Błąd na fakturze w KSeF – co robić ?

Przez lata funkcjonowania papierowych faktur, a później także plików PDF wysyłanych e-mailem, błędy w dokumentach sprzedażowych nie były czymś, co spędzało przedsiębiorcom sen z powiek.

Literówka w nazwie firmy, błędna data, źle wpisany numer NIP, pomylona stawka VAT – to wszystko można było poprawić jeszcze przed wprowadzeniem faktury do obrotu, bez konieczności korzystania z korekty.

Wystarczył telefon lub mail do kontrahenta, modyfikacja dokumentu i nowy wydruk lub wygenerowanie dokumentu.

Dopóki faktura nie została zaksięgowana, strony transakcji mogły ją „usunąć”.

Wraz z wejściem w życie Krajowego Systemu e-Faktur taki sposób radzenia sobie z omyłkami w fakturowaniu odejdzie w zapomnienie.

Teraz błąd na fakturze w KSeF będzie można poprawić, ale wyłącznie drogą „formalną”, a w systemie pozostanie ślad po korekcie.

Błąd na fakturze w KSeF – idą istotne zmiany

Do tej pory błędy wykryte w dokumencie sprzedażowym można było poprawić na kilka sposobów.

Przede wszystkim była to nota korygująca lub faktura korygująca.

Były to ścieżki formalne, „zgodne z prawem”. Pozostałe to te polegające na porozumieniu się stron, jeszcze przed zaksięgowaniem faktur.

Co do faktury i noty korygującej, to:

• faktura korygująca to dokument sporządzany przez sprzedawcę w celu skorygowania nieprawidłowości lub wprowadzenia zmian do wcześniej wystawionej faktury. Stosuje się ją m.in. wtedy, gdy błędnie określono cenę, wartość podatku, gdy doszło do zwrotu towaru lub gdy dane jednej ze stron transakcji zostały wpisane nieprawidłowo;
• nota korygująca była wystawiana przez nabywcę. Mógł on z niej skorzystać w przypadku błędów o charakterze formalnym, które nie wpływają na wartości finansowe dokumentu, takich jak pomyłki w nazwie firmy, adresie czy numerze NIP. Nota korygująca nie mogła dotyczyć cen ani kwot podatku. Musiała przy tym zostać zaakceptowana przez sprzedawcę.

Teraz noty korygującej już nie ma. Zostaje wyłącznie faktura korygująca. Jest to w zasadzie jedyne narzędzie, jakie będzie należało użyć przy wykryciu błędu na fakturze w KSeF.

Faktura w KSeF to „zapis zdarzenia”

Wraz z wejściem obowiązkowego Krajowego Systemu e-faktur zmianie uległa natura faktur VAT.

Teraz to już nie tylko dokumenty, ale również zdarzenie prawne.

Każda faktura wystawiona w KSeF:

• otrzymuje unikalny numer systemowy;
• zostaje zapisana w centralnej bazie Ministerstwa Finansów;
• staje się elementem oficjalnej ewidencji podatkowej.

Teraz nie da się już cofnąć dokumentu, zmodyfikować czy zastąpić inną wersją.

Każdy błąd, nawet drobny, zostaje utrwalony w systemie.

Jedyną formą reakcji jest wystawienie kolejnego dokumentu, który odnosi się do pierwotnego – czyli właśnie faktury korygującej.

Czy każdy błąd na fakturze w KSeF oznacza korektę?

No cóż, wychodzi, że każdy błąd na fakturze w KSeF oznacza konieczność dokonania korekty. Nawet w przypadkach, gdy omyłka jest nieznaczna.

Pomyłki dotyczące faktur możemy podzielić na te merytoryczne, wpływające na podstawę opodatkowania, stawkę VAT, kwoty oraz formalne, które nie mają znaczenia podatkowego.

Do tej pory błąd formalny mógł zostać „pominięty” jeżeli strony się tak umówiły. Wystarczyła notka w programie księgowym. Teraz taka możliwość odpada.

W KSeF nawet drobny błąd formalny zostaje zarejestrowany i przypisany do konkretnej transakcji.

To, co wcześniej było niewidoczne dla fiskusa, teraz może się stać potencjalnym powodem kontroli.

Stąd też aktualnie każdy błąd, niezależnie od jego charakteru trzeba będzie poprawiać fakturą korygującą.

Przypomnę jednak, że do końca 2026 roku wszelkie błędy związane z fakturowaniem nie będą karane. 

Koniec ”dogadywania się”

Jednym z najbardziej odczuwalnych skutków KSeF dla przedsiębiorców, szczególnie tych wystawiających i otrzymujących setki faktur miesięcznie, jest koniec praktyki „dogadywania się” z kontrahentami w przypadku nieistotnych omyłek.

Dotąd był to nieformalny standard w obrocie gospodarczym.

W przeszłości schemat wyglądał często w ten sposób:

– Zła data? Nic nie szkodzi, poprawi się w systemie.

– Źle wpisana nazwa kontrahenta? Księgowa sobie z tym poradzi.

Dziś takie podejście raczej już nie przejdzie, a na pewno przestaje być bezpieczne.

Błąd przy wystawianiu faktury zostaje zapisany w KSeF, jest widoczny dla wystawiającego, nabywcy i organów skarbowych.

Ponadto nie zniknie nawet po dokonaniu korekty.

Jest to zatem koniec ”dogadywania się” się kontrahentów. Teraz trzecim uczestnikiem transakcji staje się urząd skarbowy, który w zasadzie „na żywo” rejestruje to co dzieje się z fakturami VAT.

Błąd jako sygnał dla urzędu skarbowego

Mały błąd dokonany przez podatnika przy korzystaniu z KSeF nie stanie się automatycznie impulsem fiskusa do kontroli.

Byłoby to raczej niemożliwe fizycznie – organ nie dysponuje taką liczbą kontrolerów.

Trzeba jednak zdać sobie sprawę, że System e-Faktur umożliwia analizę schematów, powtarzalności i chronologii zdarzeń.

W praktyce oznacza to, że powtarzające się korekty faktur, mogą przestać być odczytywane jako zwykła omyłka, a zacząć być postrzegane jako element procesu.

Błąd administracyjny przestaje być tylko błędem, a staje się daną analityczną. Nawet jeśli nie prowadzi bezpośrednio do sankcji, może zwiększać ryzyko kontroli lub dodatkowych wyjaśnień.

Faktura korygująca w KSeF

Z technicznego punktu widzenia wystawienie korekty w KSeF nie jest skomplikowane. System przewiduje odpowiednie funkcje, struktury, pola i powiązania z fakturą pierwotną.

Problem leży, gdzie indziej, bowiem każda korekta to:

• kolejny dokument w obiegu;
• dodatkowa praca po stronie księgowości;
• konieczność synchronizacji z kontrahentem;
• ryzyko rozbieżności czasowych w rozliczeniach VAT.

W firmach o dużej skali działalności błędy administracyjne, które wcześniej były poprawiane drogami nieformalnymi i w zasadzie „rozpływały się” w bieżącej pracy, teraz generują realne koszty operacyjne.

Im więcej korekt, tym większe obciążenie procesów i zespołów. Dodatkowo wielu przedsiębiorców współpracuje z biurami rachunkowymi, które wyliczają wynagrodzenie od przyjętych oraz wystawianych faktur.

Konieczność każdorazowego wystawiania faktury korygującej może zatem przełożyć się również na wyższe koszty obsługi księgowej.

Jak „anulować” błędną fakturę w KSeF?

Nie ma możliwości anulowania czy usuwania faktur w KSeF. Jest jednak procedura, która takie działanie zastąpi.

Chodzi tu o tzw. fakturę korygującą do zera. Jest to dokument, którego celem jest całkowite wyeliminowanie skutków faktury pierwotnej.

Korektę do zera wystawia się między innymi wtedy, gdy:

• faktura pierwotna nie powinna w ogóle zostać wystawiona;
• nie doszło do wykonania usługi lub dostawy towaru;
• strony umowy anulowały transakcję w całości;
• faktura została wystawiona na inny podmiot, niż nabywca towaru lub usługi.

Po wystawieniu korekty zerowej pierwotna faktura przestaje wywoływać jakiekolwiek skutki podatkowe.

Nie oznacza to jednak, że błędne faktury przestają istnieć w obiegu prawnym. Cały czas są widoczne w systemie.

Czy są błędy, których nie trzeba korygować?

Istnieją przypadki, w których korekta nie jest wymagana.

Będzie tak przy oczywistych omyłkach niemających wpływu na dane identyfikacyjne ani rozliczenia podatkowe. Mimo to brak korekty również będzie poczytywane jako określona decyzja podatnika.

Organ podatkowy widzi bowiem fakturę z błędem i widzi też, że nie została skorygowana.

To przesuwa ciężar dowodu – teraz to podatnik musi wykazać, dlaczego uznał błąd za nieistotny.

W praktyce wiele firm będzie wolało wybrać korektę jako rozwiązanie bezpieczniejsze, niż narażać się na zwrócenie na siebie uwagi organu skarbowego.

Artykuł przygotowany przez naszego specjalistę Radosława Pilarskiego