konta na ww. stronie S24) i wypełnia zgłoszenie sprawozdania finansowego (dodając plik sprawozdania według struktury dla spółek zarejestrowanych w KRS), dodając jednocześnie pozostałe dokumenty (pisma i informacje niewymagające postaci elektronicznej mogą przybrać format PDF, muszą być jednak opatrzone podpisem elektronicznym). Dokumentami podlegającymi podpisowi elektronicznemu, załączonymi do zgłoszenia do systemu RDF są:

• roczne sprawozdanie finansowe
• sprawozdanie z działalności,
• sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
• opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,
• skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
• sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
• skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej.

Natomiast skany dokumentów, jakie mogą być dołączone do zgłoszenia sprawozdania finansowego to uchwały:

• podziale zysku bądź pokryciu straty,
• zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego czy skonsolidowanego.

Na końcu kompletne zgłoszenie sprawozdania wraz załącznikami należy poddać weryfikacji, zapisać i opatrzyć podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym reprezentanta spółki, po czym następuje już tylko wysyłka do KRS.

Jeżeli natomiast uzupełnienie wysyłki (wypełnienie informacji na portalu S24, dodawanie załączników, zapisanie i weryfikacja kompletu dokumentów) przeprowadza inna osoba niż reprezentant spółki, to po końcowym przekazaniu kompletu dokumentów wyłącznie reprezentantowi spółki do elektronicznego podpisania, każda z tych osób może dokonać wysyłki do KRS.

Dla podmiotów wpisanych do KRS niestety nie udostępniono bezpłatnej aplikacji (tak jak dla osób fizycznych) do wypełniania, zapisywania, podpisywania i elektronicznego przekazywania sprawozdania finansowego. Pozostaje im skorzystać z zaktualizowanego programu księgowego, którego producent zapewni możliwość wygenerowania sprawozdania finansowego zgodnie ze strukturami udostępnionymi na stronie ministerialnej oraz jego wyeksportowania do formatu, który następnie będzie mógł być dołączony przy wysyłce sprawozdania (https://ekrs.ms.gov.pl/).