Czy Twoja firma jest gotowa na obowiązkowy KSeF? – Lista kontrolna

Obowiązkowy KSeF to ostatnio popularny temat. A będzie się robiło o nim jeszcze głośniej, bo powoli zbliżamy się do ostatecznych terminów na wprowadzenie go w życie w przedsiębiorstwach.

Mimo że zostało jeszcze kilka miesięcy, to warto już teraz zapoznać się szczegółowo z tematem i sprawdzić czy Twoja firma jest gotowa na wdrożenie systemu e-Faktur.

Jest to jedno z najważniejszych narzędzi cyfrowych administracji podatkowej w Polsce, które wpłynie nie tylko na sposób wystawiania faktur, ale również na inne obszary organizacyjne i techniczne przedsiębiorstwa. Lepiej do tematu podejść na poważnie.

Jeżeli jeszcze nie wiesz jak przygotować swój biznes na nadchodzące zmiany, to przygotowaliśmy listę kontrolną, która pozwoli krok po kroku sprawdzić, co już udało Ci się zrobić, a na czym jeszcze musisz się skupić.

Obowiązkowy KSeF – do kiedy masz czas?

Obowiązkowy KSeF obejmie wszystkich przedsiębiorców, zarówno duże spółki, jak i mikrobiznesy prowadzone w formie  jednoosobowych działalności gospodarczych.

Najbardziej zainteresowani powinni jednak być przedsiębiorcy, którzy posiadają status czynnego podatnika VAT.

Nie wszystkich jednak obowiązuje ten sam termin wdrożenia systemu. Jak to zatem wygląda?

• od 2022 roku, każdy przedsiębiorca może przystąpić do KSeF dobrowolnie;
• od 1 lutego 2026 roku obowiązkowy KSeF obejmie przedsiębiorców, których wartość sprzedaży brutto przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł;
• od 1 kwietnia 2026 roku KSeF będzie obligatoryjny dla wszystkich firm, za wyjątkiem najmniejszych przedsiębiorców „wykluczonych cyfrowo”;
• od 1 stycznia 2027 roku obowiązek KSeF dotknie również te najmniejsze działalności, czyli firmy nieprzekraczające 10 tys. zł miesięcznego przychodu.

Jak założyć konto w KSeF?

Jeżeli już teraz chciałbyś założyć konto w KSeF, aby sprawdzić jak działa system, to nie będzie z tym większego problemu.

Aby zacząć korzystać z systemu nie jest bowiem wymagana rejestracja konta – każdy przedsiębiorca ma już założony profil w Krajowym Systemie e-Faktur.

Został on utworzony dla niego przez Ministerstwo Finansów. Chcąc jednak korzystać z KSeF, konieczne jest posiadanie:

• kwalifikowanego podpisu elektronicznego, lub
• kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, lub
• podpisu zaufanego, lub
• tokenu wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur.

Dzięki jednej z powyższych metod podpisu elektronicznego będziesz mógł uwierzytelnić swoją firmę.

Przed rozpoczęciem przygotowań do wdrożenia systemu KSeF warto jest sprawdzić, jak to wygląda w praktyce, w szczególności od strony technicznej.

Możliwości techniczne – podstawa wdrożenia

KSeF to system teleinformatyczny, a co za tym idzie do jego obsługi potrzebny jest sprzęt komputerowy oraz dostęp do internetu. Tego raczej nie trzeba rozwijać.

To, na czym powinieneś się skupić, to program księgowy, z którego aktualnie korzystasz.

Jeżeli do tej pory korzystałeś z prostego „generatora” faktur, być może będziesz zmuszony zmienić aplikację księgową na coś bardziej zaawansowanego.

Sprawdzając program księgowy musisz zwrócić uwagę, czy:

• został zintegrowany z KSeF;
• posiada funkcje pozwalające na wystawianie, wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur w formacie JPK_FA (XML);
• obsługuje strukturę faktur zgodną z FA(2);
• istnieje możliwość podpisywania dokumentów w sposób uznawany przez system, tj. profilem zaufanym, podpisem kwalifikowanym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub tokenem.

Wszystkie powyższe wymagania spełnia księgowość online 360Księgowość.

Obowiązkowy KSeF – uprawnienia do systemu

Masz już „konto” w systemie oraz program księgowy z nim zintegrowany. Co dalej? Cóż, potrzebna jest osoba odpowiedzialna za obowiązkowy KSeF, tj. pracownik, który przeprowadzi w firmie proces wdrożeniowy.

Dobrze, aby taka osoba posiadała przynajmniej podstawowe kwalifikacje z dziedziny IT, a także księgowej i podatkowej.

Będzie to szczególnie istotne w fazie testowej – bez tej wiedzy ciężko będzie stwierdzić czy wszystko działa.

Konieczne nowe procedury związane z obiegiem dokumentów

Obowiązkowy KSeF wiąże się nie tylko z koniecznością dostosowania technologii, ale także ze stworzeniem nowych procedur wewnętrznych.

Musisz przeanalizować sposób wystawiania, zatwierdzania i wysyłania faktur w Twojej firmie, a następnie zmodyfikować go w taki sposób, aby spełniał wymogi systemu.

Co to oznacza w praktyce?

Przede wszystkim musisz przypisać konkretne role swoim pracownikom odpowiedzialnym za poszczególne etapy obiegu faktur, dopasować sposób przekazywania dokumentów rachunkowych do działu księgowości, a także zmodyfikować schemat zatwierdzania dokumentów w systemie księgowym.

Jeżeli współpracujesz z biurem rachunkowym, powinieneś ustalić z nimi w jaki sposób przekazywać im faktury, czy np. będzie do nich bezpośredni dostęp przez KSeF, czy też przez system pośredniczący.

Przygotuj zespół na zmiany

Nowy system fakturowania nie dotknie jedynie działu księgowości, ale również pracowników z działu sprzedaży, administracji czy też obsługi klienta.

Każda osoba, która chociażby incydentalnie ma styczność z procesem wystawiania, przyjmowania, ewidencjonowania czy archiwizowania dokumentów księgowych powinna zostać przeszkolona w zakresie ogólnych zasad działania KSeF.

Z kolei pracownicy działający na systemach księgowych powinni nabyć bardziej szczegółową wiedzę dotyczącą systemu KSeF, tj. proces wystawiania faktury w formacie XML i jej zatwierdzania, odbieranie faktur od kontrahentów, a także sposób postępowania w sytuacjach nietypowych, np. związanych z fakturami zaliczkowymi, korektami czy anulowaniem faktur.

Komunikacja z kontrahentami

Wdrożenie KSeF to także konieczność dostosowania komunikacji z klientami i kontrahentami. Wraz z wejściem obowiązkowego KSeF dotychczasowa praktyka przesyłania faktur mailowo całkowicie straci swoje znacznie.

Teraz dokumenty będą bezpośrednio trafiały do systemu, skąd kontrahenci będą mogli je pobrać.

W związku z tym powinieneś poinformować swoich partnerów handlowych o planowanym przejściu na KSeF (możesz to zrobić już teraz, nie musisz czekać do ostatniego dnia) oraz ustalić z nimi wspólne zasady opisywania faktur.

Porozumienie w tym aspekcie pozwoli uniknąć opóźnień w płatnościach i problemów z rozliczeniami.

Obowiązkowy KSeF a archiwizacja faktur

Obowiązkowy KSeF wprowadzi nieco zamieszania w kwestii archiwizacji. Posiadanie programu do księgowości zintegrowanego z systemem ministerstwa finansów nie załatwia bowiem sprawy.

System przechowuje bowiem faktury przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Po tym czasie – jeżeli taka potrzeba będzie wynikała z przepisów prawa – będziesz musiał we własnym zakresie przechowywać tę dokumentację do momentu przedawnień zobowiązań podatkowych.

Wspomniany okres 10 lat powinien w większości przypadków wystarczyć, zatem nie będzie obowiązku tworzenia osobnych rozbudowanych archiwów elektronicznych, warto jednak, abyś posiadał taki serwer lub dysk, na którym przechowywane będą pliki z dokumentacją księgową.

Będzie to pomocne przy przeprowadzaniu wewnętrznych analiz lub audytów.

Czy Twoja firma jest gotowa na obowiązkowy KSeF? – Lista kontrolna

Podsumowując, poniżej znajduje się krótka lista kontrolna.

Jeżeli „odhaczyłeś” wszystkie podpunkty – jesteś gotowy na obowiązkowy KSeF.

1. Przygotuje się od strony technologicznej – sprawdź, czy Twój program do fakturowania obsługuje KSeF oraz przeprowadź integrację z systemem.
2. Nadaj uprawnienia do KSeF, tj. wybierz osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie w firmie procesu wdrożeniowego.
3. Stwórz nowe procedury wewnętrzne związane z obiegiem dokumentów.
4. Przeszkól osoby wystawiające faktury.
5. Poinformuj klientów i kontrahentów o przejściu na KSeF.
6. Uporządkuj sposób przechowywania faktur.
7. Przeprowadź testowe wystawienie i odbiór faktur w systemie KSeF.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego