Czym się kierować poszukując biura rachunkowego?

Osoby rejestrujące firmę muszą podjąć wiele ważnych decyzji, jedną z nich jest wybór odpowiedniego biura rachunkowego. Każdy przedsiębiorca ma inne preferencje i potrzeby, jednak możemy wyróżnić kilka uniwersalnych reguł, jakimi warto kierować się przy poszukiwaniach biura rachunkowego, któremu powierzymy finanse swojej firmy.

1. Cena oferowanych usług

Jednym z podstawowych kryteriów przy wyborze biura rachunkowego jest oczywiście wycena rozliczenia naszej firmy, uważajmy jednak by to kryterium nie było najważniejsze. Oczywiście optymalizacja kosztów i poszukiwanie oszczędności jest bardzo ważne dla każdego przedsiębiorcy, szczególnie tych prowadzących swoje firmy od niedawna, miejmy jednak na uwadze, że zadaniem biura rachunkowego jest prowadzenie rzetelnych rozliczeń, a w tematach finansowych warto wybierać partnerów, których darzymy zaufaniem. Podejmując tak ważną decyzję należy zastanowić się czy dane biuro rachunkowe zapewni nam gwarancję bezpieczeństwa. Księgowy potrafiący doradzić w kluczowych dla nas kwestiach finansowych bywa na wagę złota. Co więcej, losowo wybrane biuro rachunkowe lub wyłącznie ze względu na niską cenę może przyczynić się do wielu problemów, kar finansowych, a nawet utraty reputacji na rynku naszego przedsiębiorstwa. Osoby rozsądnie podchodzące do swojego biznesu, od biura rachunkowego powinny oczekiwać nie tylko konkurencyjnej ceny, ale przede wszystkim najwyższej jakości świadczonych usług, szybkiego i sprawnego przekazywania informacji, rzetelnych odpowiedzi na pytania i informowania o ewentualnych zmianach podatkowych.

Internetowe biura rachunkowe proponują bardzo atrakcyjne ceny, a jednocześnie często zapewniają wysoką jakość świadczonych usług. Wynika to z tego, że jako jednostki działające online, do ceny nie muszą doliczać kosztów utrzymania biura, obsługi administracyjnej, pracowników stacjonarnych i wielu innych wydatków.

2. Dobra opinia

Poszukując biura rachunkowego w pierwszej kolejności polecamy zrobić rozeznanie wśród rodziny i znajomych, być może ktoś z naszego najbliższego otoczenia będzie w stanie polecić nam zaufanych fachowców w zakresie księgowości. Wiele osób prowadzi własne firmy i korzysta z usług biur rachunkowych, dlatego już po kilku rozmowach powinniśmy mieć pewne typy biur, z którymi warto skontaktować się w sprawie podjęcia ewentualnej współpracy i poprosić o wycenę rozliczenia naszej firmy. Obsługa podatkowa w znaczny sposób może wpłynąć na generowane w przyszłości zyski. Wysłuchajmy również opinii osób samodzielnie rozliczających swoje działalności przy pomocy specjalistycznych aplikacji do księgowości. Jest to łatwiejsze niż mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka, a samodzielne prowadzenie rozliczeń daje nam gwarancję bezpieczeństwa – kto lepiej zajmie się naszymi finansami niż my sami?

Sprawdź ofertę 360 Księgowość – Program księgowy idealny dla Księgowych oraz Właścicieli Firm.

Bardzo ważne jest szczegółowe sprawdzenie biura rachunkowego w oparciu o ewentualne opinie znajomych czy rodziny, zweryfikowanie informacji dostępnych w internecie, na różnego rodzaju portalach branżowych i forach dla przedsiębiorców. Informacje znalezione w ten sposób nie zawsze są prawdziwe, trzeba pamiętać że w internecie każdy może napisać anonimową opinię, która nierzadko jest stronnicza, a nawet krzywdząca dla danej firmy.

3. Kompetencje pracowników

 Przed podjęciem decyzji o wyborze biura rachunkowego, poza samym biurem rachunkowym i opinią o firmie warto sprawdzić również czy pracownicy posiadają odpowiednie kwalifikacje, zapytać o ich doświadczenie, jak długo pracują w danym zawodzie, czy rozliczali już firmy o podobnym profilu gospodarczym. Dobrze jest również ustalić godziny, w których możliwy jest kontakt telefoniczny czy czas oczekiwania na odpowiedź mailową. Podejmując współpracę z danym biurem rachunkowym zazwyczaj naszą firmą zajmuje się jeden dedykowany księgowy, warto zatem dowiedzieć się również kto taką osobę będzie zastępował w razie urlopu, zwolnienia lekarskiego czy w innych trudnych do przewidzenia sytuacjach.

O odpowiednich kwalifikacjach pracowników świadczyć może już sama ilość zatrudnianych pracowników. Jeżeli w danym biurze rachunkowym pracuje dużo osób, możemy założyć że jest to firma budząca zaufanie wielu przedsiębiorców.

Internetowe biura rachunkowe często zatrudniają pracowników z całej Polski, dzięki czemu mają łatwiejszy dostęp do najlepszych specjalistów w swojej dziedzinie.

4. Ubezpieczenie biura

Przedsiębiorca ma również prawo uzyskać informacje od biura rachunkowego na temat ubezpieczenia. Biuro na żądanie klienta ma obowiązek przedstawić potwierdzenia zawarcia polisy ubezpieczeniowej. Takie ubezpieczenie może zapewnić pewnego rodzaju poczucie bezpieczeństwa, dzięki temu osoba powierzająca swoje finanse biuru rachunkowemu jest zabezpieczona przed ewentualnymi błędami księgowych.

