Czy firma może wynająć samochód od pracownika?

Są takie działalności gospodarcze, w których wręcz koniecznym jest korzystanie z samochodu. Leasing auta dla przedsiębiorcy nie stanowi większego problemu, schody mogą się jednak pojawić, gdy każdy z jego pracowników potrzebuje pojazdu.

Związanie się z bankiem na wiele lat przy tak dużych miesięcznych ratach może bowiem okazać się zabójcze dla firmy, szczególnie tej mniejszej, dopiero zaczynającej funkcjonować na rynku.

Pojawia się zatem pytanie – czy prócz leasingu lub zakupu pracodawca może wynająć samochód od pracownika?

Tak, prawo nie zabrania takich praktyk. Muszą jednak zostać spełnione pewne warunki. Niesie to za sobą również inne niż „standardowe” skutki formalne i podatkowe.

Czy firma może wynająć samochód od pracownika?

Czytając wstęp, wiesz już, że nie ma przeszkód, aby wynająć samochód od pracownika. Nie znajdziemy przepisu, który zakazywałby takiej praktyki.

Strony mogą zatem zawrzeć umowę cywilną, na podstawie której właściciel pojazdu (pracownik) udostępni najemcy (przedsiębiorcy) samochód w zamian za wynagrodzenie.

Jak zatem wynająć samochód od pracownika? W pierwszej kolejności należy zadbać o umowę. Tę należy sporządzić w zgodzie z przepisami art. 659 i nast. KC. I nie chodzi wyłącznie o zabezpieczenie interesów stron.

Umowa musi być sporządzona w taki sposób, aby nie budziła wątpliwości urzędu skarbowego oraz organu rentowego.

Jak powinna wyglądać umowa najmu samochodu od pracownika?

Umowa najmu zawarta z pracownikiem musi spełniać wszystkie wymogi stawiane przez ustawę.

Chociaż KC tego nie wymaga, to jej forma powinna pozwalać na proste udowodnienie istnienia stosunku zobowiązaniowego powstałego na linii pracodawca – pracownik.

Aby zatem legalnie wynająć samochód od pracownika, umowa powinna zawierać między innymi:

• dane stron – pracodawcy i pracownika;
• dokładne oznaczenie pojazdu – marka i model, numer rejestracyjny, nr VIN, data produkcji, przebieg;
• określenie okresu najmu – może to być czas oznaczony (od do) lub czas nieoznaczony (bez z góry określonej daty końcowej);
• wysokość czynszu najmu oraz sposób płatności;
• zasady eksploatacji pojazdu – strony powinny zadbać o dokładne określenie, kto ponosi wydatki związane z eksploatacją, ubezpieczeniem, serwisowaniem, zakupem opon oraz paliwem;
• obowiązki dotyczące utrzymania pojazdu w należytym stanie;
• ewentualne postanowienia dotyczące napraw, przeglądów czy kolizji.

Przepisy KC nie wskazują na konkretną formę zawieranej umowy.

Może zatem to być nawet forma ustna. Jednakże ze względów dowodowych, np. na potrzeby postępowania kontrolnego fiskusa lub ZUS lepiej dokonać tego na piśmie bądź w formie dokumentowej (np. drogą elektroniczną, przez emaila).

Trzeba również pamiętać, aby zachować wysokość czynszu na poziomie rynkowym – nie powinna być ona rażąco zaniżona ani zawyżona, gdyż mogłoby to sugerować próbę obejścia przepisów podatkowych.

Czy czynsz za wynajem samochodu jest przychodem pracownika?

Tak, czynsz z wynajmu samochodu stanowi przychód pracownika.

Jednakże nie jest to zysk związany z samą pracą, tj. nie jest składnikiem wynagrodzenia wypłacanego na podstawie umowy o pracę. Jest to przychód, o którym mowa w art. art. 10 ust. 1 pkt 6 ustawy o PIT.

Powyższe oznacza, że jest to oddzielny przychód cywilnoprawny, niezwiązany ze stosunkiem pracy. Z tego względu, przychód ten:

• nie jest wliczany do podstawy naliczania składek ZUS;
• nie wpływa na podstawę wymiaru świadczeń pracowniczych, np. urlopu chorobowego;
• podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Wspomniany przychód rozlicza się ryczałtem, jeżeli pracownik nie prowadzi jednocześnie działalności gospodarczej.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych w tym wypadku wynosi 8,5%.

Co ważne przy rozliczaniu PIT, pracodawca nie pełni roli płatnika, pracownik samodzielnie rozlicza się z urzędem skarbowym, składając PIT-28 (ewentualnie PIT-36).

Czy najem samochodu to dla pracodawcy koszt uzyskania przychodu?

