10 wydatków nie stanowiących kosztów podatkowych w działalności gospodarczej

Koszty uzyskania przychodów zmniejszają dochód przedsiębiorcy. Im więcej kosztów zostanie wyszczególnionych w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, tym niższe jest zobowiązanie podatkowe. Trzeba jednak mieć na uwadze, że nie wszystkie wydatki mogą zostać rozliczone w działalności, nawet jeżeli istnieje bezpośredni związek między poniesionym kosztem a prowadzoną firmą. Sprawdź jakie wydatki nie stanowią kosztów uzyskania przychodów!

Koszty uzyskania przychodów

Kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyłączeniem tych, które zostały wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli zatem dany wydatek znajduje się w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów podatkowych, nie możemy ująć go w KPiR.

Aby zakwalifikować dany wydatek jako kosz uzyskania przychodów konieczne jest prawidłowe jego udokumentowanie. Szczegółowe zasady dokumentowania wydatków uwzględnionych w KPiR przedstawione zostały art. 12 ust. 3 rozporządzenia z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe takie jak:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne, zwane dalej „fakturami”, wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami;

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
• przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
• oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Trzeba zatem pamiętać, że nawet jeżeli dany wydatek pozostaje w ścisłym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz nie został wyszczególniony w katalogu wydatków nie stanowiących kosztów uzyskania przychodów, to o ile nie został odpowiednio udokumentowany, nie może być rozliczony jako koszt podatkowy.

Jakich wydatków nie można rozliczyć w działalności gospodarczej?

1. Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych

Co do zasady środki trwałe i wartości niematerialne i prawne stanowią koszty podatkowe, ale rozliczane są stopniowo w postaci odpisów amortyzacyjnych. Co ważne, środek trwały może zostać przyjęty do użytkowania w działalności dopiero wówczas, gdy jest kompletny i zdatny do użytku, a amortyzacja rozpoczyna się w miesiącu następującym po miesiącu, w którym dany składnik majątku został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. Wyjątkiem od tej zasady jest amortyzacja jednorazowa, taki odpis ujmowany jest w kosztach podatkowych w bieżącym miesiącu.

2. Amortyzacja samochodu osobowego pod warunkiem limitu

Kupując samochód osobowy nie zawsze możemy rozliczyć jego pełną wartość. Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20.000 euro (30 000 euro w przypadku samochodu osobowego będącego pojazdem elektrycznym), przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia przekazania samochodu do używania.

W przypadku, gdy wartość pojazdu osobowego przekracza równowartość 20 000 euro (30 000 euro dla samochodów elektrycznych), ubezpieczenie AC również należy rozliczać pod warunkiem limitu.

3. Wydatki na samochód nie wprowadzony do ewidencji środków trwałych

Wielu przedsiębiorców używa w firmie prywatnego pojazdu. Wydatki poniesione na samochód niebędący środkiem trwałym w działalności gospodarczej stanowią koszt uzyskania przychodów wyłącznie do limitu kilometrówki.

Sprawdź na czym polega kilometrówka

4. Wydatki o charakterze prywatnym

Za koszty w działalności nie można uznać także wydatków na ochronę zdrowia (okulary korekcyjne, pakiet medyczny), polisę na życie czy poprawę kondycji fizycznej (karnet na basen lub siłownię) przedsiębiorcy. Takie wydatki jednoznacznie uznawane są przez organy podatkowe za wydatki o charakterze osobistym.

5. Kursy, szkolenia i studia przedsiębiorcy

Kosztem uzyskania przychodów będą wydatki poniesione na kursy, szkolenia i studia mające ścisły związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki służące podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia to wydatki o charakterze osobistym i nie mogą zostać ujęte w KPiR. Ocena zasadności poniesionego wydatku powinna zostać dokonana przez przedsiębiorcę, który w razie wątpliwości może wystąpić z wnioskiem o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

6. Wartość pracy przedsiębiorcy, jego małżonka i małoletnich dzieci

Kosztu uzyskania przychodów nie stanowi wartość własnej pracy podatnika, jego małżonka oraz małoletnich dzieci. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą nie może zatem ująć w KPiR wynagrodzenia wypłaconego na rzecz małżonka współpracującego w działalności.

7. Reprezentacja

Koszty reprezentacji nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Przepisy nie definiują zamkniętej listy wydatków uznanych za reprezentację. Przedsiębiorca powinien samodzielnie ocenić czy mamy do czynienia z reprezentacją czy zwykłym kosztem firmowym. Jeżeli np. przedsiębiorca urządza biuro to zakup wyposażenia czy elementów dekoracyjnych nie przekraczających granic zwyczajowo przyjętych w danej branży stanowi koszt podatkowy, jednak już zakup antyków czy drogich obrazów powinniśmy uznać za reprezentację.

8. Grzywny i kary pieniężne

Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów grzywien i kar pieniężnych orzeczonych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia oraz odsetek od tych grzywien i kar. Niezależnie od powodu nałożenia danej grzywny lub kary, nie możemy ująć jej w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów.

 9. Wydatki z tytułu kar umownych i odszkodowań

Kosztami podatkowymi nie mogą być również kary umowne i odszkodowania z tytułu wad dostarczonych towarów, wykonanych robót i usług oraz zwłoki w dostarczeniu towaru wolnego od wad lub zwłoki w usunięciu wad towarów albo wykonanych robót i usług.

Zgodnie z wydanymi interpretacjami podatkowymi w przypadku, gdy podatnik działał przy zachowaniu zasad należytej staranności, a naliczone kary wynikały z okoliczności, na które nie miał on wpływu i kary te są związane z uzyskiwanym przychodem w ramach prowadzonej działalności, to należy je uznać za koszty poniesione w celu zachowania oraz zabezpieczenia źródła przychodu. Jeżeli natomiast kara taka wynika z nieracjonalnego i pozbawionego należytej staranności działania podatnika, to nie może stanowić kosztu podatkowego.

Zaliczka utracona w związku z niewykonaniem umowy również nie stanowi kosztu podatkowego.

10. Płatność gotówką powyżej 15 000 zł

Kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wydatki o wartości powyżej 15 tysięcy złotych, za które przedsiębiorca zapłacił gotówką. Warto zwrócić szczególną uwagę na sposób płatności za koszty przekraczające limit 15 000 zł, gdyż jak widzimy niezastosowanie się do przepisów grozi brakiem prawa do zmniejszenia podatku dochodowego pomimo zasadności poniesionego wydatku i odpowiedniego udokumentowania.