Sprawdzając biuro rachunkowe zweryfikujmy także zakres odpowiedzialności zawarty na umowie o świadczenie usług oraz możliwość reprezentowania nas przed urzędami. Księgowy większość spraw może wyjaśnić samodzielnie w naszym imieniu i warto z tej możliwości skorzystać, dzięki czemu oszczędzamy nie tylko czas, ale również ograniczamy stres, który zazwyczaj towarzyszy wizytom w urzędach.

5. Dodatkowe usługi

Jedną z zalet internetowych biur rachunkowych jest pozyskanie wraz z obsługą księgową i dedykowaną aplikacją do rozliczeń również programu do fakturowania przystosowanego do aktualnych przepisów. Tego typu firmy najczęściej oferują swoje autorskie oprogramowania, nad którymi czuwa nie tylko szereg specjalistów w dziedzinie księgowości, ale również wykwalifikowani programiści czy osoby zajmujące się bezpieczeństwem naszych danych.

Niektóre biura rachunkowe oferują kompleksową obsługę firmy, co oznacza że można nie tylko skorzystać z usług księgowych, ale także wirtualnego biura, odbierania i adresowania poczty, usług administracyjnych czy innych. Jeżeli potrzebujemy zlecić więcej prac osobom trzecim i zamiast zatrudniania pracowników administracyjnych wolelibyśmy przekazać pewne obowiązki ekspertom w tej dziedzinie, a równocześnie zoptymalizować koszty utrzymania pracownika polecamy sprawdzić dostępne na rynku oferty biur rachunkowych.

6. Przesyłanie dokumentów – udogodnienia dla klientów

W zależności od przedsiębiorcy, a często również ilości dokumentów i ich formy, jedni preferują osobiste spotkania z dedykowaną księgową i przekazywanie jej dokumentów a inni elektroniczne przesyłanie faktur. Dzięki elektronicznemu przesyłaniu dokumentów możemy nie tylko oszczędzić czas, ale również szybko i sprawnie odnaleźć potrzebne nam dane w razie np. konieczności zwrotu zakupionego towaru. Część biur rachunkowych dysponuje nawet specjalistycznymi programami do przesyłania dokumentów, dzięki którym proces ten przebiega jeszcze sprawniej niż przy pomocy standardowej poczty elektronicznej. Przedsiębiorcy chcący oszczędzić czas na dostarczanie dokumentów w formie papierowej koniecznie powinni zapoznać się z ofertą elektronicznych biur rachunkowych, w których przesyłanie dokumentów i cały proces rozliczenia jest przystosowany do potrzeb osób ceniących sobie szybkość i łatwość przekazywanych informacji oraz wysoką jakość świadczonych usług.

W razie, gdy elektroniczna wysyłka dokumentów jest niemożliwa albo gdy chcemy mieć stały kontakt z dedykowanym księgowym, wybierając biuro rachunkowe zwróćmy również uwagę na jego lokalizację. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem jest biuro posiadające siedzibę w tym samym mieście lub tam, gdzie mamy dogodny dojazd. Wzmożone korki, długie trasy z pewnością w dłuższej perspektywie staną się dla nas uciążliwe i utrudnią nam kontakt z księgowym.

Pierwsza wizyta w biurze rachunkowym – na co zwrócić uwagę?

Udając się na rozmowę z przedstawicielem biura rachunkowego lub kontaktując się telefonicznie w celu ustalenia szczegółów ewentualnej współpracy, warto przygotować wcześniej pytania, na które będziemy chcieli uzyskać odpowiedź. Im więcej ustalimy na wstępnym spotkaniu/przy pierwszej rozmowie, tym łatwiej będzie naszemu księgowemu zrozumieć nasze potrzeby i wymagania.

Kolejna kwestia jaką możemy zweryfikować przy okazji pierwszej wizyty w biurze rachunkowym jest ogólny porządek w dokumentacji, ochrona danych obecnych klientów biura rachunkowego, zabezpieczenie przed wypływem poufnych informacji.

W razie wyboru internetowego biura rachunkowego koniecznie należy uzyskać informacje na temat bezpieczeństwa naszych danych, sposobów ochrony i przechowywania dokumentacji.

Pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i przy wyborze biura rachunkowego warto zaobserwować sposób obsługi nowego klienta, będzie to wiele mówić o tym w jaki sposób będziemy obsługiwani już jako klienci. Pamiętajmy, że w wielu przypadkach podejście zaprezentowane na wstępnym spotkaniu najczęściej z managerem lub kierownikiem zespołu jest bardziej pro-aktywne ze względu na chęć pozyskania nowego klienta. Pierwsze spotkanie nie zagwarantuje nam bowiem, że taki sam poziom kontaktu zostanie utrzymany, gdy przydzielony będzie nam już dedykowany księgowy. Pamiętajmy, że zawsze możemy zmienić nasze biuro rachunkowe, jeżeli nie jesteśmy zadowoleni z poziomu świadczonych usług, szybkości przekazywanych informacji, mamy wątpliwości względem prawidłowości rozliczeń i kwot podatków – poprośmy o zmianę dedykowanego księgowego, a jeżeli to nie pomoże wypowiedzmy umowę i znajdźmy biuro lepiej dostosowane do naszych potrzeb, dzięki któremu kwestia rozliczeń pozostanie po stronie profesjonalistów, a my swobodnie będziemy mogli zająć się swoim biznesem i zarządzać firmą.