Dowód księgowy a dekretacja dokumentów księgowych

Jeśli prowadzisz firmę i przekazujesz faktury do księgowej, może czasem słyszałeś takie słowa: „Ten dokument jest już zadekretowany”.

Brzmi poważnie. Trochę tajemniczo. A w praktyce? Dekretacja to jeden z najważniejszych etapów księgowania dokumentów. Sprawdź, co tak naprawdę kryje się pod tym pojęciem.

Na czym polega dekretacja dokumentów księgowych

Dekretacja dokumentów księgowych to proces, który pozwala „przetłumaczyć” dowód księgowy, np. fakturę, rachunek, na język ksiąg rachunkowych.

Jej celem jest prawidłowe i jednoznaczne ujęcie dokumentu w ewidencji księgowej zgodnie z przepisami prawa, zasadami rachunkowości oraz polityką rachunkowości danej jednostki.

W praktyce dekretacja polega na weryfikacji dokumentu zarówno pod względem formalnym, jak i merytorycznym.

Sprawdza się m.in., czy dokument zawiera wszystkie wymagane elementy, takie jak data, numer, dane stron, kwoty, to czy taki dokument dotyczy działalności jednostki oraz czy wydatek został poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Kolejnym etapem jest przypisanie dokumentu do właściwego okresu księgowego, co ma istotne znaczenie dla prawidłowego ustalenia wyniku finansowego.

Następnie określa się sposób zaksięgowania dokumentu, czyli wskazuje odpowiednie konta księgowe (stronę Wn i Ma), a także ewentualne rozbicie kwot – np. na część kosztową, VAT czy rozliczenia międzyokresowe.

Dekretacja obejmuje również zatwierdzenie dokumentu przez osobę odpowiedzialną, co najczęściej przybiera formę podpisu (w wersji papierowej) lub akceptacji elektronicznej w systemie księgowym.

Jest to potwierdzenie, że dokument został sprawdzony i może zostać ujęty w księgach rachunkowych.

Warto podkreślić, że prawidłowo przeprowadzona dekretacja ma istotne znaczenie nie tylko dla bieżącej księgowości, ale również dla kontroli podatkowych, audytów oraz sporządzania sprawozdań finansowych.

Czy dekretowanie dokumentów księgowych jest obowiązkowe

Dekretowanie dokumentów księgowych nie jest wymysłem lub też wyłącznie „wewnętrzną praktyką” biura rachunkowego.

W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych obowiązek rzetelnej kontroli dowodów księgowych wynika wprost z przepisów o rachunkowości i dotyczy każdego podmiotu, który prowadzi pełną księgowość.

Każdy dokument księgowy powinien zostać sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym oraz rachunkowym.

Oznacza to, że należy potwierdzić, czy dokument faktycznie odzwierciedla zdarzenie gospodarcze, czy jest zgodny z zawartymi umowami lub podjętymi decyzjami oraz czy został wystawiony poprawnie i bez błędów rachunkowych.

Jeżeli księgi rachunkowe prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe, zakres odpowiedzialności zazwyczaj dzieli się pomiędzy strony.

Kontrola merytoryczna najczęściej spoczywa na kierowniku jednostki lub osobie przez niego upoważnionej, która posiada wiedzę pozwalającą ocenić zasadność danego wydatku lub przychodu.

Z kolei kontrola formalna i rachunkowa jest zwykle wykonywana przez pracownika biura rachunkowego w trakcie księgowania dokumentu.

Potwierdzeniem przeprowadzenia kontroli jest odpowiednie oznaczenie dokumentu.

W praktyce może to być podpis na dokumencie papierowym lub akceptacja elektroniczna w systemie finansowo‑księgowym.

Taki etap dekretacji stanowi dowód, że dokument został sprawdzony i może zostać bezpiecznie ujęty w księgach rachunkowych.

Warto pamiętać, że program 360 Księgowość umożliwia dekretację dokumentów księgowych zarówno przez przedsiębiorcę, który samodzielnie prowadzi sobie księgowość, jak i przez biuro rachunkowe, które obsługuje zewnętrznych klientów przy pomocy tego programu.

Z jakich przepisów wynika obowiązek dekretacji faktur

Podstawą prawną obowiązku dekretacji faktur jest art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Przepis ten wskazuje, że dowód księgowy powinien zawierać informację potwierdzającą jego sprawdzenie oraz zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych.

W praktyce oznacza to konieczność określenia, w jakim miesiącu dokument ma zostać ujęty, w jaki sposób powinien zostać zaksięgowany (czyli na jakich kontach) oraz kto ponosi odpowiedzialność za jego akceptację.

Elementem potwierdzającym przeprowadzenie tych czynności jest podpis osoby upoważnionej lub – w przypadku systemów elektronicznych – odpowiednia forma zatwierdzenia dokumentu.

Co istotne, obowiązek ten dotyczy wszystkich jednostek prowadzących księgi rachunkowe, niezależnie od tego, czy księgowość prowadzona jest wewnętrznie, czy została powierzona biuru rachunkowemu.

