Darmowy vs płatny program księgowy – co wybrać? Koszty, funkcje, ryzyko

Gdy dopiero rozpoczynasz działalność gospodarczą lub jesteś małą firmą szukasz oszczędności.

I nie ma w tym nic złego. Początku zwykle bywają trudne więc, rezygnacja z biura i zamiast tego specjalny kąt z biurkiem we własnym mieszkaniu to nic nietypowego.

To samo tyczy się innych potencjalnych inwestycji, które mogą poczekać.

Do takiego grona trafia zwykle także program księgowy. Gdy mamy niewielką ilość klientów, wystawienie kilku faktur nie wymaga wiele wysiłku i można sobie poradzić bez specjalnego oprogramowania.

Oprogramowania zwykle oferują także darmowe okresy próbne, co też ułatwia sprawę.

Musimy się jednak liczyć z tym, że wraz z rozwojem firmy operacji księgowych będzie coraz więcej, będą wymagać od nas większego nakładu pracy a i obowiązki podatkowe będą stanowić dodatkowe wyzwanie.

Wybierając darmowe narzędzie na początek, trzeba się zastanowić zatem czy będzie ono wystarczające w dłuższej perspektywie.

O ile mówimy tylko o wystawianiu faktur to zapewne zaspokoi to nasze potrzeby, ale pamiętajmy o płaceniu podatków, a więc właściwym ich wyliczeniu, wysyłce plików JPK  czy zbliżającym się KSEF.

Darmowe oprogramowania nie jest są zbyt zaawansowane w funkcjonalnościach, nie mają także wsparcia technicznego czy darmowym aktualizacji oprogramowania, a to już może stanowić problem.

Co z Twoimi danymi?

Inną kwestią jest jeszcze dokumentacja, którą będziesz prowadzić w darmowym programie. Czy będziesz mógł ją eksportować? Koniecznie to sprawdź wcześniej.

Może to stanowić poważny problem, gdy z czasem zdecydujesz się na bardziej zaawansowane narzędzie, a nie będziesz mógł przenieść swoich danych.

Pamiętaj także, że dokumenty księgowe musisz przechowywać 5 lat, a w niektórych przypadkach nawet dłużej.

Sprawdź także samego dostawcę, na rynku jest dużo rozwiązań, a co za tym idzie, wiele z nich nie wytrzymuje konkurencji, co jeśli darmowy program zamknie swoją działalność? Co się stanie z Twoimi danymi?

Zacznij dobrze pracować od pierwszego dnia

Takie oszczędności mogą być zgubne.

Dlatego porównaj programy darmowe i płatne. Zobacz jakie mają warunki w regulaminie, czy są bezpieczne, czy oferują jakiekolwiek wsparcie w przypadku problemów.

Nie zapominaj o funkcjach programu

Nawet jeśli darmowy program pozwala Ci na wystawianie nieograniczonej ilości faktur, co się jednak rzadko zdarza, czy będziesz mógł wykonać inne obowiązki podatnika?

Prowadzenie firmy to także kontrola nad finansami, bez ich analizy, choćby ogólnej, nie ocenisz czy Twój biznes się opłaca, czy się rozwijasz, czy możesz sobie pozwolić na inwestycje.

Dodatkowo program taki jak 360 Księgowość, który automatyzuje procesy księgowe pozwoli Ci na większy spokój, bo zminimalizuje ilość możliwych błędów do popełnienia.

W wielu przypadkach program Cię ostrzeże lub nie pozwoli na błędne akcje.

360 Księgowość daje Ci możliwość prowadzenia małej firmy bezpiecznie, przy stosunkowo niskiej cenie od 49 zł/netto miesięcznie. Tutaj wyliczysz PIT i ZUS przedsiębiorcy, wyślesz swoje faktury bezpośrednio z programu do klienta, przygotujesz i wyślesz pliki JPK.

A ponieważ jest to rozwiązanie online będzie mieć dostęp do swojej firmy z każdego miejsca na świecie, nawet będąc na wakacjach za granicą.

Kiedy co wybrać?

Darmowe oprogramowanie raczej wybierz wtedy, gdy chcesz się sprawdzić w tej części prowadzenia firmy.

Aby przetestować, czy będziesz mieć czas na prowadzenie swojej księgowości, czy na pewno możesz to robić samodzielnie.

Ale w dalszych krokach zdecyduj się na sprawdzony, pewny i bezpieczny program, w którym będzie cała Twoja firma.