Błędna klasyfikacja środków trwałych a korekta amortyzacji

Skutki błędów w klasyfikacji środków trwałych

Jeden źle przypisany środek trwały może wywołać lawinę problemów: od nieprawidłowych odpisów amortyzacyjnych, przez niezgodność z przepisami, aż po ryzyko poważnych sporów z urzędem skarbowym.

Sprawdź, jakie konsekwencje mogą mieć błędy w klasyfikacji środków trwałych.

Rodzaje błędów w ewidencji środków trwałych

Jednym z najczęstszych rodzajów błędów jest nieprawidłowa klasyfikacja środka trwałego, czyli przypisanie składnika majątku do niewłaściwej grupy według Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT).

Często popełnianym błędem jest też wpisanie do ewidencji środka trwałego, który nie spełnia podstawowych kryteriów uprawniających do uznania danego zakupu za środek trwały.

Może to być środek, który nie jest kompletny, zdatny do użytku lub będzie używany krócej niż rok.

Zdarza się także, że przedsiębiorca traktuje wydatki remontowe jako ulepszenie środka trwałego, podczas gdy powinny one być zaliczone do kosztów bieżących.

Podobny błąd dotyczy też działania w drugą stronę. Jeśli firma ponosi wydatki na modernizację lub rozbudowę przekraczające 10 tys. zł rocznie, to powinna uwzględnić to jako ulepszenie środka trwałego.

Nie można też zapominać, że błędy zdarzają się przy likwidacji i wycofaniu środka trwałego z ewidencji.

Przykładowo pozostawienie w ewidencji sprzętu, który został sprzedany lub zniszczony, powoduje zawyżenie majątku firmy i fałszuje obraz jej sytuacji finansowej.

W praktyce zdarzają się również pomyłki w dokumentacji środków trwałych, takie jak brak protokołów przyjęcia, nieprawidłowe numery inwentarzowe czy niezgodność danych z rzeczywistym stanem majątku.

Błędna klasyfikacja środków trwałych a podatek dochodowy

Błędna klasyfikacja może prowadzić do zastosowania niewłaściwej stawki amortyzacyjnej.

W takich przypadkach należy niezwłocznie dokonać korekty odpisów amortyzacyjnych – zarówno w księgach rachunkowych, jak i w rozliczeniach podatkowych.

Jeśli błąd dotyczy lat ubiegłych, konieczna jest korekta złożonych już zeznań podatkowych oraz zapłata zaległego podatku wraz z odsetkami za zwłokę.

Warto pamiętać, że skutki błędnej klasyfikacji mogą pojawić się dopiero po kilku latach, gdy urząd skarbowy przeprowadzi kontrolę.

Wtedy konieczna jest korekta rozliczeń za poprzednie okresy, co bywa kosztowne i czasochłonne.

Jeżeli błąd dotyczy bieżącego roku podatkowego, to należy odpowiednio skorygować zaliczki na podatek dochodowy.

Tutaj też może pojawić się konieczność dopłaty podatku i zapłaty odsetek ze względu na przekazywanie zaniżonych zaliczek na podatek w trakcie roku.

Prawidłowo obliczone zaliczki trzeba będzie wykazać w rocznym zeznaniu podatkowym, które składa się po zakończeniu roku podatkowego.

Brak ujęcia środka trwałego w ewidencji a korekta amortyzacji

Jeśli środek trwały został błędnie sklasyfikowany, bo na przykład nie został ujęty w ewidencji środków trwałych, a jego wartość została odniesiona bezpośrednio do kosztów, to koszty uzyskania przychodów zostały zawyżone w okresie, w którym wydatek został rozliczony jednorazowo zamiast poprzez odpisy amortyzacyjne.

W przypadku wykrycia takiego błędu należy dokonać korekty zapisów księgowych. Środek trwały należy wprowadzić do ewidencji, a równocześnie skorygować wcześniejsze koszty.

Można to zrobić przenosząc wartość z konta „Zużycie materiałów” na konto „Środki trwałe”.

Jednak co ważne, amortyzację takiego środka trwałego rozpoczyna się dopiero od miesiąca wprowadzenia go do ewidencji. Nie można dokonywać odpisów amortyzacyjnych wstecz za okres, w którym środek był już używany, ale nie był ewidencjonowany jako środek trwały.

Nieprawidłowa amortyzacja środka trwałego a skutki podatkowe

Choć na pierwszy rzut oka wydaje się, że amortyzacja to tylko księgowa formalność, to jej błędne naliczanie może mieć poważne konsekwencje finansowe i podatkowe.

Przede wszystkim, amortyzacja wpływa bezpośrednio na wysokość kosztów uzyskania przychodu, a co za tym idzie – na podstawę opodatkowania.

Jeśli firma stosuje zbyt wysoką stawkę amortyzacyjną lub amortyzuje składniki majątku, które nie powinny być amortyzowane (jak na przykład grunty), to zawyża koszty i zaniża dochód do opodatkowania.

W przypadku kontroli skarbowej może to skutkować koniecznością korekty rozliczeń podatkowych za kilka lat wstecz, a także naliczeniem odsetek i kar finansowych.

Z drugiej strony, zbyt niska amortyzacja np. przez zastosowanie zbyt długiego okresu amortyzacji powoduje, że firma nie wykorzystuje w pełni dostępnych możliwości optymalizacji podatkowej.

W skutek tego płaci wyższy podatek, niż mogłaby zgodnie z prawem.

Często zdarza się także, że firma zapomina o zakończeniu amortyzacji po likwidacji lub sprzedaży środka trwałego, co powoduje dalsze zawyżanie kosztów.

Warto pamiętać, że skutki nieprawidłowej amortyzacji mogą być odczuwalne przez wiele lat.

Nawet drobny błąd potrafi ciągnąć się przez cały okres użytkowania środka trwałego.

Nieprawidłowa amortyzacja zniekształca również obraz sytuacji majątkowej firmy – zarówno w dokumentach księgowych, jak i w sprawozdaniach finansowych.

W efekcie zarząd, właściciele czy potencjalni partnerzy biznesowi mogą podejmować decyzje na podstawie niepełnej lub błędnej informacji.

Kiedy konieczna jest korekta odpisów amortyzacyjnych

Korekta odpisów amortyzacyjnych jest potrzebna zawsze wtedy, gdy popełniono błąd w naliczaniu amortyzacji lub zaszły istotne zmiany dotyczące środka trwałego.

Najczęstszym powodem jest wykrycie błędu w początkowej wartości środka trwałego – na przykład, gdy pominięto część kosztów związanych z nabyciem, transportem lub montażem, albo przeciwnie, zawyżono wartość początkową.

W takiej sytuacji należy skorygować zarówno wartość środka trwałego, jak i dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, aby odzwierciedlały one rzeczywisty stan majątku firmy.

Korekta jest też wymagana, gdy firma odkryje, że amortyzowała środek trwały, który nie spełniał wszystkich warunków, bo np. nie był kompletny lub nie został przekazany do używania.

Wówczas należy wycofać nieprawidłowe odpisy.

Warto przy tym pamiętać, że jeśli korekta amortyzacji danego środka trwałego będzie dotyczyć zakończonego już roku podatkowego, za który zostało złożone roczne zeznanie podatkowe, to firma ma obowiązek złożenia korekty takiego zeznania.

Może się to wiązać z koniecznością zapłaty zaległego podatku razem z odsetkami za zwłokę.

Będzie tak wtedy, gdy wskutek niewłaściwie dokonywanych odpisów amortyzacyjnych firma zaniżyła należny podatek dochodowy.

Jak dokonać korekty amortyzacji środków trwałych

Korekta amortyzacji środków trwałych polega na:

• skorygowaniu wartości początkowej środka trwałego (jeśli była błędna),
• przeliczeniu odpisów amortyzacyjnych,
• skorygowaniu kosztów uzyskania przychodów w odpowiednich okresach,
• złożeniu korekty zeznania podatkowego za lata, których dotyczył błąd,
• zapłacie zaległego podatku dochodowego oraz ewentualnych odsetek.

Sposób ujawnienia w księgach rachunkowych błędu, który był popełniony w związku ze stawką amortyzacji w latach poprzednich zależy od jego istotności.

Poziom istotności błędów powinna określać polityka rachunkowości danej jednostki.

W przypadku gdyby taki błąd wpływał istotnie na wynik finansowy jednostki, to należy zastosować art. 54 ust. 3 ustawy o rachunkowości.

Przepis ten wskazuje, że jeśli w danym roku obrotowym lub jeszcze przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego jednostki za rok obrotowy, stwierdzono popełnienie w latach poprzednich takiego błędu, przez który nie można uznać za rzetelne sprawozdań za poprzednie lata obrotowe, to całą kwotę korekty spowodowanej tym błędem odnosi się na kapitał własny i wykazuje jako zysk lub stratę z lat ubiegłych.

Natomiast gdyby korekta kosztów związanych z zastosowaniem błędnych stawek amortyzacji środków trwałych nie zniekształcała w sposób istotny wyniku finansowego za poprzednie lata, to kwotę takiej korekty można ująć w korespondencji z kontem „Zużycie materiałów i energii” albo z kontem „Pozostałe przychody operacyjne”.

Wszystkich takich operacji można dokonać za pomocą programu 360 Księgowość, który ułatwia prowadzenie pełnej księgowości.

Artykuł przygotowany przez specjalistę Jakuba Chmieleckiego