Jeżeli pracodawca zdecyduje się wynająć samochód od pracownika, wówczas płacony czynsz stanowi koszt uzyskania przychodu.

Trzeba jednak pamiętać, aby spełniać podstawowe warunki, tj.:

• samochód musi być faktycznie wykorzystywany w działalności gospodarczej;
• płacony czynsz musi być wysokości rynkowej;
• wydatki muszą być odpowiednio udokumentowane – umową, fakturą lub innym rachunkiem wydanym przez pracownika.

Koszty związane z używaniem auta w firmie mogą być ograniczone. Zasadą jest bowiem, że do kosztów podatkowych można zaliczyć 100%, jeśli samochód używany jest wyłącznie służbowo i prowadzona jest ewidencja przebiegu pojazdu.

Jeżeli mówimy o użytkowaniu mieszanym, wówczas odliczyć można jedynie 75% wydatków.

Czy pracodawca zwraca pracownikowi koszty wymiany opon, serwisów i paliwa?

Pracodawca ma obowiązek płacić czynsz, to wynika bezpośrednio z przepisów KC, a co z kosztami takimi jak wymiana opon, serwis, przeglądy czy paliwo? Cóż, tutaj już wszystko zależy od podpisanej umowy.

Jeżeli przewiduje, że to najemca (pracodawca) ponosi koszty eksploatacyjne, wówczas pracodawca może rozliczyć takie wydatki w kosztach firmy.

Warunkiem jest jednak, aby obowiązek ponoszenia tych kosztów wynikał bezpośrednio z umowy najmu.

W takim wypadku pracodawca uzyskuje prawo do wliczania wydatków związanych z eksploatacją do kosztów uzyskania przychodu.

Do kosztów mogą należeć m.in.:

• paliwo i płyny eksploatacyjne;
• wymiana opon, przeglądy, naprawy, ubezpieczenie;
• myjnie, parkowanie, autostrady.

Jeżeli natomiast umowa stanowi, że utrzymanie i naprawy pojazdu leżą po stronie pracownika (wynajmującego), przedsiębiorca nie może ponosić tych kosztów (a przynajmniej nie może ich wliczać w koszty), gdyż w takim wypadku stanowiłoby to dla pracownika dodatkowy przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń.

Czy od najmu pojazdu trzeba płacić VAT?

To czy najem pojazdu od pracownika będzie związany z koniecznością opłacania podatku od towarów i usług, zależy, czy pracownik będzie czynnym podatnikiem VAT.

A może tak być, jeżeli prowadzi on działalność gospodarczą i nie skorzystał z preferencji podatkowej, tj. nie został zwolniony z VAT.

Jeśli jednak pracownik nie prowadzi działalności gospodarczej, jego najem samochodu nie jest czynnością podlegającą VAT.

W takim przypadku przedsiębiorca nie otrzyma faktury z VAT, a jedynie rachunek lub umowę z wpisaną w niej kwotą brutto czynszu.

Dla pracodawcy powyższe ma o tyle istotne znaczenie, że w przypadku, gdy pracownik jest przedsiębiorcą i czynnym podatnikiem VAT, możliwe będzie odliczenie VAT naliczonego od faktury.

W przeciwnym razie czynsz stanowi koszt brutto i nie ma możliwości odliczenia podatku naliczonego od należnego.

Na jakie ryzyka zwracać uwagę?

Jak już zostało kilkukrotnie powtórzone, przepisy prawa pozwalają wynająć samochód od pracownika.

Najem musi być jednak dobrze przemyślany, a przy sporządzaniu umowy i rozliczeń warto rozważyć, czy nie zaangażować do tego księgowego lub doradcy podatkowego.

Na co zwracać szczególną uwagę przy zawieraniu umowy?

Przede wszystkim trzeba pamiętać, że przychód z najmu nie może być wliczony do wynagrodzenia za pracę, w innym wypadku będzie on podlegał składkom ZUS.

Kolejna kwestia to wysokość czynszu. Nie może być on zaniżony lub zawyżony.

W takim wypadku bowiem urząd podatkowy może zakwestionować koszty w firmie jako nierynkowe.

Należy również prawidłowo udokumentować umowę oraz płacone czynsze. Brak kontraktu na piśmie, protokołu czy ewidencji może prowadzić do uznania wydatków za niemożliwe do udowodnienia.

Ponadto jeśli firma ponosi wydatki, które zgodnie z umową powinien pokrywać pracownik (właściciel pojazdu), to mogą one zostać uznane za jego dodatkowy przychód, co z kolei będzie prowadziło do podwójnego opodatkowania – czynszu oraz kosztów ponoszonych przez pracodawcę.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego