KSeF pod lupą – automatyczna czy ręczna wysyłka faktur do KSeF – co wybrać?

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych zmian w polskiej księgowości od lat. Sam system i formalne wymogi budzą sporo niepewności w polskich przedsiębiorcach.

Program 360 Księgowość wychodzi naprzeciw tym wyzwaniom, oferując pełną, dwukierunkową integrację z ministerialną platformą.

Użytkownicy mogą wysyłać faktury automatycznie albo zachować tryb ręczny.

Choć automatyzacja brzmi jak marzenie każdego przedsiębiorcy, istnieją sytuacje, w których „ręczny hamulec” może uratować nas przed podatkowym chaosem.

Z artykułu dowiesz się:

– jaka jest różnica między ręczną a automatyczną wysyłką

– dla kogo dana opcja będzie lepsza

– jak to zrobić w 360 Księgowość

Dwa oblicza integracji: Jak to działa w 360 Księgowość?

System 360 Księgowość pozwala na elastyczne zarządzanie przepływem dokumentów do KSeF. Różnica sprowadza się do momentu, w którym faktura staje się „oficjalna”.

Wysyłka Automatyczna

W tym trybie system działa w tle. Po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury w programie, 360 Księgowość natychmiastowo (lub w krótkich odstępach czasowych) przesyła dane do serwerów Ministerstwa Finansów, można także wybrać wysyłkę po godz. 20.00 lub 22.00.

Zaleta: Oszczędność czasu i pewność, że żadna faktura nie „utknie” w systemie księgowym.

Dla kogo: Dla firm o dużej powtarzalności sprzedaży i prostych procesach fakturowania.

W 360 Księgowość możemy zobaczyć, które faktury zostały wysłane do KSeF

Wysyłka Ręczna

Użytkownik wystawia fakturę w programie 360 Księgowość, dokładnie tak, jak robił to do tej pory. Może tu zaznaczyć, aby danej FV nie wysyłać do KseF.

Dopiero po dodatkowym kliknięciu przycisku „Sprawdź i dodaj do kolejki”, dokument trafia do paczki faktur. Możemy zobaczyć zawartość paczki. W tym momencie możemy także ręcznie wybrać „Wyślij”, aby faktura została przesłana do KSeF.

Ale można także zaznaczyć większą ilość faktur i dopiero wtedy je wysłać.

Zaleta: Pełna kontrola nad momentem nadania numeru KSeF.

Dla kogo: Dla firm wystawiających faktury skomplikowane lub wymagające akceptacji klienta.

Dlaczego czasem warto wybrać wysyłkę ręczną?

Przede wszystkim faktura przesłana do systemu jest uznana za wystawioną i wprowadzoną do obrotu prawnego. Nie ma już „usuwania” błędnej faktury z systemu.

Oto powody, dla których warto rozważyć tryb ręczny w 360 Księgowość:

Brak możliwości edycji: Gdy faktura otrzyma numer KSeF, każda zmiana (nawet literówka w nazwie towaru) wymaga wystawienia faktury korygującej. Tryb ręczny pozwala na „ostatnie spojrzenie” przed nieodwracalnym wysłaniem danych.

Weryfikacja danych kontrahenta: W przypadku nowych klientów warto upewnić się, czy wszystkie dane są poprawne.

Akceptacja u klienta: Niektóre firmy mają wypracowany model, w którym przesyłają projekt faktury (proformę lub podgląd) do akceptacji kontrahenta. Wysyłka ręczna pozwala na taką konsultację przed oficjalną rejestracją dokumentu w KSeF.

Jak wybrać najlepiej?

360 Księgowość nie narzuca jednego modelu. Możesz dostosować metodę do swojego rytmu pracy.

Jeśli Twoje faktury są powtarzalne (np. abonamenty), automatyzacja uwolni Twoją głowę od pamiętania o terminach.

Pamiętaj: KSeF to nie tylko obowiązek, to także szybszy zwrot VAT i brak konieczności przechowywania papierowych dokumentów.

Niezależnie od wybranego trybu, 360 Księgowość dba o to, by pracowało Ci się wygodnie i bezpiecznie.