Dekretacja faktury stanowi więc formalne potwierdzenie, że dokument został sprawdzony i może zostać bezpiecznie ujęty w księgach rachunkowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Jak w praktyce wygląda dekretacja dowodów księgowych

W przypadku biura rachunkowego online dekretacja dowodów księgowych odbywa się w całości w środowisku cyfrowym, bez konieczności przekazywania dokumentów w formie papierowej.

Faktury i inne dowody księgowe trafiają do systemu księgowego elektronicznie – poprzez panel klienta, e‑mail, integracje z systemami sprzedażowymi lub bezpośrednio z KSeF.

Po stronie przedsiębiorcy proces zazwyczaj ogranicza się do przekazania dokumentu oraz potwierdzenia jego zasadności, np. poprzez oznaczenie celu wydatku lub krótką akceptację w systemie.

Biuro rachunkowe odpowiada natomiast za kontrolę formalną i rachunkową, przypisanie dokumentu do właściwego okresu oraz jego prawidłową dekretację zgodnie z obowiązującymi przepisami i polityką rachunkowości.

Akceptacja dokumentu oraz sposób jego zaksięgowania są rejestrowane w systemie księgowym w formie statusów, opisów lub historii zmian, co pozwala jednoznacznie ustalić, kto i kiedy dokonał dekretacji.

Dzięki temu zachowana jest pełna transparentność procesu, a jednocześnie możliwe jest szybkie i bezpieczne ujęcie dokumentów w księgach rachunkowych.

Takie rozwiązanie znacząco usprawnia obieg dokumentów, skraca czas księgowania oraz eliminuje konieczność fizycznego podpisywania dokumentów, przy jednoczesnym zachowaniu wszystkich wymogów wynikających z ustawy o rachunkowości.

Dekretowanie dokumentów księgowych – krok po kroku

Proces dekretowania dokumentów księgowych, takich jak faktury, polega na kilku następujących po sobie czynnościach, które mają zapewnić prawidłowe ujęcie dokumentu w księgach rachunkowych.

Na początku dokument podlega weryfikacji merytorycznej.

Taka weryfikacja ma odpowiedzieć na pytanie, czy dany dokument faktycznie powinien trafić do ksiąg rachunkowych. Następnie przeprowadzana jest kontrola formalna i rachunkowa, obejmująca m.in. kompletność danych oraz poprawność obliczeń.

Kolejnym etapem jest właściwa dekretacja dokumentu, która obejmuje:

• określenie miesiąca (okresu) ujęcia dokumentu w księgach rachunkowych,
• wskazanie sposobu księgowania, czyli przypisanie odpowiednich kont księgowych (strona Wn i Ma),
• ustalenie kwoty podlegającej zaksięgowaniu, w całości lub w podziale na poszczególne pozycje,
• potwierdzenie sprawdzenia dokumentu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,
• zatwierdzenie dokumentu przez osobę upoważnioną, w formie podpisu lub akceptacji elektronicznej w systemie księgowym.

Po wykonaniu powyższych czynności dokument może zostać bezpiecznie ujęty w księgach rachunkowych, a dekret stanowi potwierdzenie prawidłowości całego procesu.

W przypadku prowadzenia księgowości w systemach informatycznych poszczególne etapy dekretacji realizowane są poprzez odpowiednie pola, statusy i schematy księgowe.

Czy dekretacja księgowa może być w formie elektronicznej

Tak, dekretacja księgowa może być prowadzona w formie elektronicznej i obecnie jest to w praktyce najczęściej stosowane rozwiązanie.

Ustawa o rachunkowości pozwala na prowadzenie ksiąg rachunkowych przy użyciu systemów informatycznych, pod warunkiem że zapewniają one rzetelność, kompletność oraz możliwość odtworzenia przebiegu procesu księgowego.

W przypadku dekretacji elektronicznej tradycyjny podpis na dokumencie papierowym zastępowany jest akceptacją w systemie finansowo‑księgowym, odpowiednim statusem dokumentu lub inną formą jednoznacznego zatwierdzenia.

Istotne jest, aby możliwe było ustalenie, kto i kiedy dokonał dekretacji oraz jaki sposób księgowania został zastosowany.

Elektroniczna dekretacja dokumentów księgowych sprawdza się szczególnie w przypadku faktur otrzymywanych w formie elektronicznej, dokumentów wprowadzanych do obiegu cyfrowego oraz przy współpracy z biurem rachunkowym na odległość.

Rozwiązania systemowe pozwalają na przypisanie kont księgowych, okresu księgowego oraz dokonanie kontroli dokumentu bez konieczności drukowania i podpisywania papierowych wersji.

Należy jednak pamiętać, że niezależnie od formy dekretacji, odpowiedzialność za prawidłowość ujęcia dokumentów w księgach rachunkowych pozostaje taka sama. Forma elektroniczna zmienia sposób realizacji procesu, ale nie zwalnia z obowiązku jego prawidłowego przeprowadzenia.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego